Файл: Способы распределения рабочей нагрузки. Значение инструментов тайм-менеджмента для повышения личной работоспособности.pdf

Последовательность и сосредоточенность на конкретных целях– залог будущего успеха.

Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя при этом общего направления.

Расстановка приоритетов

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности. Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Нам всегда его не хватает, но при этом мы умудряемся тратить его в пустую. Мы не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны. Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени. Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Суть в том, что любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим. Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Закон принудительной эффективности

Еще один секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начиная с решения первоочередных задач и делая все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени увеличивается эффективность. Логично, что бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова эффективность снижается. Известный композитор И.С. Бах, например, мог работать только над одним произведением в какой-то период времени. Он не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее. Стоит использовать закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного.

Все дела можно разделить на 4 группы. Такая классификация носит имя американского президента и называется методом Эйзенхауэра.

1. Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Поглотители времени и слово «нет»

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Умение отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных приоритетов немало важно. Надо быть тактичным и отказывать так, чтобы человек понял, что вы отвергаете не его лично, а задачу. Очень важно следить за тем, на что тратится рабочее и свободное время. Отмечать занятия, которые являются пожирателями времени- т.е. хронофагами. Нужно помнить, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то отвлекает от дела, может стать причиной срыва планов и неэффективности в работе. Существуют приемы борьбы с хронофагами в рабочей среде, это:

• Распределение однотипной работы блоками.
• Контроль времени на рутинные дела.
• Использование дыр времени
• формирование единого языка в области управления временем в компании.
• Договоренности – общие «правила хорошего тона» в отношении времени.
• Регламенты– договоренности, исполнение которых подкреплено санкциями.
• Вещи, инструменты– доски планирования, бланки и т.п., «воплощающие» в себе грамотные техники работы.

О важности чистоты

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. С самого детства мне говорили- «что на столе-то и в голове». Стоит выработать привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять план задач. Анализируя который, будет видно, что на самом деле хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы. В жизни каждого человека должно сохраняться равновесие при любых обстоятельствах. Работая до изнеможения, не обмануть организм, он все равно возьмет свое. А это приводит к серьезным последствиям со здоровьем, на которое в будущем придется потратить не только много времени, но и денег, которые мы так старательно зарабатывали. Жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время на себя.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе. Всегда стоит помнить что и для кого или чего мы делаем. Работать безвылазно для семьи-двойной стандарт. На первом месте всегда должны быть вы и главные люди вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

Анализ опыта и создание своих правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучать свои ошибки и обязательно принимать меры по их исправлению. Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется. Когда теряешь контроль и слишком углубляешься в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

Жизнь и деятельность каждого — уникальна. И нужно создавать свои правила по управлению временем, свои фишки, удобные именно вам. Не стоит бояться что-то менять, наоборот, приспосабливайте уже существующие инструменты под свои потребности и задачи.

Заключение

Невозможно и не правильно гнаться за временем, а тем более пытаться управлять им. Время- это константа, на которую невозможно повлиять. Стоит повышать свою личную эффективность за счет грамотного распределения своего труда и отдыха, то есть не управлять временем, а управлять собой, ставить цели и идти к ним, не отвлекаясь на пустое, но при этом давая себе «тайм-аут». Очень важно уметь грамотно распределять нагрузку, это очень просто сделать при помощи собственного желания и инструментов т-м. Таким образом возможно увеличить количество полезных действий в единицу времени и увеличить собственную работоспособность.

Список используемой литературы

1. Тайм-менеджмент. Полный курс : учебное пособие Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, Т.В. Телегина, С. Бехтерев ; под ред. Г.А. Архангельского. - 3-е изд. - Москва : Альпина Паблишер, 2016. - 311 с.