Файл: Системы автоматизации управления документооборотом (по дисциплине: Документооборот в управлении).pdf

- Контроль выполнения – выдается информация инициатору задания, о том что задание выполнено;

- Мониторинг – инициатор всегда  может посмотреть кто и что  сейчас делает с его заданием;

- Извещение о нарушении сроков  исполнения – АДП–истема может  известить инициатора, о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.

Итак, обобщая систему классификации и перекладывая ее на реальную жизнь, можно сказать, что:

Системы со свободным движением документов с контролем доставки и прочтения - это обычные системы электронной почты. С помощью дополнительного программирования к ним можно добавить еще и контроль выполнения. Системы со свободным движением документов и со всеми функциями контроля исполнения, включая мониторинг, извещения и историю – это класс специализированных маршрутизаторов. К ним можно отнести маршрутизатор WorkRoute 1 Компании ВЕСТЬ-Метатехнология

Системы с жестким движением документов и со всеми функциями контроля исполнения - это высший класс АДП-систем. К ним можно отнести Action WorkFlow, StaffWare, IBM FlowMark, WorkRoute II.

Рассмотрим систему автоматизации деловых процессов на примере WorkRoute II.

3. Принципы работы системы WorkRoute II

WorkRoute II представляет собой 32-разрядное  приложение, выполненное в архитектуре  клиент-сервер, и является полнофункциональной, платформенно-независимой, распределенной системой документооборота. WorkRoute II – идеальное средство для комплексной автоматизации управления предприятием, контроля исполнительской дисциплины и анализа загрузки сотрудников.

 WorkRoute II предназначена для:

- автоматизации управления документами и заданиями,

- создания систем документооборота,

- объединения прикладных специализированных систем в единый информационный комплекс,

- решения распределенных задач,

- обмена сообщениями и интеграция с почтовыми системами,

- интеграции с системами управления документами.

В состав WorkRoute II входят:

• 1. Клиентское место – модуль, позволяющий сотрудникам инициировать новые работы, получать и изменять информацию по выполняемым работам и обрабатываемым документам.
  2. Рабочее место администратора – модуль для управления пользователями и группами, формирования иерархической структуры предприятия.
  3. Редактор карт – модуль для создания и редактирования карт деловых процессов, согласно которым будут выполняться типовые работы и обработка документов на предприятии. С помощью графических примитивов можно реализовать схемы любой степени сложности.
  4. Редактор форм – модуль для создания форм отображения информации по выполненным работам, на которых могут быть размешены данные, находящиеся в специализированных базах данных.

WorkRoute II – открытая и масштабируемая  система. Она работает на предприятиях  с гетерогенными сетевыми средами  и позволяет встраивать дополнительные  компоненты. Подключение пользователей  или увеличение мощности серверов происходит без изменения самой системы. WorkRoute II одинаково хорошо работает при вхождении в нее как десяти пользователей, так и нескольких тысяч.

WorkRoute II поддерживает различные  операционные среды и СУБД (сервер: Microsoft Windows NT, Novell Netware, SCO UNIX, Solaris, HP-UX, IBM AIX, DEC Unix). СУБД: Microsoft SQL Server, Sybase SQL Server, Sybase SQL Anywhere, Oracle).

Work Route II имеет русскоязычный интерфейс  пользователя и адаптирован к  условиям работы на российском рынке.

Work Route II предлагается в разных  вариантах комплектации:

- Work Route II Standard – полноценный вариант комплекса, включающий в себя все компоненты системы.

- Work Route II Light – упрощенная реализация системы для малых и средних предприятий с неустойчивыми схемами выполнения работ и обработки документов, основанными на принципах свободной маршрутизации.

- Дополнительно предлагаются отдельные модули, расширяющие возможности Work Route II, например, Work Route II Internet Gateway – модуль для удаленного управления работами и создания решений на базе Internet/Intranet-технологий.

Технология WorkRoute завоевала признание на мировом рынке и была лицензирована крупнейшим мировым производителем Систем управления документами – компанией PC DOCS Inc. WorkRoute включена в продукт DOCS Open (PC DOCS Inc.) в качестве модуля маршрутизации работ и документов и распространяется на мировом рынке под торговой маркой DOCS Routing.

Заключение

Таким образом, можно сказать, что практически все проблемы смогут быть успешно решены при использовании системы автоматизации деловых процессов.

Приложение Work Route II представляет собой систему маршрутизации, контроля исполнения и управления проектами, позволяет определять маршруты прохождения работ, временные интервалы, режимы выполнения отдельных этапов, отслеживать ход выполнения работ в целом и т.д. При этом пользователь может сам задавать формат представления информации, критерии сортировки и группировки документов.

Другими словами, это означает, что Вы можете описать взаимодействие сотрудников организации при выполнении различного рода работ, выполнить анализ прохождения заданий и загрузки пользователей, определить условия прохождения некоторого задания и соответствующих документов через рабочие места пользователей. WorkRoute II реализована как 32-разрядное приложение, выполненное в архитектуре клиент-сервер и является полнофункциональной, распределенной workflow системой.