Файл: Функциональные возможности СЭД (Основные понятия и классификация СЭДО).pdf

Введение

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

В рамках данного реферата основной уклон будет сделан на описание и анализ внедрения и применения систем электронного документооборота на предприятия и в органах государственного управления России, а также на анализ российского рынка СЭД, перспективы развития данной сферы и конкурентоспособность программных продуктов и систем, разработанных российскими компаниями.

Основные понятия и классификация СЭДО

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Классификация систем электронного документооборота

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:
   • стандартный набор функций;
   • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
   • низкие временные затраты на приобретение и установку;
   • относительно низкая стоимость;
   • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
   • максимально персонифицированная система;
   • большие временные затраты;
   • высокая стоимость разработки;
   • сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
3. Комбинированные СЭДО:
   • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
   • полное соответствие нуждам предприятия;
   • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
   • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
   • передача заказчику прав на продукт;
   • простота освоения и использования;
   • полная локализация;
   • удобный интерфейс;
   • взаимодействие с существующими офисными приложениями.

Система управления документами

Система управления документами, СУД, DMS (Document management system) — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных  бумажных документов). Данное понятие тесно связано с концепцией системы управления содержимым и обычно рассматривается как компонент Enterprise Content Management System (CMS уровня предприятия).

В общем случае системы управления документами (СУД) предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными и безопасность по отношению к документам, а также индексирование и развитые возможности поиска документа.

Сервисы СУД

Метаданные

Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. СУД также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у \пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов, или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст система позволяет производить поиск документа по ключевым словам внутри документа.

Интеграция

Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов, таких как: ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP.

Захват

Перевод в цифру бумажных документов, используя сканеры и МФУ. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.

Индексирование

Индексирование предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлечённого из документа. Индексация существует, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из главных условий быстрого и качественного поиска — это создание индекса документа.

Хранилище

Хранит электронные документы. Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит; также хранилище обеспечивает миграцию с одного носителя на другой и обеспечивает целостность данных.

Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде СУБД (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в СУБД может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.

Рынок систем электронного документооборота в России

Общая картина

По данным агентства International Data Corporation, на которые ссылается издание PC Week, в 2012 году затраты компаний на внедрение СЭД выросли на 20 % по сравнению с 2011 годом, а объем продаж тиражных программных продуктов – на 13%. Согласно обзору аналитического агентства TAdviser, представленном в материале Cnews, российский рынок СЭД (ЕСМ) и услуг по их внедрению в 2012 году составил в объеме 25,6 млрд. рублей, а ежегодный рост рынка составляет от 20 до 35 процентов. На российском рынке представлены как отечественные системы, созданные внутри страны, так и решения на базе крупнейших СЭД (на западе применяется аббревиатура EDMS) и ЕСМ-систем (IBM Lotus – Notes, Microsoft SharePoint и др.).

Лидером по количеству реализованных проектов внедрения СЭД является продукт «Дело» компании «Электронные офисные системы» (49 процентов проектов). К числу крупнейших проектов внедрения систем электронного документооборота в коммерческой сфере в 2012-2013 году в обзоре отнесены внедрения СЭД «Дело» в Центробанке (60 тысяч пользователей), внедрение EMC Documentum в Ростелекоме (56 тыс. сотрудников), проект по внедрению DocsVision в Сбербанке (50 тыс. пользователей). К крупнейшим интеграторам СЭД авторы обзора отнесли компании «Логика бизнеса» (БОСС-Референт), «КРОК инкорпорейтед», «ИнтерТраст» (CompanyMedia), ЭОС и все ее партнеры (СЭД Дело и EOS for Sharepoint), «Парма-Телеком» (на базе SAP /R3) и «Хоулмонт» (на базе СЭД ТЕЗИС).

По данным аналитического отчета петербургской компании DSS-Consulting (на который ссылается издание IT-Bestsellers^[3]) к числу наиболее внедряемых продуктов отечественного рынка СЭД относятся следующие: по числу проектов внедрений в 2012 году - СЭД Дело (25,3% проектов), Directum (23,6%), DocsVision (13,3%), 1С: Документооборот (12,7%), CompanyMedia (5,9%); по числу автоматизированных рабочих мест – СЭД Дело (40,1%), CompanyMedia (17,5%), DocsVision (17,1%), Directum(8%). Еще один критерий – это количество новых внедрений в 2012 году, по данной позиции лидерами являются пять продуктов - СЭД Дело (42,1%), Directum (28,2%), DocsVision (9,3%), Логика ЕСМ (БОСС-Референт) (6,1%) и ТЕЗИС (4,3%).

Что касается государственной сферы, по данным отчета Министерства коммуникаций и связи, основанного на данных опроса 79 ведомств, в 2013 году СЭД были внедрены в 74 федеральных органах исполнительной власти, из них 4 органа (ФССП, ФНС, Министерства культуры и транспорта) используют несколько разных систем, а 17 ведомств подключены к межведомственным системам электронного документооборота (23% всех органов), а три из них так же подключены к элементам электронного правительства . Не были внедрены системы электронного документооборота в ФСТЭК, ФСБ, СВР, Ростуризме и МВД.

Анализ рынка СЭД в России:

Основная тенденция развития рынка систем управления корпоративным контентом и электронного документооборота в 2012 году — данное направление стабильно росло, причем как обычно опережающими темпами по сравнению с софтверной сферой в целом. По предварительными данным IDC, уже просочившимся в СМИ, в 2012 г. затраты заказчиков на внедрение этих систем (правда, тут учитывается и стоимость ПО и затраты на проектные услуги) возросли примерно на 20%, при том, что объем программных продаж (хотя опять же тут считается только тиражное ПО) — на 13%. Причем такое опережение характерно и для мира в целом: по оценкам Gartner, СЭД-рынок в прошедшем году вырос на 11%, что почти в два раза выше средних темпов софтверной отрасли.

Другой давней традицией ECM/СЭД является то, что это направление стабильно находится в центре повышенного внимания как ИТ-общественности, так и не-ИТ. Объяснение этому факту достаточно просто: во многом именно в рамках того, что мы по традиции называем “управление неструктурированным контентом”, происходит наиболее активное проникновение современных ИТ в нашу жизнь, как деловую, так и частную. Это хорошо видно по тому, что практически все ИТ-инновации последних лет (облачность, мобильность, социальность, BYOD) в значительной степени обсуждаются как раз в контексте решения СЭД-задач. Не менее важным моментом является то, что именно через сферу управления контентом главным образом растет значимость социальной составляющей ИТ, связанной с существенным изменением схемы общественно-политического управления страной, которая включает два основных взаимосвязанных аспекта — управление государственным аппаратом и взаимодействие общества с этим аппаратом.

В целом, если смотреть на сугубо количественные показатели динамики развития, получается, что 2012-й не очень отличается от предыдущего. Однако если посмотреть внимательнее, то можно увидеть, что как раз в прошедшем году на российском рынке /СЭД происходили важные качественные изменения. Наверное, самым главным тут стало то, что именно в 2012 г. начался уже давно ожидавшийся переход от использования ИТ в рамках российской традиционной идеологии СЭД к применению общемировых подходов.

Объективно это было видно и по тому, что сам термин СЭД стал использоваться все меньше, а для обозначения рынка начали применять или комбинированный вариант ECM/СЭД или просто ЕСМ. Не очень внешне заметным, но качественно важным стало повышение внимания к данному рынку со стороны аналитиков. Так, в 2012-м была впервые проведена оценка российского рынка компанией IDC, правда, ее итоговые данные (в том числе по объему рынка — 277,22 млн. долл. в 2011 г.) получили неоднозначные отклики экспертов, но уже сам факт такого исследования заслуживает внимания.

Следствие расширения рынка — зримое изменение конкурентной ситуации, которое заключалось в активизации деятельности на нем как ведущих зарубежных поставщиков, так и новой волны российских разработчиков. Безусловно, важным участником рынка остается государство, которое к своим двум традиционным позициям — регулятора и потребителя — в прошлом году активно продолжило примерять и роль поставщика ПО. В этом плане, безусловно, очень серьезным событием стала смена руководства профильного министерства (Минкомсвязи), которая сопровождалась заметной коррекцией организационно-технологического курса этого ведомства. Например, можно говорить о завершении разговоров о всеобщем переходе на свободное ПО и повороте в сторону широкого использования облачных моделей.