Файл: Методы ввода контента в информационные системы.pdf

Понятие контента. Виды контента.

Вместо введения и для начала необходимо понять, с чем нам приходиться работать. Контент, что это такое и каких разновидностей он существует. В первую очередь, что хотелось бы упомянуть – контент происходит от английского слова «content», что переводится как «содержимое» и , в принципе, это отвечает на основополагающий вопрос о предмете нашего разговора. Мы работаем с содержимым. Далее перечислим, каких видов бывает и какой нам нужен:

• Текстовый;
• Графический;
• Аудиовизуальный контент;
• Документы, переведённые в электронный вид, тоже относят к контенту.

Также, контентом, т.е., исходя из логики перевода с английского, содержимым называют всё информационное наполнение документов. Вот именно с такого рода контентом мы и будем дальше работать – документ и его содержимое.

Документы.

Поскольку, мы определились, что работаем мы с электронными документами и их содержимым, невозможно решить вопрос метода ввода контента в информационную систему без определения и классификации объекта нашей работы - документ.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Фиксация документа на этом носителе – есть документирование.

Классификация документов:

• По типу носителей (бумажные, магнитные, оптические, электронные, кинофотодокументы);
• По содержанию (первичные и сводные);
• По сфере деятельности человека (личные и официальные)

Конечно, мы не можем не указать на определённые свойства документов и что в них для нас важно. Информативные свойства документа, т.е. способность передавать информацию, различающуюся по актуальности, достоверности, доступности и полноте информации. Эксплуатационные свойства, т.е. сохранность документов, которые, в свою очередь, различаются по долговечности, прочности и способности противостоять различным воздействиям.

Самая важная составляющая документа и являющаяся обязательным элементом официального документа – это реквизиты. Есть постоянные реквизиты – типовые символы и индексы компании или организации; и переменные – символы и индексы, вносимые в процессе подготовки и оформления. Различные документы состоят из разного количества реквизитов, которых, в свою очередь, по ГОСТ’у Р 7.0.97-2016, введённому с 1 июня 2018 - 30 штук.

---

В основном используются официальные документы, создающиеся юридическими и физическими лицами, оформленные и удостоверенные в определённом порядке. К ним относятся и управленческие документы, т.к. определяются государственным стандартом как официальные и используются в текущей деятельности организации. Очень важна юридическая сила документа, т.е. свойство официального документа сообщается ему действующим законодательством, компетенцией его органа и установленным порядком оформления.

Юридически значимые реквизиты:

• Наименование организации;
• Дата;
• Регистрационный номер;
• Подпись;
• Печать;
• Грифы согласования и утверждения.

Мы не можем обойти стороной такое понятие, как жизненный цикл контента, поскольку ввод контента в информационную систему является частью оного. Ведь все документы проходят через 5 обязательных стадий:

1. Создание или получение;
2. Согласование и доработка;
3. Утверждение;
4. Распространение или публикация;
5. Архивирование.

И главные составляющие жизненного цикла документа, собственно говоря, это захват информации, т.е. ввод контента в информационную систему извне, и хранение контента, различающиеся по типам: базы данных, файловые системы, носители, библиотеки, хранилища данных.

Методы ввода контента в информационную систему

Наконец, определившись с основными понятиями и с чем нам придётся работать в момент ввода контента в информационную систему, мы переходим к сути нашего вопроса – к методам ввода и разбору сопутствующих элементов этого самого ввода.

На этапе захвата происходит ввод информации в систему, т.е. приём и первичная обработка документов, затем их предварительное рассмотрение и распределение, потом уже идут регистрация и создание.

В крупных организациях для приёма и их первичной обработки предусмотрено создание специальной службы, называемой экспедицией. В небольших организациях это задача лежит на хрупких плечах секретаря.

В задачи экспедиции входят: организовать учёт поступления документов из всех источников, их первичную обработку и координацию их движения. Документы формируются на рабочих местах с помощью стандартных офисных приложений. Получают либо по почте, либо сканируются и переделываются (с распознаванием символов или без) в цифровой вид. При подготовке документов необходимо, это крайне важно, соблюдение требований, установленных в законодательных актах Российской Федерации, о которых мы упоминали выше.

---

Документ оформляется на формате бумаге A4, иногда A3 (для схем и графиков) или A5 (для небольших документов, например справок). Каждый документ должен иметь верхнее, левое, нижнее поля не менее 20 мм (сделано для того, чтобы было место для колонтитулов и левое – для сшивания многостраничного документа), правое – не менее 10 мм. При оформлении документа на двух и более страницах – верхнее поле не менее 25 мм.

Обязательные реквизиты документа, обусловленные законодательством РФ:

• Название документа (кроме писем);
• Заголовок текста;
• Дата;
• Регистрационный номер;
• Текст;
• Подпись;
• Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Естественно, как мы уже говорили, каждый вид документа имеет свой набор реквизитов из 30 перечисленных в ГОСТ’е, в зависимости от характера документа.

Наименование организации составителя документа должно полностью соответствовать официальному названию организации: указывается полное и сокращённое название организации. Если есть вышестоящая организация, то над наименованием подшефной организации указывается сокращённое, а при отсутствии оного, полное вышестоящей организации.

В оформлении реквизитов входит наименование структурного подразделения – автора документа. Используется в бланках писем и бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений и указывается под наименованием организации. Наименование должностного лица – автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации. Название документа указывается в процессе его подготовки и должно соответствовать его содержанию, например акт, приказ, протокол, справка и т.д.

Заголовок текста должен отвечать на вопрос «о чём?». В заголовке коротко, чётко и ясно отражается основное содержание документа.

Дата формата ДД.ММ.ГГГГ, либо словесно цифровой (месяц в этом случае пишется словами) – юридически значимый реквизит. Дата создания документа, согласования и т.д., и окончательная – дата утверждения документа.

Регистрационный номер документа указывается или цифровым, или буквенно-цифровым. Для внутренних документов обычно указывается порядковый номер с начала года, в учебных заведениях – нумерация с начала учебного года.

Для текста документа рекомендуются шрифты 12, 13, 14 с межстрочным интервалом от 1 до 1,5, выравнивание по ширине и первую строку рекомендуется печать с отступом 1,25 от левого края.

---

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Подпись, юридически значимый реквизит, который состоит из указания должности (полный или сокращённый), роспись и её расшифровка. Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы текстового поля, расшифровка выравнивается по правому краю

Эмблема – символическое графическое изображение, отображающее деятельность организации или её местонахождение.

Справочные данные организации, такие как почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) , идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учёт (ИНН/КПП).

Отметка об исполнении документа в левом нижнем углу лицевой части или обратной стороны последнего листа документа. Включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона.

Гриф утверждения документа проставляется справа на верхнем поле первого листа и выравнивается по левому краю.

Адресат проставляется в верхнем правом углу. Строки выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией без пробела.

Каждый документ делится на три части: заголовочная, основная, оформляющая. Для того, чтобы работа по оформлению не начиналась каждый раз сызнова со всеми вышеперечисленными реквизитами и их особенностями, существуют бланки, которые в свою очередь делятся на общий бланк, бланк письма и бланк конкретного документа.

Общий бланк – обязательные реквизиты, плюс герб, эмблема, наименование вышестоящей организации (если есть), наименование организации, трафаретные дата и номер документа.

Бланк письма – те же реквизиты, плюс справочные данные об организации и ссылка на номер и дату документа.

Для документов, часто используемых в организации существуют бланки конкретного, например для приказов, служебных записок, договоров, справок и т.д.

Электронная подпись – это уже современный цифровой реквизит, для подтверждения подлинности, требуются закрытый ключ при создании и открытый – для проверки.

Регистрация документа.

---

После всех проверок реквизитов и соблюдений стандартов оформления переходим к следующему этапу ввода контента, к регистрации.

На данном этапе происходит запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующий факт его создания, отправления или получения. Во время процесса регистрации происходит снятие с документа показателей и занесение их в определённую регистрационную форму, что позволяет создать базу данных о документах учреждения.

Главные цели регистрации – это учёт документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учёта, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Каждый зарегистрированный документ получает свой регистрационный номер. Все документы регистрируются единоразово.

К нерегистрируемым документам относятся рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, печатные издания, пакеты с пометкой «лично» и т.д.

При регистрации документы вносятся в регистрационную форму. Существуют 3 вида регистрационных форм: журнальная, картотечная, автоматизированная-электронная.

Журнальная форма необходима, когда учёт документов вступает на первое место. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Картотечная форма более удобна и имеет ряд преимуществ перед журнальной. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и должны быть записаны в инструкцию по делопроизводству. Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью, она дополняется после рассмотрения документа руководителем.

Электронная регистрационная форма для внесения документа в Систему Электронного Документооборота (СЭД). Заполняются необходимые поля регистрационной карточки, а регистрационный номер будет присвоен автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присвоить номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически.

С внедрением СЭД среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%. Сейчас СЭД активно используются во многих сферах жизнедеятельности человека и значительно упрощает жизнь. Самые популярные из них: Directum, Docvision, ELMA, «Дело» и «1С: Документооборот»

---