Файл: Технологии систематизации, хранения и поиска ЭД (Документы и документооборот).pdf

Введение

Развитие информационных технологий не стоит на месте, а вместе с ними развиваются и бизнес-процессы. Так, постепенно компании, в том числе и государственные, переходят от бумажного документооборота к электронному. За последние несколько лет отечественная отрасль СЭД (система электронного документооборота) прошла колоссальный путь от систем для простой автоматизации делопроизводства в небольших компаниях до вполне конкурентных на мировом уровне решения класса ЕСМ, которые поддерживают и процессы отечественного делопроизводства.

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг. Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела - организация потоков документов. С таким понятием как «электронный документооборот», знакомы уже многие бизнесмены. Задача лишь в том, чтобы отношения не только с контролирующими органами, но и со всеми контрагентами были переведены в онлайн.

Таким образом, электронный документооборот сейчас является необходимым атрибутом деятельности любой организации. Следовательно, изучение этой сферы информационных систем актуально для меня как студента факультета управления.

Объектом исследования являются информационные системы в менеджменте, предметом исследования – электронный документооборот на предприятии.

Цель работы: изучить технологии систематизации, хранения и поиска электронных документов – систему электронного документооборота предприятия.

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

- рассмотреть понятие документа и документооборота, в том числе – электронного документооборота (ЭДО);

- изучить типы документов в рамках документооборота;

- охарактеризовать правила и этапы обработки документов;

- рассмотреть классификацию документооборота и электронного документооборота;

- изучить плюсы и минусы перехода на электронный документооборот;

- дать понятие электронной подписи;

- описать процесс перехода на ЭДО.

Документы и документооборот

Документооборот — это процесс движения официальных документов, начинающийся с момента их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

---

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие организации.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из важнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки документов может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты мешают качественному ходу деятельности. Если же предприятие имеет удалённые подразделения, то при необходимости установить правомерность какой-либо операции работа всего предприятия может быть парализована.

Правильно организованный документооборот - неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

1. Входящие. Это письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
2. Исходящие. Они составляются для следующих целей:

- в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;

- в виде запроса для последующего получения ответа.

Исходящие документы подготавливаются на основании внутренних документов.

1. Внутренние. Используются для обеспечения работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

2. Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя предприятия. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

1. Первичная обработка.
2. Предварительное рассмотрение.
3. Регистрация.
4. Рассмотрение руководителем.
5. Направление на исполнение.
6. Контроль выполнения.
7. Подшивка.

   1. Виды документооборота

---

• Производственный документооборот;
• Управленческий документооборот;
• Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
• Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
• Бухгалтерский документооборот;
• Складской документооборот;
• Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
• Технический и/или технологический документооборот и др.

Рис. 1. Виды документооборота

Электронный документооборот

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или в Интернете).

Электронный документооборот (ЭДО) — документооборот, который основан на передаче документов в электронном виде. Документ в такой системе можно увидеть только на экране. Электронный документ в системе ЭДО — это файл, — обычно в формате .pdf или .doc, в котором есть вся важная информация бумажного аналога этого документа. А роль курьера выполняет интернет или локальная сеть предприятия, если речь идет о передачи документов внутри одной организации. Организации общаются между собой, отправляя друг другу документы: счета-фактуры, накладные, договоры. Каждый раз, когда одна фирма хочет что-то сообщить другой фирме, она оформляет документ и отправляет его адресату. Это процесс документооборота. В своем традиционном виде, очень медленный процесс. Можно месяцами ждать подписанное соглашение, которое постоянно теряется в пути. Закрывать бухгалтерские периоды с ошибками в расчетах из-за того, что счет еще не пришел от контрагента. Для предотвращения этих проблем был придуман электронный документооборот.

• 1. Виды систем электронного документооборота

Любая система может содержать элементы указанных ниже категорий, но в основном они имеют конкретную ориентацию в каждой области, которая связана с позиционированием продукта.

1. Электронные архивы

Электронные архивы (ЭА) — это системы электронного документооборота с глубоко проработанными средствами хранения и поиска информации. Благодаря совершенной системе ЭА поиск можно выполнять не только по названию документа, но и по ключевым параметрам.

---

2. Системы ЭДО с развитыми средствами workflow (WF)

В этой категории сами документы не имеют первостепенного значения. Здесь на первый план выходят работы, а к ним уже привязываются документы. Таким образом, они движутся по определенно заданному маршруту (жесткая маршрутизация). При помощи таких систем можно организовывать работы по определенным направлениям, для которых заранее известны и прописаны все алгоритмы.

3. Системы ЭДО, ориентированные на поддержку управления организацией и накопления базы знаний

Такого рода программы, как правило, являются гибридными и могут сочетать в себе элементы двух предыдущих. Причем базовым элементом может быть или документ, или задание в зависимости от выбора. Для осуществления функции управления организации нужна как жесткая маршрутизация, так и свободная, когда маршрут документа прописывает руководитель (например: после регистрации входящего документа, руководитель “расписывает” его согласно смыслу и заданию), поэтому обе указанных технологии имеют место быть в той или иной ситуации. Такие системы активно используют государственные органы, крупные компании, в которых четко распределена иерархия и имеются определенные правила и процедуры. Сотрудники сами создают документы, подготавливают их, принимают решения и осуществляют контроль за их исполнением.

4. Системы ЭДО типа коллаборация

Такие системы ориентированы на совместную работу и являются новыми в области электронного документооборота. Они были созданы благодаря изменению рыночных условий и необходимостью быть четко ориентированными на определенные сферы без лишнего балласта. Они являются противоположностью указанных выше систем, ввиду отсутствия четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Их главной задачей является обеспечение совместной работы людей в организации, даже если они находятся в разных точках планеты, а также сохранять результаты проделанной работы. Как правило, они созданы по типу порталов, представляющих собой сервисы хранения и публикации.

5. Системы с развитыми дополнительными сервисами

Речь идет о CRM (customer relation management) — это сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга и так далее. Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

• 1. Плюсы и минусы перехода на электронный документооборот
• Меньше бумаги в организации. Бумажные документы — это громоздкая инфраструктура из прошлого века. А место для хранения бумаги, картриджей и самих принтеров лучше отдать под рабочие места операционных сотрудников и получать дополнительную прибыль.
• Меньше денег на содержание архива. Электронные документы не занимают много места, их легко искать и систематизировать. И существенная экономия в целом по организации.
• Автоматизация. Меньше ручных действий — меньше сотрудников «перекладывающих бумажки».
• Документы реже теряются. Система надежно хранит всю переписку, всегда можно найти нужный документ по поиску.
• Выше скорость документооборота. Документы доставляются практически мгновенно. Всегда можно узнать, приняла ли вторая сторона документ.
• Легкое общение с налоговой службой. Необходимые документы теперь можно просто выгрузить из системы и отправить в инстанцию, законодательство такое позволяет.
• Повышение ответственности сотрудников организации, так как руководство в любой момент может проверить состояние тех или других документов, на каком этапе подготовки они находятся.

---

По информации газеты «Коммерсант», при переходе на ЭДО:

• сотрудники на 30% меньше тратят времени на согласование документов;
• в три раза снижаются затраты на расходные материалы;
• до 25% растет производительность труда;
• до 80% меньше трат на хранение документов.

На графике ниже – темпы прироста количества электронных документов по их видам (рис. 2.)

Рис. 2. Темпы прироста количества электронных документов по видам (данные сайта TEHPOS – поставщика банковского оборудования)

Ежегодно стабильно прирастает количество электронных документов. Практически каждый месяц дорабатывается законодательство в сфере ЭДО, открывая новые возможности. Например, уже давно можно сдавать отчетность в налоговую в электронном виде.

Чем больше мешает развиваться бизнесу бумажный документооборот, тем быстрее надо переходить на ЭДО.

Недостатки

1. Потеря данных из-за программного сбоя, перебоев со связью или выхода из строя оборудования. Бизнесмены боятся потерять важные сведения из-за невозможности вовремя отправить документы, если в офисе, например, произошло какое-то ЧП, в результате которого были повреждены компьютеры. Однако при пожаре пострадают и бумажные носители, причём без возможности восстановления, в то время как электронные данные есть возможность быстро восстановить, а застраховаться от этой проблемы поможет резервное копирование файлов. Резервную копию базы данных эксперты рекомендуют создавать ежедневно и хранить (кроме как на внешнем носителе) в другом офисе компании или даже в соседнем помещении. Тогда и при самых плохих обстоятельствах пострадает лишь введённая в течение суток информация.
2. Сложности, связанные с неподготовленностью персонала. Тем сотрудникам, кто привык работать с бумажными носителями, довольно сложно просто взять и перейти на новый вид документооборота. Решение этой задачи - дополнительное обучение за счёт компании и мотивация, например, выдача денежных премий за быстрое освоение ЭДО.
   1. Электронная подпись

Для того, чтобы защитить электронные документы от подделки, необходима электронная цифровая подпись — цифровой ключ, записанный на флешку или другой носитель (токен), который шифрует файлы таким образом, чтобы адресат мог проверить авторство документа. Есть три вида ЭЦП:

• Простая электронная подпись (ПЭП). Этой подписью можно подписывать файлы, но нет гарантии, что файлы не будут кем-нибудь изменены. Такая подпись создается каждый раз, когда пользователь вводит одноразовый пароль, который прислал банк, чтобы получить доступ к личному кабинету и оплатить коммунальные платежи.
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). С помощью нее можно узнать о том, кто автор документа и внесенных после отправки изменениях в файле. Документ, подписанный такой подписью в некоторых случаях может заменить бумажный.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Подпись с самыми широкими возможностями. Документ, который был подписан с использованием КЭП, считается документом, подписанным лично. Подписи (или сертификаты) выдаются в центрах выдачи, адреса которых можно найти, посетив сайт Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций. От того, чем занимается фирма, зависит цена сертификата. Чтобы просто сдавать отчетность и переписываться с контрагентами, потребуется «классический» базовый сертификат. Его стоимость будет около 3000 ₽ за один год использования. Для большинства задач этого сертификата достаточно. А в случае, если фирма участвует в торгах или делает запросы в Росреестр, потребуется докупить необходимые сертификаты.

---