Файл: СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «ЕВФРАТ».pdf

Электронный архив

В системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Е1 Евфрат» реализован весь необходимый функционал для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). «Е1 Евфрат» обеспечивает ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.

Зарегистрированные в СЭД «Е1 Евфрат» документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.

После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля он может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.

Возможности

• Создание единой базы электронных документов любых форматов (*.doc, *.xls, *.pdf, *.tif, *.jpeg, *.wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации;
• Ввод бумажных (с помощью встроенных средств сканирования) и электронных документов, том числе в автоматическом режиме (функция «Автоимпорт документов»);
• Поддержка коллективной работы с документами: версионность, назначение заданий и т.д.;
• Оперативный доступ к документам, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка;
• Создание отчетов и аналитических справок;
• Обеспечение информационной безопасности путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов.

Работа с клиентами

Система позволяет создать единую базу организаций и контактных лиц, при помощи которой можно вести взаимодействие с клиентами.

• Ведение базы клиентов с возможностью осуществления различных видов поиска.
• Автоматическая загрузка новых клиентов из внешних приложений и баз данных.
• Возможность автоматического и ручного распределения новых клиентов по менеджерам;
• Отдельный поток «Работы» для создания задач по взаимодействию с клиентом;
• Модуль «Планировщик задач» с удобным календарем и системой напоминаний;
• Возможность заводить новые задачи и отчитываться об их исполнении непосредственно из планировщика задач;
• Фиксация действий менеджеров (звонки, письма, встречи, мероприятия);
• Построение отчетов по работе отдела продаж в целом и по работе конкретных менеджеров;
• Удобная система обработки новых обращений.

Генератор отчетов

Отчет формируется в соответствии с заданной отчетной формой и содержит краткие сведения о документах или поручениях. Отчетная форма определяет внешний вид отчета и составляющих его элементов. Формы отчетов, а также их вид и количество, могут быть изменены самим пользователем с помощью генератора отчетов.

Возможности

• Разработка и редактирование отчетных форм, используемых при работе с системой;
• Импорт и экспорт отчетных форм;
• Создание структуры папок для удобства работы с отчетными формами;
• Создание отчетов с предварительным заданием параметров формирования;
• Использование в макетах отчетов вычисляемых переменных и арифметических операций;
• Возможность использования графических объектов и диаграмм;
• Возможность задания сортировки данных внутри отчетных форм.

Автообработка документов

С помощью функции автообработки документов можно автоматизировать не требующие вмешательства человека операции.

• Регистрация документа в указанном потоке;
• Автоматическая постановка документа на маршрут;
• Автоматическая постановка на контроль исполнения;
• «Понимание» текстовых документов форматов doc и docx по заранее настроенным шаблонам;
• Отправка письма по электронной почте по заранее настроенному шаблону;
• Отправка письма по внутренней почте;
• Выполнение поискового запроса с использованием в качестве параметров реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа;
• Создание файлов Microsoft Word по заранее настроенному шаблону;
• Создание связи между документами (указание связанных документов);
• Создание подпоручений и дочерних согласований;
• Присоединение файлов к любому документу комплекса;
• Автоматическое снятие документов с контроля.

Встроенный модуль просмотра и печати

Работая в «Е1 Евфрат», пользователь может просмотреть и распечатать интересующий его документ, регистрационно-контрольную карточку и прикрепленные файлы, не покидая интерфейса системы не используя при этом каких-либо сторонних модулей или приложений.

5.Документооборот для электронных торгов

Система позволяет государственным заказчикам реализовать принципы электронного документооборота при проведении аукционов в соответствии с Федеральным законом № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». При разработке «Е1 Евфрат» были учтены требования национальных операторов электронных торгов, отобранных правительством РФ.

Информационная безопасность и отказоустойчивость е1

Система «Е1 Евфрат» имеет в своем составе ряд средств для обеспечения конфиденциальности и информационной безопасности.

В настоящее время вопросам обеспечения информационной безопасности стали предъявляться повышенные требования. Это связано как с ростом промышленного шпионажа, так и с резким увеличением случаев компьютерного вандализма. Особенно жесткие требования по обеспечению защиты данных предъявляются со стороны государственных структур, поскольку это касается вопросов национальной безопасности. 

Встроенный в систему Е1 модуль информационной безопасности соответствует самым высоким требованиям в области защиты данных и может использоваться для обеспечения информационной безопасности как по дискретной, так и по мандатной модели безопасности. Модуль обеспечивает комплексную защиту данных и от внешнего, и от внутреннего несанкционированного доступа, а также гарантирует сохранность и целостность документов в случае технических сбоев и аварий.

В системе «Е1Евфрат» ведутся списки пользователей, имеющих права на регистрацию, контроль прохождения документов, создание шаблонов отчетов и журналов, доступ к любым документам на чтение и изменение, а также администрирование системы.

Система информационной безопасности контролирует права доступа каждого пользователя на всех этапах работы с документом и предоставляет ему только те документы или их фрагменты, которые ему определены в соответствии с назначенной ролью. 

Благодаря использованию внешних межсетевых экранов (брандмауэров) в системе «Е1 Евфрат» обеспечивается защита данных от внешний воздействий и проникновений ― компьютерных вирусов, «червей» и т.д. При этом с целью повышения эффективности информационной безопасности используется принцип глубоко эшелонированной защиты, когда система разделяется на функциональные блоки с защитой каждого блока отдельным брандмауэром.

Серверы Е1 обладают четвертым уровнем отказоустойчивости и надежности ― Tier4, стандарта TIA-942 (TIA-942 стандарт разработанный Telecommunications Industry Association (TIA) как руководство по планированиюи построению дата-центров, включая руководство по структуре сети и разводке кабеля). Основными качествами данного стандарта являются наличие возможности проведения любых работ без остановки оборудования и двукратная резервация инженерных систем.

Возможности несанкционированного доступа и нарушения конфиденциальности документооборота практически исключены, так как: