Файл: Тайм-менеджмент делового человека: актуальные проблемы и способы их решения.pdf

Введение

В условиях стремительного развития общества и ежедневного получения большого объема информации человеку нужно все больше времени, чтобы использовать предоставленные ресурсы в полном объеме. Ускорение темпов жизни приводит к тому, что люди должны либо чем-то жертвовать во благо главных целей, либо построить деятельность наиболее рациональным и эффективным образом, сокращая временные издержки. В этом им может помочь тайм-менеджмент как своеобразное направление или технология управления временем, позволяющая использовать этот ценнейший ресурс в правильном русле.

Хаотичность в построении деятельности, беспорядок в графике выполнения операций и отсутствие продуманного плана мероприятий приводят к тому, что человек не успевает совершать все необходимые дела. Вследствие этого возникает напряженность, нервозность, бесполезная трата сил и времени, что негативно отражается на результатах жизнедеятельности людей.

Тайм-менеджмент направлен на то, чтобы упорядочить ваши действия и операции, а также построить график их выполнения для достижения поставленных целей в максимально полном объеме и с минимальными затратами времени.

Цель работы – рассмотреть актуальные проблемы тайм-менеджмента делового человека и способы их решения.

Для достижения цели работы, были поставлены следующие задачи:

- рассмотреть сущность и задачи тайм-менеджмента;

- описать проблемы тайм-менеджмента и способы их решения.

1. Сущность понятия тайм-менеджмент

Time Management» с английского – «управление временем». В прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Тайм – менеджмент – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм - менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм - менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

---

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности^[1].

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм - менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Главная цель тайм-менеджмента, основанная на сущности данного понятия, представляет собой управление временем и достижение максимально положительного результата.

Основные задачи тайм – менеджмента

1. Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
2. Постановка, формулирование и определение цели.
3. Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
4. Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
5. Составление списков дел, которые необходимо сделать.
6. Фиксация времени с помощью хронометража.

Существует несколько основных принципов управления временем:

• планирование и фиксирование плана действий;
• расстановка приоритетов;
• фокусировка на главном;
• анализ опыта^[2].

Таким образом, Тайм-менеджмент представляет собой совокупность действий, направленных на упорядочение временных затрат на решение различных задач. Простыми словами, под этим понятием скрывается распределение, учет и оперативное планирование данного ресурса.

2. Актуальные проблемы тайм-менеджмента и способы их решения

---

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

1. Нет расписания работы на день.
2. Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
3. Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
4. Если управляющий не умеет распределять обязанности.
5. Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
6. Если работники не соответствуют своим должностям.
7. Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
8. Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Рассмотрим актуальные проблемы тайм-менеджмента:

1. Неправильная постановка цели. Основное правило тайм-менеджмента – это правильно поставить цель. При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями. Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Для решения данной проблемы можно применить методику SMART, которая позволяет выделить основные цели и правильно их поставить. В соответствии с данной методикой, цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени^[3].

---

1. Неправильно расставлены приоритеты. Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль. При решении этой проблемы можно использовать метод Эйзенхауэра – рис. 1.

Рис. 1. Метод Эйзенхауэра

1. «Сложные» и очень крупные задачи. Бывает так, что мы упираемся в проблему и не понимаем, как её решить, к кому обратиться с вопросом или за советом. Или задача кажется слишком крупной и масштабной и непонятно, с чего начинать. Наше подсознание просто откладывает такие дела. Мы отвлекаемся на другие задания, а тем временем нерешённая проблема никуда не девается. Она «вылезет» из проекта в самый неподходящий момент.
2. Несоответствие плана реальности. После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:
3. Составление плана тайм – менеджмента.
4. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
5. Этап выявления необходимых ресурсов.
6. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
7. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Пример плана представлен на рис. 2.

Рис. 2. Пример плана на неделю и месяц

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

Для составления плана можно применить такие методики, как:

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С.

Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20%всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

1. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%.

Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

---

1. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.
2. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела^[4].
3. Техника расстановки приоритетов. Используя эту технику, можно научится отделять важные задачи от первостепенных и решать, что же делать с последними;
4. Диаграмма Ганта. Она стала символом тайм-менеджмента. Диаграмму строят следующим образом: по вертикали откладывают задачи плана, по горизонтали – время. Получается очень удобный и наглядный инструмент для успешной реализации плана^[5]. Пример диаграммы Ганта представлена на рис. 3.

Рис. 3. Пример диаграммы Ганта

1. Планирование может ограничить свободу деятельности человека. Это не так. По правилам современного тайм-менеджмента планируемым должно быть не более 60 % времени. Остальные 40 % обязательно отводятся на резерв, а также на различные спонтанные дела
2. Немалое количество людей не считают тайм-менеджмент наукой и вообще сомневаются в его полезности. Обычно, такие руководители относятся к старой школе бизнеса. Им сложно адаптироваться в современных условиях. Необходимо не только начитаться книг известных психологов, но и понять свой коллектив, который ждет от руководителя понимания.
3. Тайм-менеджмент нужен только топ-менеджерам и совсем не нужен простым сотрудникам. Следуя логике, можно сказать, что менеджеры, скорее всего, когда-то были обычными сотрудниками, и если бы они не начали использовать таймменеджмент, то не стали высококвалифицированными и успешными специалистами^[6]. Однако дело оказывается в том, что успешные люди ведут себя иначе, нежели остальные. Все они имеют одну общую черту, они хорошо умеют управлять своим временем.

В заключении необходимо отметить, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Самое главное – правильно использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели.

---