Файл: Организация документооборота. Общие положения.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи и означал процесс решения дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске.

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина— документоведение.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

В технологию работы с документами входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка.

Таким образом, целью реферата является рассмотрение основных этапов процесса работы службы делопроизводства.

---

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.);

каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;

порядок прохождения и процессы обработки и основных видов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря) за год, полугодие или квартал;

структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала службы ДОУ, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.

---

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в организации разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов – оперограммы. Схемы позволяют установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий и установить на этой основе оптимальный режим работы с документами в организации.

Маршрутные схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.). Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Пример маршрутной схемы (оперограммы) будет приведен ниже. Здесь дадим лишь принципиальные схемы документооборота для малых и крупных организаций.

Рисунок 1 - Принципиальная схема документооборота малого предприятия

УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель – количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или полготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

Учет объема документооборота периодически (лучше раз в месяц) осуществляет канцелярия организации по форме, приведенной ниже:

---

Таблица 1

Объем документооборота организации

Структурные подразделения	Входящие		Исходящие		Внутренние
	По группам документов	По корреспондентам	По группам документов	По адресам	По группам документов

Итого:

Начальник канцелярии И.О. Фамилия

00.00.0000

На небольших предприятиях аналогичную справку готовит секретарь-референт.

ПРОХОЖДЕНИЕ И ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Документопоток входящих документов составляют:

документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;

документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

жалобы и заявления граждан;

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

прием входящих документов;

первоначальная (экспедиционная) обработка;

предварительное рассмотрение и распределение;

регистрация;

рассмотрение документов руководством;

исполнение документов;

отправка документов.

Изобразим графически типичный путь прохождения документа (на примере письма), поступившего в организацию. Оговоримся, что количество операций на рисунке приведено условное, оно зависит от степени детализации процесса, которая, в свою очередь, определяется целью, задачами и назначением оперограммы.

Могут быть графически показаны другие варианты: путь прохождения входящего письма, направленного прямо в структурное подразделение, минуя руководителя; путь прохождения распорядительного документа; телеграмм и других документов.

Таблица 2

Путь прохождения документа

Процесс	Исполнители
	Экспедиция	Канцелярия	Руководство	Структурное подразделение	Секретарь	Начальник структур. подразделения	Исполнитель
1. Прием документов	1
2. Первоначальная обработка поступающих документов	2
3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов		3
4. Регистрация документов		4
5. Рассмотрение документов			5
6. Направление документов в структурное подразделение		6		7
7. Рассмотрение документов						8
8. Исполнение документов							9
9. Согласование и подписание ответных документов						10
10. Подготовка документов к отправке					11
11. отправка документов	12

---

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии (или секретарем). Остальные работники службы ДОУ корреспонденцию от представителей других организаций и граждан не принимают.

Независимо от адресата корреспонденция в организации передается работнику канцелярии. Ему же передаются корреспонденция и документы, полученные работниками учреждения за его пределами – в командировках, на совещаниях, конференциях. Заказные отправления также передаются работнику канцелярии. При необходимости он расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документа и отмечает дату его получения. Если на конверте имеется надпись «Срочно», «Вручить немедленно» и т.п., отмечается время получения документа.

Первоначальная обработка входящей документации необходима для подготовки документов к их дальнейшей обработке и использованию.

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции – проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов – все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов, и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом сообщается отправителю.

После вскрытия корреспонденции конверт сохраняется только в случаях:

если на документе отсутствует дата;

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т.п.);

если адрес отправителя есть только на конверте.

В остальных случаях конверты уничтожаются.

Вынув корреспонденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложения располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопроводительным письмом; скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов.

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа. С этого момента начинается учет входящих документов.

Регистрационный индекс документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации. Регистрационный штамп проставляют вручную или штемпелевальным аппаратом на месте, указанном в ГОСТе Р 6.30-97.

---