Файл: Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, порядок ее проведения (Проведение экспертизы ценности документов).pdf

Результаты экспертизы ценности документов – это описи, составленные для каждого сформированного дела и акты о выделении дел, предназначенных для утилизации. Утилизация может быть произведена только после того, как экспертная комиссия рассмотрит и утвердит описи уничтожаемых дел и акты на уничтожение.

Экспертная оценка ценности документов нужна и после того, как бумаги уже передали на хранение в архив. В архивах экспертная оценка значимости единиц хранения производится, например:

• когда некоторые материалы готовятся к публикации;
• при создании тематических реестров, каталогов, справочников;
• для принятия решения о необходимости микрофильмирования или перевода документа в электронно-цифровую форму;
• при передаче документов в другие архивы.

Для оценки документов в таких случаях используют критерии экспертизы ценности документов. Их состав и характеристики зависят от целей и задач отбора. При этом участие в нём принимают не только сотрудники архива, но и специалисты, которые работают в других областях. Основные критерии отбора при передаче в государственные архивы, это: системность, целостность, историческая или культурная значимость.

3.1 Состав критериев экспертизы ценности документов зависит

• от происхождения, в том числе от того, где, когда и кем был создан документ, его общественно-политическое значение и функционально-целевое назначение, типовая принадлежность и роль;
• содержания, в том числе вид документа, значимость представленных в нем сведений, их уникальность и связь с другими источниками информации;
• внешних характеристик, в том числе степени сохранности, формы передачи, оформления и заверения подлинности.

При работе с архивами применяют другие принципы экспертизы ценности документов, например, ценность единиц хранения определяется с учетом таких факторов:

• юридическая и историческая значимость;
• автобиографичность;
• языковые, культурные и художественные особенности.

Поскольку выбор критериев при экспертной оценке зависит от её целей, их значимость в каждом конкретном случае будет различной.

Методическое и организационное обеспечение работы ЭК также возлагают на экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) того архивного учреждения, которое курирует предприятие.

В задачи комиссии, занимающейся проведением экспертизы ценности документов на предприятии, входит организация проведения и проведение:

- экспертной оценки документов на стадии делопроизводства — составления номенклатуры и формирования дел;

- экспертной оценки документов на стадии передачи дел в архив предприятия;

- отбора документов, срок хранения которых истек, на передачу в государственный или муниципальный архив и на утилизацию.

3.2 В функции экспертной комиссии входит

- ежегодная оценка и отбор архивных дел и документов для дальнейшего хранения или для утилизации;

- разработка и согласование с ЭПК проектов номенклатур дел предприятия, внутренних описей сформированных на предприятии дел долговременного и постоянного хранения, а также актов с перечнем документов и дел, подготовленных на уничтожение;

- разработка предложений для согласования с ЭПК по изменению сроков хранения некоторых категорий документов, установленных типовыми или отраслевыми перечнями, а также тех документов, которые в перечнях не упоминаются;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов регламентов и методик по вопросам ведения документооборота на предприятии и работы с отдельными видами документов.

Заключение

Проведение экспертизы ценности документов – важная задача, решение которой возложено на специальную комиссию. Экспертиза позволяет избавиться от ненужных бумаг и сохранить документы, которые представляют собой практическую, историческую или культурную ценность.

В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.