Файл: Способы обеспечения сохранности документов в делопроизводстве и ведомственном архиве.pdf

Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно-гигиенических требований.

Физико-химические факторы разрушения документов

Физико-химическим изменениям (старению) подвергаются все составные части документов: бумага, красители (чернила, тушь, карандаш, машинописные красители), клей, картон переплетов. Бумага становится хрупкой и ломкой. Особенно неустойчива современная бумага сортов газетная и типографская № 3, которая уже через десять лет желтеет и становится хрупкой.

На физико-химическое состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей (сернистого газа) в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничтожает текст. Обесцвечивание текста называется угасанием текста документа. Солнечный свет является одним из факторов, губительно действующих на основу бумаги и красители. Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов выцветает, разрушаются также и кожаные переплеты. В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально.

Мерами, препятствующими старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол, а при их отсутствии - окраска стекол белилами или применение штор из плотной темной ткани, а также раздвижных ставней. Особенно благоприятно хранение документов в коробках и папках, изготавливаемых с учетом размеров документов. Дела размещают в коробках с таким расчетом, чтобы их можно было свободно вынимать и подкладывать, не повреждая обложек и листов документов. Если архив не имеет возможности закартонировать дела (уложить их в коробки или картонные папки с клапанами), то рекомендуется обертывать связки или обкладывать их бумагой.

Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно влияющего на них фактора - пыли. Пыль, попадая между волокнами бумаги, разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочности, бумаги, способствует увеличению влаги, является средой для питания спор плесневых грибков, переносчиком яиц насекомых. В промышленных районах, где воздух загрязнен газами (сернистым, окислами азота и др.), лежащая на документах пыль способствует концентрации газов, а, следовательно, и активизации их старения.

Биологические факторы разрушения документов

Очень опасны для документов биологические вредители: растения (бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление их в архиве - серьезная угроза сохранности документов. Поэтому необходимо иметь хотя бы элементарное представление о биологических факторах, влияющих на ускорение "старения" документов.

Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности необходима высокая влажность бумаги, возможная при затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из-за неисправности кровли, отопления, сырых стен.

На бумаге появляются пигментные пятна неправильной формы. Кожа и клей переплета разлагаются: на них появляется слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений.

Способы борьбы: дезинфекция, изменение условий хранения дел.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью. Для документов характерно поражение грибами-паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они появляются на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках. Известно свыше 200 видов грибов, обитающих в архиве и книгохранилищах. Грибы - многоклеточные растения, размножающиеся спорами. Споры легко переносятся потоками воздуха, особенно в запыленных помещениях, и могут быстро заразить здоровые документы. Как правило, грибы развиваются на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температурах 20 - 27°С, в тесно заставленных углах, не проветриваемых шкафах. Грибы очень чувствительны к действию газов, поэтому для борьбы с ними эффективна дезинфекция. Однако грибы, обитающие в хранилищах, очень жизнестойки: грибы, погибшие от недостатка влаги или низких температур, могут возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. В связи с этим необходимо сухую плесень удалять с бумаги и переплетов мягкими марлевыми или ватными тампонами.

Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки. Известно около 100 видов насекомых, повреждающих документы, но это не специфические вредители бумаги. В естественных условиях это - вредители древесины, муки, меха, кожи и т.д.

Наибольшее распространение в архивохранилищах получили жуки: точильщики, притворяшки, кожееды.

Среди точильщиков (мебельный, хлебный, пестрый) самым опасным и прожорливым является хлебный, который поражает переплеты, проклеенные мучным клеем, а также прилегающие к нему листы. Особенно прожорливы его личинки. И жук, и личинки живут в листах, делая в них ходы.

Личинки и жуки притворяшки-вора и шелковистого притворяшки повреждают все части переплетенных документов.

Кожееды постоянно в документах не находятся, а лишь питаются ими. Могут уничтожить бумагу, пергамент, все части переплета. Чаще всего они обгладывают документы с поверхности, не делая ходов. В хранилищах встречаются кожееды: антренус, ветчинный и ковровый. Жуки и личинки кожеедов днем прячутся за плинтусами, под полом, в закрытых шкафах, книгах.

В архивохранилищах может обитать моль двух групп: питающаяся только растительной пищей - зерновая, грибная и семенная моль (повреждает в основном переплеты и корешки, проклеенные мучным клеем), питающаяся веществами животного происхождения - шубная, мебельная, ковровая и платяная (повреждает документы и части переплета). Все виды моли связаны с продовольственными складами, складами древесины и гнездами птиц.

Тараканы не живут в листах, а приходят питаться мучным клеем, вместе с ним они грызут бумагу, одновременно сильно загрязняя документы своими выделениями.

Для борьбы с биологическими вредителями необходимо проводить систематическую профилактику (периодически просматривать дела, проверять состояние полов, плинтусов, не вносить в хранилища продукты, не входить в пыльной одежде). При обнаружении грызунов и насекомых обратиться в санитарно-эпидемиологическую станцию. Документы, пораженные насекомыми и плесенью, продезинфицировать. При появлении плесени на коробках или делах можно провести простейшую дезинфекцию.

Санитарно-гигиенические условия сохранности документов

Соблюдение санитарно-гигиенических условий является одной из мер сохранности документов. Для предохранения документов от пыли наилучшим средством является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров.

Рекомендуется обеспечить максимальную герметичность архивохранилища. Но если все-таки приходится открывать окна или форточки, их надо затягивать марлей, смоченной 50 %-ным раствором глицерина и отжатой. Уборку помещения следует проводить только влажную. Необходимо периодически обеспыливать дела, коробки, папки и стеллажи с помощью пылесосов. При отсутствии пылесосов обеспыливание проводят тряпкой, смоченной в 1 %-ном растворе формалина. Для поддержания требуемых санитарно-гигиенических условий в архиве не реже одного раза в месяц следует проводить санитарные дни.

1.4. Температурно-влажностный режим сохранности документов

Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания.

Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться.

Кроме того, высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.

В связи с этим в хранилищах путем кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов, т.е. такой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства.

Основные требования к оборудованию и помещениям архива

Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

-предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного ремонта помещений;

-оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

-применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

-созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

Требования к помещению архива

В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.

Строительство специального здания архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

Специальные помещения для архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует архив. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для архива:

- хранилище для хранения документов;

- помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;

- помещения для работы исследователей (читальный зал);

- рабочих комнат для сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.

Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего архивом и в присутствии сотрудника архива.