Файл: Типы документов и процедуры их обработки.pdf

1.Виды обработки документов.

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документационной информации, её быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Документооборот можно разделить не следующие этапы:

- экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

- предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

- регистрация

- рациональной движение документов внутри организации

- обработка исполненных и отправленных документов.

Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу.

2. Обработка поступивших и отправляемых документов

В процессе обработки поступивших конфиденциальных доку­ментов решаются следующие задачи защиты информации и ее носи­телей:
- не допустить попадания в данную фирму конфиденциальных документов других фирм и организаций;
- убедиться, что конверты, пакеты с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;
- предотвратить утрату документов после вскрытия пакета;
- исключить возможность Ознакомления технических работников фирмы с конфиденциальными документами;
- исключить возможность ознакомления любых работников фир­мы с конфиденциальными документами, имеющими пометку «Лич­но»;
- не допустить утерю документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;
- убедиться в комплектности документа, наличии всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствии факта подмены документа. 

---

2.1. Учет конфиденциальных документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам

Учет конфиденциальных документов предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа по ин­станциям, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, исполнения и использования документов. Учет этих документов и их хранение всегда централизованы в подразделении конфиденциаль­ной документации фирмы или у референта первого руководителя.

Основной целью учета конфиденциальных документов является обеспечение их физической сохранности. Учет конфиденциальных документов решает следующие задачи:

- фиксирование факта поступления или издания документа;

- фиксирование местонахождения документа;

- обеспечение поиска документов при проверки их наличия или необходимости обращения к документу;

- обеспечение справочно-информационной и контрольной рабо­ты по документам;

- предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черно­виков и редакций, приложений и отдельных листов.

Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов фирмы:

- учет входящих (поступивших, входных) документов;

- учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых, выходных) и внутренних документов;

- инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной информации.

- ввод в систему исходных сведений о документах и формирова­ние машинного (электронного) журнала (картотеки);

- контроль правильности внесенных записей и их соответствия учитываемым документам;

- распечатка на бумажном носителе введенных записей (отдельно по каждому документу или по всем документам за рабочий день) для формирования традиционного журнала (картотеки);

- распечатка при необходимости учетной формы (листа журнала, карточки) выдачи документа.

В электронный журнал конфиденциальные документы вносятся в хронологической последовательности их поступления в службу конфиденциальной документации.

Бумажные распечатки записей исходных сведений о докумен­тах, внесенных в электронный журнал, обеспечивают учетную функ­цию удостоверения факта поступления или издания документа, его местонахождения и места хранения. Распечатки в комплексе форми­руют традиционный учетный журнал (картотеку), в котором записи о документах располагаются в валовом порядке. Журнал является одновременно:

---

- описью конфиденциальных документов;

- страховым массивом учетных данных о документах на случай порчи или уничтожения электронного журнала.

Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам имеет вспомогательное значение и ведется совместно с банком данных на бумажных носителях. Авто­матизированный банк данных реализует функцию справочного и поискового обслуживания пользователей, контроля исполнения до­кументов и иногда работы персонала с электронными аналогами бумажных документов. Учетная функция сохраняется за традицион­ным банком данных.

Сведения об изменении местонахождения документа вносятся в электронный журнал, который выполняет в данном случае роль кон­трольного журнала. По окончании исполнения делается новая рас­печатка полных сведений о документе, которая помещается в тради­ционную картотеку вместо находившейся там распечатки исходных сведений о документе.

3. Формирование и хранение конфиденциальных дел

на магнитных носителях (дискетах и др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных докумен­тов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполните­лями делает номенклатуру правовой основой для разрешения исполнителям работать с конкретными делами.
В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и до­кументы, которые имеют инвентарную форму учета, например техническая и технологическая документация, печатные издания, аудио- и видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения и т. п.
Перечень заголовков дел оформляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников фирмы, которые допущены к делу и будут с ним рабо­тать. Конфиденциальные документы не должны попадать в госу­дарственный архив до истечения срока конфиденциальности их содержания, поэтому при их комплектовании в дела каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одина­ковый период конфиденциальности. Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и неконфиденциальное (открытое) дело или устанавливается предметная связь конфиденциальных и открытых дел. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В результате за­щита документов, дел и носителей информации становится более эффективной. Не следует отождествлять два разных понятия — срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело, хотя конфиденциальные документы характе­ризуются и тем, и другим понятиями.
Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.
Номенклатура конфиденциальных дел, составляемая как само­стоятельный документ или в виде приложения к общей номенкла­туре дел фирмы, должна иметь гриф ограничения доступа, соот­ветствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней дел и документов. Она учитывается как любой внутренний конфи­денциальный документ по картотеке подготовленных документов.
Любые изменения, дополнения и отметки при выполнении про­цедуры ведения номенклатуры вносятся в нее с разрешения руко­водителя службы КД.
В отличие от номенклатуры дел открытых документов при ра­боте с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в ка­честве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, которая включает в себя следующие операции:

---