Файл: Система DIRECTUM.pdf

Введение

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации^[1] в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается ^[2] в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

1. Состав системы DIRECTUM

• Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
• Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).
• Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).^[3]
• Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.^[4]
• Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.
• Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.).^[5].

---

2. Компоненты

Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам

• Предметно-ориентированый инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.
• Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.
• Сервер веб-доступа. Работа с электроными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.
• Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.
• Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.
• DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.
• Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электроному документу по его бумажной копии.
• Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т. д.).
• Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.
• Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.

3. Преимущества

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Cистема сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

• Ориентация на повышение эффективности работы в целом.
• Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
• Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.
• Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.
• Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
• Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.
• Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных как в РФ так и на Украине средств криптозащиты.
• Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, Галактика, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.
• Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
• Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.
• Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)
• Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
• Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
• Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
• Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

---

4. Недостатки

• Зависимость от платформ Microsoft.
• Стоимость автоматизации складывается не только из стоимости программного обеспечения, но и из услуг по внедрению. Стоимость услуг по внедрению определяется в зависимости от потребности Заказчика и может быть как равна нулю (приобретение коробочного решения), так и достигать значительных сумм при автоматизации нетиповых задач.
• Если при внедрении требуется изменение разработки на системном уровне, то потребуются дополнительные временные и трудозатраты при обновлении до новой версии.

5. Заключение

В заключении хочется отметить, что существуют системы для работы только со структурированной  информацией, а также более развитые системы, которые направлены на работу с неструктурированной информацией.

Не возникает сомнений, что в современных условиях информационного  общества, перед каждой организацией остро становиться вопрос об обеспечении  единого информационного пространства для работы с документами.

Для демонстрации возможностей современных систем электронного документооборота, в качестве примера нами была выбрана  популярная СЭД DIRECTUM. На ее примере, мы рассмотрели ключевые показатели качества электронного документооборота, особенностями, которыми должны обладать современные системы электронного документооборота

С  позиции пользователя, хорошая система электронного документооборота должна быть:

• Многофункциональной;
• Удобной;
• Легкой в освоении:
• Стабильной;
• Надежной;
• Быстрой.

Очевидно, что эффективность  работы организации в целом в  значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом.

Таким образом, мы можем сделать  вывод, что для того, чтобы развиваться, каждая организация в тот или  иной момент будет переводить свой документооборот в электронный  вид. Вместе с тем, получая все  большие возможности для развития и улучшения деятельности.

В эпоху электронного бизнеса  преуспеют только те предприятия, которые  смогут наиболее эффективно управлять  своей корпоративной информацией. 

Источники

1. Новость на CNews «ECM-система Directum обновлена до версии 4.6.1»
2. Описание DIRECTUM на сайте PCWEEK«DIRECTUM 4.4 упрощает электронно-бумажный документооборот»
3. «Описание Управления договорами DIRECTUM на независимом сайте DOCFLOW»
4. «Описание Управления совещаниями DIRECTUM на независимом сайте DOCFLOW»
5. «Описание Управления взаимодействием клиентами DIRECTUM на независимом сайте DOCFLOW»
6. «Описание системы на независимом портале о СЭД»

---