Файл: Развитие ЕСМ-систем (Факультет информационных систем и технологий).pdf

Базовое понятие ECM-системы – управление документами (document management), что подразумевает управление жизненным циклом документа от его создания до передачи исполненного документа на хранение или уничтожение. При этом управление жизненным циклом применимо для любого информационного объекта.

Для работы с информационными объектами создаются библиотеки, которые могут различаться назначением хранящихся в них документов, например библиотеки финансовобухгалтерских документов, библиотеки конструкторской документации, клиентских досье и т. д. Для классификации таких документов используется более сложная система хранения, нежели привычная российским службам ДОУ номенклатура Но составление структуры хранения все равно будет ложиться на плечи сотрудников службы ДОУ, поэтому им нужно осваивать основы теории классификации.

Сотрудники служб ДОУ должны будут определить права доступа к документам (например, на чтение без права редактирования, на редактирование без права на уничтожение, на редактирование с правом удаления и пр.).

Сотрудникам служб ДОУ предстоит освоить основы информационной безопасности, разобраться в сущности электронно-цифровой подписи (ЭЦП), правилах ее применения, понять, в каких случаях необходимо ее использовать, а в каких – можно обойтись без нее.

2)Возможности ECM-систем

Управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т. д.);

Ввод в систему и управление полученными образами бумажных документов;

Совместная работа над общими документами и поддержка проектных работ;

Управление электронным архивом, автоматизация правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;

Workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначения рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;

Автоматизации публикаций, управление динамическим контентом (например, WEB или интранет) и взаимодействием пользователей для этих задач.

Таким образом, ECM-система интегрирует все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает единую инфраструктуру для управления документооборотом, минимизирует необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-задач. Такой инфраструктурный подход делает корпоративное содержимое доступным для практически всех бизнес-приложений организации. Однако, в ряде случаев ECM-система может не иметь решающих преимуществ в использовании перед «чистым» электронным архивом или workflow системой. Выбор СЭД должен определяться стоящими перед организацией задачами, ее структурой, готовностью ИТ-решений и многими другими факторами.

3)В чем разница между ECM и CMS?

CMS (Content Management System) = система управления контентом
ECM (Enterprise Content Management) = система управления корпоративным контентом

На первый взгляд может показаться что это примерно одно и то же, но на самом деле под этими аббревиатурами имеют совсем разные вещи.

Под CMS обычно подразумевают систему управления сайтом. Т.е. это движок, позволяющий довольно быстро построить работоспособный сайт и поддерживать его функционирование - редактировать контент, публиковать новости, модерировать дискуссии... Вот более-менее полный перечень возможностей корпоративной CMS.

ECM же - это комплекс приложений для управления всевозможным корпоративным контентом и бизнес-процессами. ECM может содержать в себе и корпоративный портал, и корпоративный сайт (вместе с его CMS), и вики, и систему документооборота.

4)Развитие ECM-систем

Развитие ECM-систем шло и продолжает идти параллельно эволюции Интернета: ECM-системы имели одни задачи в эпоху Web 1.0, к ним добавились новые в эпоху Web 2.0, и очередные новые теперь – когда на пороге Web 3.0.

Чтобы разобраться в арсенале технологических тенденций ECM, воспользуемся понятийным аппаратом OpenText – компании, которая имеет 18% мирового рынка ECM и является мировым лидером среди независимых вендоров ECM. В основе идеологии OpenText - триединство людей, процессов и контента, которые ECM объединяет для повышения эффективности бизнеса. Соответственно OpenText группирует технологии ECM в три категории, которые обеспечивают соответствующие потребности бизнеса: управление «вовлеченностью» в (Engagement); управление жизненным циклом контента (Lifecycle), и управление бизнес- процессами (Transaction).

На этапе Web 1.0 веб-сайты представляли собой по сути цифровые версии газет и корпоративных брошюр. Ограничения браузеров, небольшие скорости создавали ограничения для приложений. На этом этапе развития Интернета в фокусе внимания заказчиков и разработчиков ECM был прежде всего контент и задачи по обеспечению его жизненного цикла – архивирование, поиск, доступ и т.д. Параллельно стали решаться и смежные задачи: как управлять процессами работы с документами – согласованиями организационно-распорядительной и финансово-распорядительной документации, как управлять процессами совместной работы с документами в рабочих группах.

Спустя десятилетие пришли технологии Web 2.0, которые превратили Web в социальную платформу с приложениями, обеспечивающими интерактивность, мгновенный обмен информацией и сотрудничество. Возникли новые технологии сотрудничества, такие как блоги и wikis, их популярность стала быстро расти, и компаниям пришлось задуматься о том, как сотрудники получают контент за пределами firewall’а. Если в эпоху Web 1.0 технологии защищали контент и приложения внутри firewall’а, то для Web 2.0 вопросы информационной безопасности вышли на первый план. На этом этапе уже имевшиеся к тому времени технологии получили дальнейшее развитие с учетом потребностей управления не просто контентом, а контентом в огромных объемах, растущих чудовищными темпами; управления транзакциями не просто между несколькими людьми внутри подразделения, а транзакциями в сетях с большим количеством контрагентов за пределами единичного департамента единичной компании; управления коммуникацией с использованием социальных сетей и мультимедиа.

Сейчас на этапе становления находятся технологии Web 3.0. Речь идет о семантических технологиях, которые обеспечат интеллектуальность информации и ее доступность с разных мобильных устройств.Web превратится в систему искусственного интеллекта, который способен делать сложные сопоставления контекстов и на этой основе выдавать пользователю информацию с высокой степенью персонализации и релевантности. Важнейшей технологией этой эпохи станет интерфейс для мобильных пользователей, способный обеспечивать любую информацию в любом месте в любое время. Благодаря мобильным средствам сотрудничества человек может работать в любом месте. Менеджер по продажам – типичный пример мобильного работника, ему нужно быть на связи с разными людьми и иметь доступ к необходимой корпоративной информации постоянно. ECM-технологии это обеспечивают. Представьте виртуальное совещание. Мобильный работник может «войти» в переговорную, присоединиться, пригласить других, вместе с остальными посмотреть видеоматериалы, вместе с остальными принять участие в редактировании документа в реальном времени.

5) Что имеется в виду под корпоративным контентом?

Конечно, самым распространенным видом корпоративного контента являются офисные и бухгалтерские документы (договора, счета, отчеты, накладные, коммерческие предложения, презентации, электронные таблицы ...). Документ может представлять собой электронный файл, бумажку или форму, заполненную данными. Документами обычно управляют такие системы, как СЭД, ERP, CRM. Но этим все далеко не ограничивается

Оказывается, те сообщения, которыми сотрудники обмениваются по мессенджеру или на публичном форуме - это тоже корпоративный контент. Такой контент называется записями и существует отдельное направление для этой сферы - RM (Records Management)

Разумеется, email-сообщения - это тоже корпоративный контент, который управляется EAM системами (Email Archiving & Management )

Вэб-странички на корпоративном сайте или портале - тоже контент. Им занимаются системы WCM (Web Content Management)

Еще круче - контентом являются не только странички, но и Знания, которые могут на них присутствовать. И для знаний есть свои решения - KM (Knowledge Management)

Есть еще медиа-файлы (флэш-баннеры, видео реклама, фотографии). Ими управляют системы DAM (Digital Assets Management)

И, конечно, не забываем о базах данных, где может храниться любой структурированный и неструктурированный контент.

6)Этапы эволюционного развития

6.1)2008. Лучшие инструменты для управления контентом

Чтобы быть конкурентноспособным в бизнесе, необходимо обладать точной и самой актуальной информацией. Однако, из-за огромного объема информации становится сложно определить, что действительно важно и полезно. Вот несколько современных инструментов, которые позволяют эффективно работать с большими объемами данных.

6.2)2008. Documentum 6.5 - балланс между Enterprise 2.0 и ИТ-контролем

Идеальным баллансом между современными Web 2.0 технологиями и соответствием корпоративным политикам безопасности называют в EMC новую версию системы управления контентом Documentum 6.5. Карин Ондричек, директор по маркетингу Documentum, говорит "Вы можете предоставлять лучшую в мире систему управления контентом, но если конечным пользователям не нравится с ней работать, то огромное количество информации просто не попадает в систему. Documentum всегда считался лучшей ECM-платформой, но когда дело касалось клиентского интерфейса - позитив заканчивался". Новая версия Documentum 6.5 содержит сразу 3 новых пользовательских интерфейса: Centerstage Essentials (web-интерфейс для работников умственного труда, позволяющий создавать онлайн рабочие пространства с такими инструментами, как микроблоги, форумы, тэги, рейтинги, галлереи), Media WorkSpace (Flex-интерфейс для работы с медиаконтентом, тоже предоставляющий социальные инструменты) и MyDocumentum (простой десктоп-клиент для доступа к наиболее часто используемому контенту, в т.ч. в оффлайне).

6.3)2008. Open Text продемонстрировал реализацию CMIS на примере SAP

Один из лидеров ECM рынка Open Text представил прототип реализации доступа ERP системы SAP к контенту, хранящемуся в системе Open Text с помощью стандарта CMIS. Напомним, CMIS - это новый стандарт взаимодействия бизнес-приложений и ECM систем, который был на днях предложен основными игроками рынка (IBM, EMC и Microsoft). Open Text и SAP тоже принимали активное участие в разработке этого стандарта, и вот одними из первых представили его реализацию на практике. Многие эксперты побаиваются, что вся эта инициатива с CMIS может стать всего лишь маркетинговой кампанией без реальной поддержки вендоров, поэтому такие примеры практического внедрения CMIS как показали Open Text и SAP будут необходимы для роста популярности нового стандарта.

6.4)2008. SharePoint - уже среди лидеров в Магическом Квадранте по ECM 2008

Система Microsoft Sharepoint начинала свою карьеру в качестве корпоративного портала - веб-интерфейса ко всем корпоративным приложениям и источникам информации. Но аппетит приходит во время еды. Sharepoint становится настолько популярным, что уже не против перебрать на себя и спектр функций систем управления корпоративным контентом. Фактически, это уже произошло. Gartner назвал Sharepoint одним из лидеров рынка ECM систем. Напомним, последняя версия Sharepoint Server 2007 влила в себя систему управления контентом Microsoft Content Management Server, а также добавила интеграцию с редактором электронных форм InfoPath и Windows Workflow Foundation для автоматизации процессов. И хотя Sharepoint все еще проигрывает в возможностях другим ECM системам (Open Text, Documentum, FileNet), именно этот продукт диктует правила на ECM рынке благодаря своей власти над фронт-ендом.

6.5)2009. Open Text покупает Vignette за $310 млн

Канадский поставщик ECM систем, Open Text объявил о приобретении Vignette - решения для организации корпоративных порталов и управления web-контентом (WCM). Сумма сделки 310 млн долл. Аналитики отмечают, что функционально WCM продукты Open Text и Vignette очень схожи. Тем не менее, программное обеспечение Vignette для управления Web-контентом "несколько выше уровнем" и, возможно, будет предлагаться более крупным клиентам. Напомним, что собственная WCM система Open Text основана на решении RedDot CMS, приобретенном компанией в составе Hummingbird в 2006 году.

6.6)2009. Adobe LiveCycle ES вступает в эру Cloud Computing

Компания Adobe анонсировала новую "облачную" версию своей системы управления контентом Adobe LiveCycle ES. Ее можно будет размещать на платформе Amazon Web Services. Adobe намерена также предлагать аренду LiveCycle ES на серверах Amazon, а также круглосуточный их мониторинг и поддержку. Кроме того, в новой версии LiveCycle ES 2 появились два новых модуля: LiveCycle Mosaic и LiveCycle Workspace ES 2 Mobile. Первый предназначен для организации «порталов» - персонализируемых Rich-интерфейсов, где данные, получаемые из сервера LiveCycle, представляются на экране в виде «мозаики» из окон. Второй - обеспечивает сотрудникам доступ к системе с мобильных телефонов iPhone, BlackBerry или устройств на базе Windows Mobile. Главными конкурентами LiveCycle ES являются MS SharePoint, IBM FileNet и продукты компаний EMC и Open Text.