Файл: Документационное обеспечение управления (Понятие документационного обеспечения управления и его роль).pdf

Таблица . Функции документов

2. Документационное обеспечение управления

В качестве примера рассмотрено ООО «ФОРЕСТАЙЛ» – небольшая строительная компания, специализирующаяся на проведении ремонта и отделочных работ в квартирах домов-новостроек. По окончании строительных работ, владелец квартиры (заказчик) получает Паспорт квартиры – документ, содержащий информацию о его собственности (особенностям эксплуатации конструкций и материалов, правовую информацию и т.д.). Для разработки паспортов в фирме создан специальный отдел. В работе рассмотрены основные виды деятельности фирмы, как осуществляется процесс управления и функционирования фирмы с помощью различной документации. Также раскрыты теоретические аспекты, посвященные номенклатуре дел: ее назначению, оформлению, структуре. Описаны состав документов, которые подшиты в дела разделов номенклатуры дел: их назначение, структуру, особенности составления, подписания и оформления.

Рисунок 1. ДОУ

Таблица . Реквизиты

Рисунок 2. Делопроизводство

Общество с ограниченной ответственностью «ФОРЕСТАЙЛ» занимается проектированием, строительством и ремонтом.

В структуру организации входит 5 отделов

1) административный отдел;

2) производственный отдел;

3) отдел паспортизации;

4) бухгалтерия;

5) отдел кадров.

Функции отделов:

1) анализ рынка; управление структурой в целом и развитие деятельности;

2) заключение договоров на проведение строительных работ; разработка проекта и календарного плана; согласование проекта; проведение работ, контроль качества и приемка;

3) разработка паспортной документации; согласование;

4) проведение финансовых операций организации; систематизация финансовой документации;

5) проведение кадровой политики организации; социальная защита сотрудников.

Основные виды документов, с помощью которых выполняются данные функции:

1) административный отдел

- Приказ;

- Отчет;

- Протоколы;

- Устав;

- Инструкции;

- Штатное расписание;

2) производственный отдел

- Договор на проведение работ;

- Акт о приемке работ;

3) отдел паспортизации

- Договор на проведение работ;

- Акт о приемке работ;

4) бухгалтерия

- Счета;

- Банковские документы;

5) отдел кадров

- Личные дела;

- Трудовые книжки;

- Трудовые договоры;

- Приказы о приеме на работу.

Виды и состав номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря.

Группировка документов в дела осуществляется по следующим признакам:

- номинальному (по виду - приказы, акты и т.д.);

- предметно-вопросному (по вопросу - "Судебное дело");

- авторскому (по автору, комиссии, учреждению и т.п.);

- корреспондентскому (по корреспонденту);

- географическому (по географическому признаку);

- хронологическому (по временным параметрам);

- экспертному (с учетом сроков хранения).

Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты:

- наименование предприятия;

- наименование вида документа;

- дату;

- индекс;

- место составления;

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- гриф согласования.

Заключение

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

· существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.

· Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.