Файл: Технология Workflow (УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ НА ОСНОВЕ ТЕХНОЛОГИИ WORKFLOW).pdf

• указание способа их представления в форме;

• описание условий и обстоятельств, определяющих содержание формы. В большинстве современных систем класса Workflow присутствуют высокоуровневые инструментальные средства создания и редактирования экранных форм. Например, в Staffware таким средством является графический построитель форм для среды Windows.

 
1.4 Управление выполнением процесса

Любой конкретный случай выполнения процесса называется экземпляром или вариантом. Выполнение любого экземпляра состоит в рассылке пользователям заданий в виде экранных форм и управлении процессом их заполнения в соответствии с предусмотренным алгоритмом. При этом система класса Workflow обеспечивает:

• одновременное выполнение множества экземпляров каждого процесса;

• передачу заданий между операциями процесса посредством системы электронной почты;

• обмен произвольными сообщениями между пользователями;

• отступ к функциям системы и внешним программам, предусмотренным для пользователя разработчиком процесса; • взаимодействие путем обмена данными с внешними программами на сервере и клиенте . Работа пользователя с любой формой состоит из следующих действий:

• просмотр содержимого;

• заполнение и/или редактирование полей; • печать формы;

• выпуск формы для последующей обработки. Часто при заполнении экранных форм поддерживается технология электронной подписи. В процессе эксплуатации система Workflow накапливает задания, ожидающие обработки, и формирует очереди заданий различных типов, как для каждого пользователя, так и для группы. Автоматически производится периодическое обновление очередей и уведомление пользователя о наличии в очереди новых, еще не просмотренных заданий, заданий с высоким приоритетом или заданий с установленным предельным сроком выполнения. Например, в системе Staffware для работы с очередью заданий имеется специальное окно. Набор операций для работы с очередью заданий содержит следующие операции:

• выбор задания;

• переход к заполнению экранной формы выбранного задания;

• выпуск выбранного задания - информирование системы об  его выполнении;

• пересылка выбранного задания другому пользователю в случае невозможности его выполнения;

• установка критериев сортировки заданий в очереди;

• ограничение списка отображаемых заданий посредством  критерия-фильтра;

• управление периодом обновления очереди. После выпуска или пересылки задания оно автоматически удаляется из очереди. В управлении и выполнении процесса Workflow участвуют следующие классы пользователей: )        администратор системы - поддержка и сохранение целостности всех данных, не относящихся к процессам, например данных о пользователях; )        разработчик процесса - разработка, тестирование и поддержка конкретного процесса;       владелец процесса - редактирование конкретного процесса;     менеджер - контроль исполнения экземпляров процесса посредством регистрационных отчетов и сервисных программ; )        пользователь - доступ к системе через очередь заданий, функция запуска экземпляра конкретного процесса и справочная подсистема . Каждый пользователь имеет уникальный код, пароль и относится к некоторой группе пользователей. Средства управления доступом системы Workflow ограничивают доступ к операциям, функции запуска экземпляров процесса и возможностям администрирования для определенных пользователей или групп пользователей. Кроме того, большинство систем предоставляют возможность управления доступом на уровне ролей, в соответствии с которой права доступа могут назначаться не физическим лицам или подразделениям, а должностям (ролям). Для контроля и управления текущим состоянием выполнения экземпляров процесса в системах Workflow предусмотрены следующие функции:

• регистрационные журналы;

• отчеты о состоянии;

• пересмотр данных;

• административные отчеты. Регистрационный журнал представляет собой внутренний отчет системы, в котором для каждого экземпляра процесса фиксируются дата и время каждой транзакции, выполненное действие и исполнитель. С помощью регистрационного журнала в любой момент времени можно получить информацию о том, что происходило и происходит при выполнении конкретного экземпляра процесса. Отчет о состоянии - это внутренний отчет системы, в котором отражается текущее состояние каждой операции каждого процесса. Различается четыре типа состояний: выпущена, не выпущена, отозвана или не отправлена. Кроме того, для любой операции можно получить данные о текущих значениях полей. Функция пересмотра данных отличается от отчета о состоянии лишь тем, что позволяет модифицировать значения полей и таким образом управлять выполнением экземпляра процесса. Административные отчеты используются для сбора и обобщения информации, относящейся к нескольким (всем, текущим или завершенным) экземплярам данного процесса. Типичными примерами административных отчетов являются отчеты об объеме продаж в регионе, о суммарном объеме всех принятых заказов или о количестве просроченных договоров. Структура и алгоритм административных отчетов определяются разработчиком процесса. 

РАЗДЕЛ 2. СИСТЕМЫ WORKFLOW 

Данный класс представлен системами управления потоками работ, так называемыми системами WorkFlow. В этих системах четко прописаны бизнес-процессы организации, ее функциональные бизнес-правила, способы и сроки передачи документов и предоставления отчетности. Такие системы, в основном, ориентированы на предприятия и организации, в которых уже устоялись бизнес-правила, четко прописаны функциональные обязанности сотрудников, а документооборот, обладая простой структурой, носит массовый характер. Системы WorkFlow идеально подходят для внедрения в организациях с процессно-ориентированным управлением, деятельность которых основана на выполнении повторяющихся процессов коллективной обработки данных с соблюдением определённой технологии. К такому типу организаций относятся дистрибьюторские компании, снабженческо-сбытовые организации, банки, финансовые и юридические организации. Российский рынок систем класса WorkFlow представлен следующими системами: Optima WorkFlow ("Optima", Россия); StaffWare (Staffware plc, Великобритания); WorkRoute II ("Весть 0 Мета Технология", Россия) 

2.1 Программная реализация систем класса Workflow Staffware

Компания Staffware plc. (Великобритания) уже более 10 лет специализируется в области разработки автоматизированных систем для комплексного решения задач, связанных с управлением административными процедурами, деловыми операциями и документооборотом.

Система Staffware имеет архитектуру клиент-сервер, которая позволяет сочетать достоинства персонального доступа к данным (дружественный интерфейс, диалоговая поддержка, невысокая стоимость) и преимущества крупных компьютерных систем на базе серверов (поддержка целостности баз данных, защита информации, многозадачность). Система Staffware имеет архитектуру клиент-сервер, которая позволяет сочетать достоинства персонального доступа к данным (дружественный интерфейс, диалоговая поддержка, невысокая стоимость) и преимущества крупных компьютерных систем на базе серверов (поддержка целостности баз данных, защита информации, многозадачность).
Сервер Staffware работает в среде UNIX (поддерживается более 35 модификаций) или Windows NT. Для рабочего места клиента может использоваться алфавитно-цифровой терминал UNIX, PC в среде Windows или Macintosh. В качестве основы для управления данными система Staffware предоставляет несколько вариантов: собственную систему управления, базирующуюся на файловой системе сервера, СУБД ORACLE и  СУБД INFORMIX. Система Staffware является открытой. Специальные средства обеспечивают запуск внешних программ на сервере и клиенте, двусторонний обмен данными между Staffware и процессами на сервере, а также динамический обмен данных (Dуnamic Data Exchange - DDE) с приложениями, работающими под Windows. По технологии Staffware каждый бизнес-процесс представляется в виде процедуры, состоящей из отдельных шагов и содержащей описание каждого шага, а также описание порядка следования шагов. Каждый шаг может содержать информационное сообщение и задание, выполнение которого состоит в вводе и/или обработке данных. При описании шага необходимо определить 4 параметра: ·адресата, т.е. пользователя, должность или группу пользователей, получающих задание, при этом можно указать права на пересылку задания другому адресату и прав доступа к данным; ·экранную форму, содержащую представление данных и определения функций, используемых пользователем;   предельный срок выполнения задания (необязательный параметр), определяющий до какого времени этот шаг должен быть выполнен; · действия системы при инициализации и завершении шага и перечень последующих шагов процедуры и условий их выполнения . Последовательность выполнения шагов и условия перехода от одного шага к другому составляют алгоритм процедуры. Помимо шагов, рассмотренных выше, в описании алгоритма используются  логические условия. В Staffware информация передается от пользователя к пользователю в виде множества полей данных. На каждом шаге используется подмножество этих данных, состав которого, а также способ представления данных задаются соответствующей экранной формой. При заполнении экранных форм поддерживается технология электронной подписи. В системе Staffware имеются следующие классы пользователей: администратор системы - отвечает за поддержку и сохранение целостности всех данных, не относящихся к процедурам, например данных о пользователях; разработчик процедуры - отвечает за разработку, тестирование и поддержку конкретной процедуры; владелец процедуры - имеет право редактировать конкретную процедуру; менеджер - контролирует исполнение вариантов процедуры посредством регистрационных отчетов и сервисных программ; пользователь - имеет доступ к Staffware через очередь заданий, возможность запуска варианта конкретной процедуры и  справочную подсистему. Каждый пользователь имеет уникальное имя, пароль, а также параметры, указывающие подразделения, к которым он относится. Средства управления доступом системы Staffware позволяют ограничить доступ к функции запуска процедур и возможностям администрирования для определенных пользователей или групп пользователей. Optima-Workflow. Система OPTiMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов. Ее использование позволяет автоматизировать основные процедуры современного делопроизводства и документооборота .
Самое главное в OPTiMA-WorkFlow - ориентированность на процессы, а не на документы. Владелец системы может настраивать ее работу таким образом, как это нужно ему, не ограничивая себя рамками её начальной конфигурации. Система не предлагает пользователям стандартную схему организации работы, а представляет собой мощный инструментарий для описания технологии обработки данных . WorkFlow обеспечивает возможность описания сценариев обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Контроль за ходом выполнения процессов обработки документов обеспечивается соответствующими встроенными механизмами путем сопоставления заданных и фактических характеристик процесса.
Для анализа результатов работ и роли исполнителей в его реализации в OPTiMA-WorkFlow используются средства проектирования макетов различных форм отчетности, которые присоединяются к системе и могут быть использованы уполномоченными пользователями для формирования выходных форм и отчетов. Новинка OPTiMA-WorkFlow - Интернет-сервер! Этот новый компонент позволяет использовать стандартный web-браузер в качестве ПО для автоматизированных рабочих мест пользователей системы. Но самое важное достоинство этого модуля - это возможность работы с системой OPTiMA-WorkFlow с любой рабочей станции в Internet или Intranet-сети, что помогает решить задачу организации взаимодействия между удаленными и мобильными сотрудниками и офисами предприятия. При этом не теряется возможность централизованного администрирования и управления хранением информации . Система OPTiMA-WorkFlow обеспечивает высокую безопасность хранимой и создаваемой информации: все документы, правила их обработки, маршруты и любая служебная информация надежно защищены от любого вмешательства, как извне, так и изнутри компании. Развитие OPTiMA-WorkFlow идет по пути интеграции с другими прикладными системами управления деятельностью организации. Основа для этого - принципы открытой архитектуры и совместимость с любыми средствами обработки данных. Являясь средством работы с любой информацией, OPTiMA-WorkFlow может служить своеобразным "клеем" между различными системами, существующими на предприятии. Ее основная задача - передавать информацию и инициативу от одного исполнителя к следующему, от одного приложения к другому, эффективно взаимодействуя с решениями от самых разных производителей. Аксиома управления компанией - нужная информация, в нужном объеме, в нужное время, в нужном месте. Мы даем возможность управлять информацией. Work Route. Одной из наиболее совершенных на сегодняшний день системы автоматизации деловых процессов является разработанная в компании ВЕСТЬ АО workflow-система WorkRoute II .
Основными понятиями WorkRoute, на которых зиждется функционирование этой системы, являются карта делового процесса и задание. Карта описывает произвольный логически законченный набор неделимых элементарных операций (деловых процедур), реализующих основную и вспомогательные цели организации, и представляет собой направленный граф, построенный из узлов нескольких типов в специальном редакторе карт. Процедуры могут выполняться одна за другой или одновременно, реализуя концепции последовательной, параллельной или смешанной маршрутизации. Активизация карты делового процесса заключается в запуске по ней работы (задания), в контексте которой каждая процедура носит название этапа. Здесь необходимо отметить одну интересную особенность. На каждом этапе для взаимодействия с пользователем имеется одна (или, если того требует бизнес-логика, несколько) экранных форм, т. е. функционирование WorkRoute изначально строится на использовании парадигмы экранных форм, и инструментарий для их создания и обработки является неотъемлемой частью этой workflow-системы. На стадии проектирования карты делового процесса администратор или аналитик, составляющий ее, должен создать для каждого этапа (процедуры, узла) экранную форму. Cистема WorkRoute II идеально подходит для работы с электронными формами, обеспечивая их создание и обработку (в том числе коллективную), связь с базами данных, маршрутизацию, и, кроме всего прочего, позволяет получать доступ к формам в Internet. При использовании WorkRoute II мы имеем возможность осуществить анализ последовательности операций, выполняемых с формой в ходе реализации определенной цели и затем синтезировать их электронную модель в виде карты делового процесса.II позволяет оперировать с переменными следующих типов: String, Long, Short, Double, Float, Date. Причем помимо манипулирования чисто структурированной информацией, которая заключается в значениях переменных процесса, существует возможность работать с неструктурированными документами, подготовленными, например, в MS Word или MS Excel и связанными каким-либо образом с формой. II, следует отметить, что встроенный редактор позволяет проектировать формы простыми и понятными визуальными средствами, просто размещая мышью необходимые управляющие элементы на экране, а затем редактируя их свойства. Кроме того, учитывая тот факт, что WorkRoute II - это система гибридной маршрутизации документов и заданий с контролем исполнения, которая фактически разрабатывалась для перемещения электронных документов по различным инстанциям согласно процедуре их формирования, заполнения, редактирования и утверждения, поэтому можно говорить о достаточно точном соответствии WorkRoute II задаче маршрутизации и коллективной обработки электронных форм. В ходе выполнения задания по сбору и систематизации данных внутренние переменные делового процесса и информация из баз данных могут выводиться в виде различных экранных форм, предназначенных для исполнителей конкретных этапов. Таким образом, проявляется концепция, в соответствии с которой некая виртуальная электронная форма, вмещающая в себе всю информацию по процессу, имеет несколько внешних представлений в зависимости от смысловой нагрузки этапа, прав доступа исполнителя или просто эргономических соображений [13]. II имеет специальный модуль WorkRoute II Internet Interface, который позволяет через обычный браузер работать с заданиями точно так же, как и на клиентском месте WorkRoute II. Это дает возможность оперировать формами через Internet, упрощая взаимодействие со своими сотрудниками, клиентами и деловыми партнерами, а также строить крупные распределенные системы обработки электронных форм на основе сетей intranet/extranet/Internet.