Файл: Функциональная технология электронного документооборота.pdf

3. Анализ возможных конфигураций аппаратно-программных средств, необходимых для внедрения СЭД.

Основные тенденции развития СЭД

Наиболее заметными изменениями в тенденциях развития СЭД можно назвать переход от чисто «канцелярских» или просто «архивных» СЭД к расширению функциональных возможностей и созданию комплексных систем автоматизации документооборота, к интеграции с другими корпоративными приложениями, в том числе с ERP-системами. В составе корпоративных комплексов всё чаще появляются довольно хорошо развитые автоматизированные подсистемы, блоки, решающие задачи документооборота, имеющие функции электронного архива, обмена и представления информации самых разнообразных форматов и структур, в том числе неструктурированных форматов: аудио-, видео-, документального и изобразительного ряда, интернет-форматов и пр. Эти подсистемы явно выходят за рамки компетенции традиционных ERP-систем, реализованы и работают на тех же платформах в единой информационной базе. Интеграция корпоративных систем — одна из важнейших проблем современных крупных организаций. Через некоторое время эта проблема придет в SMB. По мнению ЮС, в эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией. Таким образом, возможность интеграции СЭД с другими приложениями критически важна и ее важность только возрастет со временем.

Ключевые особенности систем электронного документооборота.

 Не так давно, с появлением систем управления базами данных, предприятия смогли значительно оптимизировать управление данными, представленными в электронном виде. Такие компании существенно повысили свою эффективность. Существует огромное множество различных приложений – бухгалтерских, систем для страхования, заказа билетов и др.

Но у всех их присутствовал один существенный недостаток – работают подобные системы только с хорошо структурированной информацией. В то же время, многочисленными исследованиями установлено, что более 80% необходимого предприятию содержания, является неструктурированным. То есть оно представлено в разрозненных документах, изображениях различного формата, видеозаписях, аудиозаписях, флеш-роликах, веб-страницах и в другом совершенно различном представлении.

Именно для организации и систематизации работы с подобной неструктурированной информацией, разработаны системы электронного документооборота.

Рассмотрим системы электронного документооборота на примере СЭД iTs-Office.

iTs-Office – система электронного документооборота, обеспечивающая создание единого пространства для работы с документами на предприятии. Позволяет организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях любого масштаба.

СЭД iTs-Office построена на платформе Lotus Notes/Domino от IBM и является полноценной системой класса ECM (Enterprise Contetnt Management system).

В виду своей функциональности, данная СЭД может стать единой стратегической инфраструктурой для поддержки всего жизненного цикла плохо структурированной информации в организациях любого масштаба.

iTs-Office позволяет обеспечить всех сотрудников организации возможностью создания, управления, персонализированного представления и распространения содержания непосредственно в ходе выполнения ими своих обычных служебных обязанностей.

Ключевые особенности СЭД iTs-Office.

Масштабируемость.

Рассматриваемая СЭД позволяет обеспечивать одновременный доступ к системе неограниченному числу пользователей и поддержку распределенных хранилищ любого объема. iTs-Office обладает возможностями настройки и доработки, учитывая специфику организации любого масштаба, также она позволяет обеспечивать работу организаций с географически распределенной структурой.

Безопасность информации.

Безопасность информации обеспечивается характерными особенностями платформы Lotus Notes/Domino. Общепризнанный факт, что Lotus Notes/Domino является самой оптимальной платформой, которая обеспечивает защиту информации наилучшим образом, среди всех возможных аналогов. Не известны случаи взлома данной системы и утечки или утраты информации.

Используется многоуровневая защита доступа к документам, существует возможность подключения внешних средств электронной подписи.

Система безопасности защищает целостность данных в течение всего их жизненного цикла, от создания и согласования, до утверждения, публикации, архивации или удаления.

Открытость.

Система обеспечивает простую интеграцию с различными приложениями и информационными системами. СЭД iTs-Office поддерживает большое количество ведущих стандартов и форматов электронного представления информации.

Автоматизация бизнес-процессов.

iTs-Office позволяет управлять и контролировать контент на протяжении всего его жизненного цикла. Мгновенная рассылка документов на ознакомление, рассмотрение, исполнение без привязки к географическому месту нахождения пользователей.

Для обеспечения оперативной и простой связи между сотрудниками компании, привлечению их к участию в совместных бизнес-процессах, используется разработка IBM Sametime, а также почтовый сервер самой платформы Lotus Notes/Domino. Пользователи системы iTs-Office могут выполнять различные действия прямо из карточек документов (выслать закладку на документ любому пользователю, переслать документ и т.д.).

Система электронного документооборота работает в различном аппаратном и программном окружении – поддержка различных операционных систем и серверного программного обеспечения (Microsoft, Linux, Mac и др.).

Вывод.

В данной работе мы  ознакомились с понятием системы электронного документооборота, определили характерные особенности хранения информации в современных организациях и узнали о разделении информации на структурированную и неструктурированную.

Мы узнали, что существуют системы для работы только со структурированной информацией, а также более развитые системы, которые направлены на работу с неструктурированной информацией.

Не возникает сомнений, что в современных условиях информационного общества, перед каждой организацией остро становиться вопрос об обеспечении единого информационного пространства для работы с документами.

 Для демонстрации возможностей современных систем электронного документооборота, в качестве примера нами была выбрана популярная СЭД iTs-Office. На ее примере, мы рассмотрели ключевые показатели качества электронного документооборота, особенностями, которыми должны обладать современные системы электронного документооборота.  

С позиции пользователя, хорошая система электронного документооборота должна быть:

·   Многофункциональной;

·   Удобной;

·   Легкой в освоении:

·   Стабильной;

·   Надежной;

·   Быстрой.

Очевидно, что эффективность работы организации в целом в значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом.

Таким образом, мы можем сделать вывод, что для того, чтобы развиваться, каждая организация в тот или иной момент будет переводить свой документооборот в электронный вид. Вместе с тем, получая все большие возможности для развития и улучшения деятельности.

В эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией.

Список использованной литературы.

1.   Смирнова Г. Н. Электронные системы управления документооборотом

2.   Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения.

3. Баласанян, В.Э.Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М.,– 2003. – С.22—25.

4. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2004—49 с.

5. Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. – 2003. – №2. – С. 15–17.

6. Витин, Ю.Г. От документооборота классического – к электронному! / Ю.Г. Витин// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – № 4. – С. 50-55.

7. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.

8. Гельман-Виноградов, К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» / К.Б. Гельман-Виноградов // XI Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» – М., – 2005. – С. 84–87 (2005 а).

9. Гельман-Виноградов, К.Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. – 2005. – № 2. – С. 16–24 (2005 б).

10. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик// - Секретарское дело. – 2006. – № 9 – С. 45–75.

11. Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. – 2006. – №8. – С.20.

12. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2005. – №10. – С. 32–35.

13. Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М., – 2003. – С. 18– 23.