Добавлен: 08.07.2023
Просмотров: 67
Скачиваний: 1
ВВЕДЕНИЕ
Такая проблема как модернизирование механизма управления процессом производства – привлекает к себе внимание всех индустриальных и пост индустриальных (информационных) государств. Для подтверждения данного утверждения достаточно заметить, что современный рынок товаров и услуг формируется в основном из достижений современной науки и техники. Но с увеличением его масштабов, усложняется и процесс коммуникации как внутри (какой-либо организации), так и между разными организациями или ведомствами внутри государства. Все это требует безостановочного модернизирования принципов управленческих механизмов, модернизации его структуры в более совершенную, улучшения технического и аппаратного оснащения сфер управления.
Коэффициент полезного действия сфер управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одно действие аппарата управления, работающего или связанного с информационными потоками, разработкой и формированием решений, не обходится без формального закрепления данного действия – процесса исполнения, создания и оформления документов.
На работу с документами завязаны полномочия и обязанности всех участников механизма координации трудового процесса: от людей, исполняющих, до людей руководящих. Кто-то заполняет документы, кто-то организует их перемещение по вертикали/горизонтали ветви управления или исполнения, кто-то на основании данных документов разрабатывает стратегию или какие-либо решения.
Документ – это официальная форма формального закрепления множеством способов на материальном, цифровом или прочих носителях информации об окружающем нас и формируемом нами мире, и его процессах.
При работе предприятия, вырабатывается множество документов, описывающих события произошедшие, происходящие или планируемые. Документы, созданные в процессе работы предприятия, обычно называют корреспонденцией.
Единая государственная система делопроизводства призвана помочь организациям в процессе управления, во избежание чрезмерной выработки задокументированной информации и её дублирования, поскольку в ней выработаны общие требования и рекомендации к процессам обработки документов, управления документооборотом, архивирования и поиска информации, и прочими процессами документооборота.
Актуальность данной темы можно объяснить тем, что в наше время в виду изменения закона о стандартизации и унификации большой интерес представляет решение, модернизирование и развитие проблем и трудностей, связанных с процессом унификации и стандартизации документов управления, как одного из важнейших факторов логистики, для повышения производительности труда.
Стандартизация – это
Стандартизация — это деятельность, направленная на формирование, выработку и установление требований, нормативов, правил и характеристик обязательных для выполнения, а также рекомендуемых для использования. Цель стандартизации — достижение оптимальной степени упорядоченности в той или иной области, посредством использования в частном или общем процессе установленных положений, требований, норм для решения и оптимизации существующих, планируемых или потенциальных задач. Основными результатами деятельности по стандартизации должны быть повышение степени соответствия объекта «общему виду», устранение национальных, территориальных и местных специфических барьеров в международном товарообмене и обороте информации, содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству в большинстве областей.
В тысяча девятьсот девяносто третьем году была введена новая категория нормативного документа — технический регламент, сформулировано правило по информации о нормативных документах. Заново были созданы формы применения в России стандартов международного и регионального уровня.
Данный пример подчеркивает, что деятельность органов управления стандартизацией весьма динамична, она всегда соответствует изменениям, происходящим в различных сферах жизни общества.
Новая система стандартизации позволяет всем заинтересованным лицам поучаствовать и внести свой вклад в формирование стандартов. Это выражается в правах потребителей, производителей, комитетов по оценке качества и прочих.
Цели стандартизации в сфере обеспечения соответствия условно можно разделить на две группы – общие и специализированные. Общие цели призваны организовать выполнение критериев и стандартов, являющихся общеобязательными. Это определено Законом РФ "О стандартизации", принятым в тысяча девятьсот девяносто третьем году. Конкретные же цели стандартизации относятся к определенной области деятельности.
Стандартизация осуществляется на разных уровнях. Уровень стандартизации различается в зависимости от того, участники какого географического, экономического, политического региона мира принимают стандарт. Так, если участие в стандартизации открыто для соответствующих органов любой страны, то это международная стандартизация.
Региональная стандартизация — деятельность, открытая только для соответствующих органов государств одного географического, политического или экономического региона мира. Региональная и международная стандартизация осуществляется специалистами стран, представленных в соответствующих региональных и международных организациях, задачи которых будут рассмотрены ниже.
Национальная стандартизация — стандартизация в одном конкретном государстве. При этом национальная стандартизация также может осуществляться на разных уровнях: на государственном, отраслевом уровне, в том или ином секторе экономики (например, на уровне министерств), на уровне ассоциаций, производственных фирм, предприятий (фабрик, заводов) и учреждений.
Международный опыт в области стандартизации
Международная организация по стандартизации (International Standard Organization; или ИСО) создана в тысяча девятьсот сорок шестом году двадцатью пятью национальными организациями по стандартизации. 
Сфера деятельности ИСО касается стандартизации во всех областях, кроме электротехники и электроники, относящихся к компетенции Международной электротехнической комиссии (МЭК). Некоторые виды работ выполняются совместными усилиями этих организаций.
ИСО определяет свои задачи следующим образом: содействие развитию стандартизации и смежных видов деятельности в мире с целью обеспечения международного обмена товарами и услугами. А также развития сотрудничества в интеллектуальной, научно-технической и экономической областях. Практическим результатом усилий деятельности этой организации являются разработка и издание международных стандартов.
На сегодняшний день в состав ИСО входят сто двдцать стран своими национальными организациями по стандартизации. Россию представляет Госстандарт РФ.
Непосредственно работу по созданию международных стандартов ведут технические комитеты (ТК), подкомитеты (ПК) и рабочие группы (РГ) по конкретным направлениям деятельности.
Схема разработки международного стандарта сводится к следующему: заинтересованная сторона в лице комитета-члена, технического комитета направляет в ИСО заявку на разработку стандарта. Генеральный секретарь по согласованию с комитетами-членами представляет предложение в Техническое руководящее бюро о создании соответствующего ТК. Последний будет создан при большинстве голосов «за» и в случае, если Техническое руководящее бюро убеждено в международной значимости будущего стандарта.
После достижения консенсуса в отношении проекта стандарта ТК передает его в Центральный секретариат для регистрации и рассылки всем комитетам-членам на голосование. Если проект одобряется 75% голосовавших, он публикуется в качестве международного стандарта. В технической работе ИСО участвуют свыше 30 тыс. экспертов из разных стран мира. Стандарты ИСО – наиболее используемые во всем мире, их более 10 тыс., причем ежегодно пересматривается и принимается вновь 500-600 стандартов. Стандарты ИСО представляют собой тщательно обдуманный вариант технических требований к продукции (услугам), что значительно облегчает обмен товарами, услугами и идеями между всеми странами мира.
В российской системе стандартизации нашли применение около половины международных стандартов ИСО. По своему содержанию стандарты ИСО отличаются тем, что лишь около двадцати процентов из них включают требования к конкретной продукции, основная же масса нормативных документов касается требований безопасности, взаимозаменяемости, технической совместимости, методов испытания продукции, а также других общих и методических вопросов.
Унификация документов
Одним из основных направлений в улучшении и модернизации работы с документами является унификация документов. Унификация – (если говорить о документах) это приведение к общему виду документов одной категории, универсализация документов.
Унификация выполняется для упрощения оборота документов, избавления от излишнего массива документов и их дубликатов, совместимости различных систем документооборота и т.д.
Сферу управления большинства организаций можно охарактеризовать как набор функций, которые она выполняет. Существуют типичные функции, исполняемые любой организацией, но также есть нетипичные или отраслевые функции.
Любая функция управления осуществляется через собственный массив документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.
Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.
Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД). Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.
Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.
При проведении унификации документов учитываются все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.
Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).
Стандартизация документов
Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым десятого июня тысяча девятьсот девяносто третьего года.
Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано тридцать семь общероссийских классификаторов.
Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.
Унифицированные системы документации
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы или на отдельные виды продукции, так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.
Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.