Файл: ТЕХНОЛОГИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.pdf

Кроме выше перечисленного, современные СЭД так же реализует дополнительные задачи, которые раньше выполняли отдельные программы:

• Оперативный обмен информацией и документами – вместо электронной почты и интернет пейджеров
• Просмотр ленты новостей компании, ознакомление с опубликованными документами – вместо интранет порталов
• Работа с органайзером и списком персональных поручений – вместо ежедневников

ФУНКЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Исходя из задач, стоящих перед автоматизацией документационных процессов, определяется набор требуемых функций, которые должна реализовывать система документооборота:

• Создание атрибутных карточек документов
• Прикрепление к карточкам документов файлов произвольных типов
• Формирование текста документа из предопределённого шаблона с подстановкой в него значений переменных, которые могут быть в карточке документа или базе данных сэд
• Создание версий документов
• Формирование образа электронного документа на бланке с использованием шаблонов
• Сохранение образа документа в файл pdf или ms word
• Управление правами доступа пользователей сэд
• Создание маршрутов документов
• Управление движением документов по маршрутам
• Рассылка участникам документационных процессов уведомлений и напоминаний
• Ведение журналов документов
• Ведение справочников и классификаторов
• Регистрация и классификация регистрируемых в сэд документов
• Формирование поручений
• Поиск карточек документов
• Подписание документов эцп
• Формирование отчётов и статистики о движении документов

К общесистемным функциям автоматизированного документооборота можно отнести:

• Возможность удалённой работы с документами через интернет
• Использование информационного хранилища субд для хранения документов и метаданных
• Возможность одновременной работы с сэд
• Обеспечение информационной безопасности
  • Персональная аутентификация пользователей сэд
  • Шифрование трафика
  • Ролевая модель управления доступом
  • Использование цифровых сертификатов

ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА