Файл: Носители документов, их развитие..pdf

Введение

Очень часто работа с кадровыми документами в организациях находится в плачевном или запущенном состоянии. Как правило, руководство организации вспоминает о том, что необходимо привести в порядок документы тогда, когда в организации произошел несчастный случай или кто-то из сотрудников подал в суд, чтобы восстановить свои права, а также, когда обнаруживается перспектива контрольно-надзорных мероприятий. Тогда уполномоченные сотрудники проводят в организации внутренний аудит и стараются исправить все недочеты и ошибки, причем очень быстро и не всегда грамотно^[1].

Кадровая документация в организации играет далеко не последнюю роль. Ведь на основании этих документов бухгалтерия производит расчета заработной платы, отпускных, работникам – для предоставления в органы ПФР или другие организации, к примеру, для использования каких-либо льгот. Поэтому кадровые документы необходимо вести в строгом соответствии с требованиями законодательства.

Довольно редко руководители компаний очень хорошо представляют себе тот объем работы, который выполняют кадры и, к сожалению, частенько руководители и кадровые работники не всегда понимают, насколько велика ответственность за нарушение трудового законодательства и неграмотное оформление документов.

Цель данной работы – изучить носители документов, их развитие.

Для достижения поставленной цели, необходимо решить ряд задач:

1. Рассмотреть понятие и функции документа;
2. Изучить классификацию документов в кадровом делопроизводстве;
3. Раскрыть понятие и сущность номенклатуры дел;
4. Рассмотреть правила оформления документов.

1. Носители документов, функции документа

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов^[2].

---

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об Органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.). Документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Информация, которую содержит документ, предназначена для ее сохранения, передачи, распространения во времени и пространстве и использования в различных целях: образовательных, культурологических, исторических, политических, народнохозяйственных, правоохранительных и т.д.

Своеобразие данного объекта определяется несколькими обстоятельствами. Во-первых, во всех случаях документ — это продукт целенаправленной человеческой деятельности, творение ума, знаний и рук его автора — исполнителя. Во-вторых, данная деятельность направлена на отображение (запечатление, фиксацию) какого-либо элемента, фрагмента окружающего мира (события, человека, действия и т.д.) или определенных сведений о чем-либо, а нередко и того и другого в комплексе. В-третьих, это делается различными способами на основе применения в той или иной мере специальных знаний, навыков, умений, технических средств. В-четвертых, запечатление отображаемого объекта осуществляется на специально подобранном либо изготовленном, пригодном для этого материале (бумаге, дереве, камне и т.д.) ^[3].

2. Классификация документов

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Следует отметить, что для большинства специалистов кадровой службы и руководителей является загадочным следующий вопрос: что составляет систему кадровых документов? И какие из кадровых документов являются обязательными для каждого работодателя?

В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

---

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» ^[4].

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

• Заявление о приеме на работу;
• Контракт о назначении на должность;
• Приказ о приеме на работу;
• Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

1. Документация по переводу на другую работу:

• Заявление о переводе на другую работу;
• Представление о переводе на другую работу;
• Приказ о переводе на другую работу.

1. Документация по увольнению с работы:

• Заявление об увольнении;
• Приказ об увольнении;
• Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

1. Документация по оформлению отпусков:
   • График отпусков;
   • Заявление о предоставлении отпуска;
   • Приказ о предоставлении отпуска.
2. Документация по оформлению поощрений:
   • Представление о поощрении;
   • Приказ о поощрении;
   • Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
3. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
   • Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
   • Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
   • Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
   • Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

---

В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.

3. Номенклатура дел

Номенклатура дел службы кадров представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы кадров, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Надо иметь в виду, что номенклатура дел службы кадров является частью сводной номенклатуры дел организации и составляется, оформляется и ведется по общим правилам, как и номенклатуры дел других структурных подразделений организации^[5].

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в службе кадров.

Номенклатура дел службы кадров на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года работником службы кадров. Работник службы кадров готовит проект номенклатуры дел по установленной форме, согласовывает его с архивом организации (при его наличии), подписывает проект у руководителя службы кадров и направляет его в службу делопроизводства организации.

В службе делопроизводства проект номенклатуры дел службы кадров рассматривается, корректируется, если это необходимо, особенно по заголовкам и срокам хранения дел, и включается в сводный проект номенклатуры дел организации. После утверждения сводной номенклатуры дел служба кадров получает из службы делопроизводства выписку номенклатуры дел службы кадров для использования в работе. В течение делопроизводственного года служба кадров ведет номенклатуру дел.

По окончании делопроизводственного года работник службы кадров в конце номенклатуры на основе графы 5 дел заполняет итоговую запись о категориях и количестве дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения, заведенных в данном году в службе кадров, подписывает итоговую запись и передает в службу делопроизводства организации сведения о заведенных делах.

Если служба кадров в течение года не претерпевает существенных изменений по структуре, составу и выполняемым функциям, то номенклатура дел службы кадров ежегодно перепечатывается, пересогласовывается и переутверждается.

Номенклатура дел службы кадров составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности службы.

---

При составлении номенклатуры дел службы кадров следует руководствоваться уставом или положением об организации, положением о службе кадров, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел службы кадров за предыдущие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

4. Правила оформления документов

С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов.

Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30-2003, по которому работали тысячи специалистов, в том числе и секретари, всегда большое событие. Новому стандарту посвящены занятия по повышению квалификации, тренинги, семинары. Стандарт стал составной частью курса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях. Введенный стандарт установил единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

• • государственное это или негосударственное предприятие;
  • каким видом деятельности занимается предприятие;
  • как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Что предусмотрено в стандарте?

Пожалуй, самое главное содержится в его введении - требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, а не обязательными.

Число реквизитов документов стало больше: 30 вместо 29. В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

Отметка о контроле, ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом поле была невозможна.

---