Добавлен: 08.07.2023
Просмотров: 20
Скачиваний: 2
Введение
Родоначальником сегодняшнего рынка ЕСМ (Enterprise Content Management) можно считать сформировавшийся в середине 90-х гг. XX. в сегмент систем управления документами. После этого появился Интернет, а вместе с ним и обширная новая область-управление веб-контентом. В то же время началось сближение с отдельными решениями для поддержки электронной почты и совместной работы. Интернет инициировал повышение роли неструктурированных задач поиска и анализа данных.
Наиболее близким к понятию «электронный документооборот» является иностранный термин Document Management (управление документами). Программное обеспечение (ПО) эта категория управляет всем жизненным циклом офисных документов-от момента их коллективной разработки до архивирования. Основные компоненты систем Document Management являются механизмы индексирования, регистрации документов (check in/check out), управления версиями, жизненным циклом аннотирования и workflow.
На сегодняшний день организации имеют ряд документов, имеющих решающее значение для бизнеса, но существующих только в электронном виде, для работы с которыми требуется согласованная взаимосвязанная система. До сих пор это достигалось с помощью простых, но разрозненных инструментов, начиная от папок в файловой системе и электронной почты до специализированных приложений. При этом вся "бизнес-логика" содержалась в головах сотрудников, которые служили своеобразной справочной и поисковой системой для других, подсказывая им, где найти нужный документ или у кого спросить о нем. Можно сказать, что ЕСМ в организациях функционировала неформально, на общественных началах.
Однако неизбежно наступает момент, когда никто не в состоянии удержать в голове все взаимосвязи и всю логику организации информации, поэтому возникает необходимость в системе, которая могла бы решить эту проблему.
Первые три десятилетия развития ИТ были сосредоточены на структурированных данных, их сборе, хранении и обработке. Для работы с неструктурированной информацией использовались только простые инструменты, такие как текстовые процессоры. Но в конце 90 - х годов XX века сложилась парадоксальная ситуация. Более 80 % всей корпоративной информации в настоящее время хранится в виде неструктурированных документов. этом практически не было систем, которые обеспечивали бы ее надежное хранение и удобный доступ к ней.
Массивы электронной информации, накопленные в организациях, являются ее наиболее ценным интеллектуальным активом-корпоративной памятью. С таким имуществом следует обращаться с особой осторожностью. В то же время сохранить его недостаточно - интеллектуальные активы должны быть легкодоступны. Организации должны получать доход от вложенных в их создание инвестиций.
1. Сущность облачных ЕСМ-систем
Аналитики сегодня рассматривают EСM как стратегическую концепцию, призванную помочь справиться с последствиями информационного взрыва, поэтому необходимо разработать соответствующие решения, призванные объединить раздробленные технологии, поддерживающие работу с неструктурированной информацией.
На русский язык Enterprise Content Management чаще всего переводят как «управление корпоративным содержанием», что едва ли раскрывает происхождение и смысл данного термина.
Все знакомы с такими языковыми конструкциями, как управление документами, управление знаниями и управление взаимоотношениями с клиентами. Произнося их, никто не задумывается о смысле. Между тем глагол "управлять" означает "руководить", "направлять деятельность", "направлять движение". [1] Можно принять термин "управление бизнес-процессами", который подразумевает управление деятельностью людей. Но как управлять, скажем, знаниями? Как ими можно управлять?
Слово manage имеет несколько значений. Одно из них — «управлять», — наиболее популярно благодаря интересу к вопросам управления экономикой. Слово «менеджер» практически вытеснило из обихода слово «управляющий», которое повсеместно использовалось раньше. Но у manage есть и иное значение — «уметь обращаться», «справляться», поэтому термины Knowledge Management или Content Management следует трактовать как «умение обращаться со знаниями».
Английское слово content означает нечто, что содержится внутри чего-либо. Словосочетание применимо table of contents, т.е. содержание, а точнее перечень всего, что содержится в книге [4]. В информационных технологиях термин content стали использовать, дабы размножить понятие «документ» на такие нетипичные ранее данные, как видео, аудио и мультимедиа.
Кроме того, можно интерпретировать термин content как часть или элемент чего-то более сложного. Документ представлен в виде состоящего из отдельных информационных элементов (рiесе оf content), с которыми можно работать независимо друг от друга – например, разграничивать доступ к разным разделам документа.
Изначально понятие content management была тесно связана с процессом публикации и обновления информации на сайтах: нам нужна была технология, которая позволила бы нам контролировать релевантность сайта [2]. Термин "контент "использовался (и продолжает использоваться) в интернет-сообществе как синоним слова" информация", обозначающего содержание сайта, то есть все, что на нем размещено-тексты, рисунки, фотографии. Слово "контент" уже используется в русском языке (например, контент-анализ-это метод изучения прессы), поэтому вполне уместно использовать его без перевода, имея в виду информацию, содержащуюся в документе, или отдельные его фрагменты.
Слово «enterprise» в составе названия означает принятие технологии корпоративными заказчиками, ее способность решать задачи, стоящие перед крупными организациями. Технология ECM была применена для работы со всей корпоративной информацией, а не только для обслуживания сайта. [2]
Enterprise Content Management (ECM) – это способность обрабатывать неструктурированную корпоративную информацию. Эта формулировка отражает суть и является более логичной, чем определение "управление корпоративным контентом". Еще точнее назвать такие системы системами управления информационными ресурсами предприятия, поскольку они помогают "управлять" информацией - быстро ориентироваться в ней, а не командовать ею. [1]
Корпоративный информационный портал – это приложение, которое помогает организациям открывать внутренние и внешние информационные хранилища и предоставлять пользователям единый вход для доступа к персонализированной информации для принятия обоснованных бизнес-решений. [4]
Портал объединяет все источники информации (внутренние и внешние, структурированные и неструктурированные), а также все корпоративные приложения, включая ERP, CRM и ECM системы. Формально она не является частью ЕСМ, но без нее невозможно представить полноценную систему. [1] Портал обеспечивает представление информации, ее персонализацию, единство рабочей среды и политики безопасности, а также контроль доступа.
Важнейшие технологии ЕСМ представлены в таблица 1
|
Технология |
Назначение |
|
Document Мanagement (управление документами) |
Снабжает документы метаданными (атрибутами), что позволяет связать их с бизнес-процессами. Предоставляет основные библиотечные услуги, включая хранение, поиск, версионность, выписку документов. |
|
Imaging (массовый ввод и обработка сканированных документов) |
Обеспечивает технологический процесс сканирования бумажных документов, их атрибутирования (индексирования) и загрузки в репозитарии документов. |
|
Records Мanagement (управление записями) |
Обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения (как электронных, так и бумажных). Позволяет поддержать полный жизненный цикл документа — от его создания до уничтожения. |
|
Knowledge Management (управление знаниями) |
Предоставляет возможности поиска и анализа информации. Обязательным является наличие средств автоматической категоризации документов |
|
Web Content Management (управление информацией согласования, публикации и постоянного на веб-сайтах) |
Позволяет поддержать процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах. Обычно тесно интегрирована с системой управления документами |
|
Workflow (автоматизация деловых процедур) |
Предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д. |
|
Collaboration (коллективная работа) |
Предоставляет средства для обеспечения работы виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно ориентированные методы взаимодействия |
|
Enterprise Information Роrtal (информационный портал предприятия) |
Единая точка доступа ко всем корпоративным информационным ресурсам и приложениям. Обеспечивает персонализацию информации, интеграцию приложений, доступ при помощи любых устройств |
В течение длительного времени управление записями (РМ) было тесно связано с поддержкой рутинных канцелярских процедур. Сейчас этой технологии отведено одно из ключевых мест в концепции ECM [6]. Разработанные процедуры регистрации и хранения официальных документов идеально подходят для поддержки всего жизненного цикла любой информации, от ее создания до уничтожения. Это справедливо не только для бумажных документов, но и для электронных документов, в частности электронной корреспонденции, которая часто содержит важную деловую информацию. Распространение устоявшихся технологий на новые типы объектов, играющих ту же роль, несущих информацию о принятых решениях и фактах из жизни организации, которые могут иметь правовые последствия, очевидно [5].
Секрет нынешней популярности систем управления записями заключается в том, что они могут помочь поддерживать актуальную информацию на веб-сайте или в системе электронной коммерции, определять, какие данные ERP следует хранить, а какие нет, и так далее. Из чисто вспомогательного компонента информационной системы делопроизводство превратилось в стратегически важное решение, от успешной реализации которого зависит бизнес организации.
Помимо управления документооборотом Document Мanagement (DМ) включают также технологии имидж Инга (совместного использования бумажных и электронных носителей информации), управления веб-контентом (Web Content Management), цифровыми активами (Digital Asset Management), корпоративными отчетами (Enterprise Report Management), а также записями (Records Мanagement) [5].
Предпосылкой для объединения инструментов работы с различными типами контента стало осознание того, что управление всеми типами неструктурированной информации требует набора технологически идентичных функций (хранение контента, библиотечное обслуживание, workflоw, поиск) [5]. Как правило, этот тип архитектуры приложений включает в себя слои контента/данных, проектирование и выполнение бизнес-процессов, а также бизнес-сервисы, которые взаимодействуют с внешними системами.
ECM -это новая область, где терминология не определена окончательно. Даже эксперты иногда расходятся во мнениях.
Концепция ECM является результатом конвергенции систем документооборота, информации о веб-сайтах, автоматизации бизнес-процессов, групповой работы и управления знаниями, а также ряда других технологий. Это комплексное решение, обеспечивающее накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку документно-ориентированных бизнес-процессов и возможности анализа информации.
Некоторые аналитики включают интеграцию корпоративных приложений (EAI), сбор данных, Управление хранилищем, агрегирование и синдикацию контента и ряд других технологий в ECM. [1]
Для ECM это основа, потому что прежде чем вы сможете что-либо сделать с документами, вам нужно научиться хранить и организовывать их, поэтому организации, которые решают построить систему ECM, должны начать с управления документами [3]. Это позволит вам навести порядок в документах и сразу же позволит получить положительный эффект в виде экономии времени на поиск и исключения затрат на повторное создание документов.
Несмотря на автоматизацию, бумажные документы все еще используются и будут существовать довольно долго, поэтому решение ECM должно включать инструменты для ввода бумажных документов путем сканирования.
Таким образом, современная концепция ECM охватывает автоматизацию всех аспектов деятельности организации, связанных с обработкой документов.
Стоит отметить, что система ECM выходит за рамки одной организации и также используется внешними консультантами, партнерами, поставщиками и клиентами компании, поэтому сегодня она должна иметь компонент, обеспечивающий групповую работу. [2]
2. Что может система ECM
За последние несколько лет отношение организаций-заказчиков к системам ECM существенно изменилось. Менеджеры рассматривают позиции цена-качество, дальнейшую производительность и выбирают систему ECM.
Система ECM может решать в организации многие задачи, которые ранее были возможны только для отдельных более дорогих систем (СЭД, CRM).
Функции ecm-систем:
Рисунок 1. Функции ЕСМ
Организации рассматривают систему ECM как инструмент увеличения прибыли, поскольку с ее помощью сотрудники могут не только автоматизировать регистрацию документов, но и сделать документооборот частью бизнес-процессов, происходящих в организации. [1]
Руководство организации ставит конкретные задачи перед внедрением ECM, что упрощает работу поставщика услуг. Система ECM сопровождает выполнение практически всех управленческих и организационных функций в организации и вовлекает в работу всех сотрудников.
Заключение
Развертывание ECM в общедоступных облаках позволяет предприятиям повысить гибкость в реализации своих новых инициатив по контенту, значительно сократив при этом капитальные затраты на реализацию проектов (приобретение серверов, лицензий на программное обеспечение, оплату системных интеграторов). Переход на сервисную модель взаимодействия с оплатой за фактически потребленные ресурсы (по количеству пользователей, в зависимости от объема хранимых документов) позволяет уменьшить размер развернутых систем. Более того, для многих случаев использование файловых серверов вполне подходит, когда никакой кастомизации и интеграции просто не требуется.