Файл: Технология работы с документами.pdf

При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

3. Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Основная цель организации контроля исполнения — обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы.

Контроль исполнения включает:

1. постановку документа на контроль;

2. проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

3. проверку и регулирование хода исполнения;

4. учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:

1. формирование картотеки контролируемых документов;

2. направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

3. выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, и отчества и 4. телефона исполнителя (в крупных организациях);

4. напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

5. получение информации о ходе и результатах исполнения;

6. запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

7. регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

8. сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

9. снятие документов с контроля по указанию руководителей;

формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке:

- заданий последующих лет — ежеквартально;

- заданий последующих месяцев текущего года — ежемесячно;

- заданий текущего месяца — каждые десять дней, а в последнюю декаду — за пять дней и за три дня до истечения срока и исполнения документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя организации в целях повышения исполнительской дисциплины.

4. Группирование исполненных документов. Формирование и систематизация дел

При больших потоках информации только систематизированное размещение и упорядоченное хранение документов обеспечивает их быстрый поиск. Проверенный способ упорядоченного хранения документов – сгруппировать их по каким-либо признакам и подшить в несколько папок, а папкам с отобранными документами дать соответствующие названия и пронумеровать их. Для исключения переполнения помещений папками с ненужными документами, документам и папкам устанавливается предельный срок хранения. Подобные папки получили название «Дело».

Дело – это папка с документами, имеющая на лице­вой стороне регистрационный номер, название, указание на при­надлежность, год начала комплектования и срок хранения содер­жащихся в ней документов.

Запрещается подшивать в дело неисполненные или не законченные в производстве документы, разрозненные экземпляры из комплектов, дублирующие друг друга документы и документы, подлежащие возврату.

Приложения, независимо от даты их утверждения или регистрации, присоединяются к документам, с которыми они пересылались по почте или для пополнения которых они предназначались.

5. Обработка отправляемых документов

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

-составление проекта документа исполнителем;

-проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

-согласование проекта документа;

-подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

-регистрация документа;

-отправка документа адресату;

-подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его составления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров, исходящий документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

номер документа, включающий номер дела; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); исполнитель; примечание. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

6. Подготовка документов к архивному хранению.

Документы по срокам хранения делятся на следующие группы:

1) с кратким (до 3 лет) сроком хранения и подлежащие уничтоже­нию;

2) со средним сроком хранения (до 10 лет);

3) с длительным сроком хранения (свыше 10 лет).

Различают полное и частичное оформление сдачи дел на хране­ние. Полное оформление установлено только для дел долговремен­ного и постоянного хранения. Оно предусматривает нумерацию лис­тов в деле арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графи­товым карандашом, переплет документов в твердую обложку из кар­тона и прошивку ее суровой нитью на 4 прокола с закреплением кон­цов сургучной печатью, внесение уточнений в реквизиты обложки и составление заверительной надписи. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. Такие дела допускается хранить в стандарт­ных скоросшивателях, листы можно не нумеровать, а заверительной надписи не составлять.