Файл: Способы контроля за исполнением документов.pdf

Ручная сроковая картотека

При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроком исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документ, расставляют карточки по срокам исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Автоматизированная система контроля исполнения документов

Автоматизированный контроль исполнения документов однозначно может помочь в трудоёмких процедурах, таких как ведение карточек, контроль сроков, рассылка напоминаний, ведение журналов, постановке и снятии документа с контроля. Однако целиком и полностью система контроля исполнения документов не может заменить человека. Зато она может значительно облегчить его работу и как следствие повысить в целом эффективность контроля исполнения документов в организации.

При работе с бумажными документами в роли контролёра выступает человек, которому входит в обязанности осуществление функций контроля. Следует отметить, что контролёр, в большинстве случаев, работает только с документами, имеющими гриф «На контроль», или как ещё говорят «поставленными на контроль».

В чём заключается контроль срока исполнения документа? Во-первых, в том, чтобы заранее сигнализировать и напоминать исполнителям и контролёру о его приближении. Это позволит им своевременно приложить усилия и исполнить документ в срок. Если срок указан в бумажной карточке, то чтобы оповестить исполнителя о приближении срока нужно ему позвонить. Целесообразно функции уведомления и напоминаний возложить на автоматизированную систему. Это снимет большой объём работы с контролёра. Кроме того, автоматическая фиксация факта прочтения сотрудником уведомления позволяет не сомневаться, что он теперь в курсе.