Файл: Операции с документами. Офисный софт..pdf

Структура презентации - представляет собой документ, содержащий только заголовки слайдов, а также основной текст без графических изображений и специального оформления.

Термины и определения используемые в PowerPoint: Тemplate (Шаблон) - это презентация, формат которой и схема цветов могут использоваться для подготовки других презентаций. PowerPoint поставляется более с 100 профессионально оформленных шаблонов, которые вы можете использовать для подготовки ваших собственных презентаций.

PowerPoint default presentation (Установочная презентация PowerPoint) Это презентация PowerPoint, используемая в качестве шаблона по умолчанию.

С этой презентацией вы будете работать, когда выберете переключатель Blank Presentation (Пустая презентация) в диалоговом окне New Presentation (Новая презентация) . Шаблон презентации по умолчанию хранится в файле DEFAULT. PPT в каталоге, установлен PowerPoint.

• Master (Мастер) - в пакете PowerPoint имеются мастера для каждой ключевой компоненты ваших презентаций: слайд-мастер, мастер структуры презентации, мастер раздаточного материала и мастер примечаний. Рисунки и текст, которые вы разместите на этих мастерах, будут автоматически появляться на каждом новом слайде и страницах примечаний презентации.
• Slide Master (Слайд-мастер) - слайд, который содержит форматированные рамки фиксации (placeholders) для заголовка, текстов и других фоновых рисунков, которые вы хотите иметь на слайдах. Если вы сделаете какие-либо изменения на слайд-мастере, то они будут автоматически применены ко всем слайдам, которые настроены по слайд-мастеру.
• Color Scheme (Схема цветов) - основа из восьми цветов, которую вы можете применять в слайдах, страницах примечаний и раздаточном материале. Схема цветов состоит из цвета фона, цвета линий и текста и шести дополнительных цветов. Балланс этих цветов улучшает восприятие слайдов.
• Other Colors (Другие цвета) - цвета, отсутствующие в основной схеме цветов, которые вы можете использовать для специальных целей.
• Object (Объект) - текст, линии, формы, которые вы создаете при помощи инструментов работы с текстом и рисования геометрических фигур, а также любые картинки, которые вы импортируете из других приложений.
• Attribute (Атрибут) - свойство объекта, которое вы можете использовать для манипулирования объектом, использую инструменты и команды PowerPoint (линии, заливка, тень, цвет и форма) .
• Shape (Форма) - этот атрибут имеют объекты, которые вы создаете, используя инструменты работы с текстом или AutoShapes (Автоформы) . Объекты, созданные с помощью инструментов рисования линий, дуг и свободных (произвольных) Фигур, не имеют Формы, как атрибута.
• Border (Контур) - Видимая линия по краям объекта.
• Placeholder (Рамка Фиксации) - Рамка, которая появляется на слайде при работе с текстом до того, как вы начнете вводить текст. Каждая такая рамка окружена линией, состоящей из точек. Используя элементы управления этих рамок, вы можете изменить их размер, перемещать текст по слайду, изменять шрифт и цвет текста внутри рамок; возможно также изменение положения самого текста относительно этой рамки.
• Paragraph (Абзац) - это текст, введенный между двумя нажатиями клавиши < Enter >. Когда вы производите выравнивание текста и добавляете символы бюллетеня, действие применяется к абзацу.
• Text Tool (Инструмент “Текст “) - вы можете ввести текст в любом месте слайда, используя инструмент ввода текста панели инструментов Drawning (Рисование) . Текст, который вы вводите используя этот инструмент, не выводится на экран в режиме работы со структурой презентации (Outline View) .

Для понимания содержания работы по созданию презентации рассмотрим пример ее подготовки без участия Мастеров PowerPoint: сделаем черновой вариант презентации из двух слайдов, а затем применим к ним шаблон, который придаст ей профессиональный вид.

Приведем основные этапы создания презентации.

1. Начало создания новой презентации: Запустите PowerPoint или, если вы уже находитесь в этом приложении, выберите команду New (Новый) меню File (Файл) .

2. Выбор способа создания новой презентации: В окне New Presentation (Новая презентация) выберите переключатель Blank Presentation (Пустая презентация) для создания презентации без использования мастеров и шаблонов PowerPoint. Нажмите кнопку ОК.

3. Выбор макета первого слайда: Любую презентацию в соответствии с советами профессионалов рекомендуется начинать со слайда-заголовка, в котором указывается тема презентации, доклада, выступления и т.д. Поэтому в диалоговом окне New Slide (Новый слайд) выберите самый первый макет для создания слайда-заголовка презентации.

4. Создание первого слайда презентации: В появившейся рамке фиксации Click to add title (Нажмите для добавления заголовка) введите следующий текст примера: “Пакет подготовки презентаций Microsoft PowerPoint 4.0” . Для ввода текста выберите соответствующий шрифт, используя панель инструментов Formatting (Форматирование) или команду Font (Шрифт) из меню Format (Формат) . С помощью этой команды вы можете установить при необходимости размер шрифта, его цвет и тень текста заголовка.

Выделите рамку фиксации текста Click to add sub-title так, чтобы на экране появились ее элементы управления и нажмите клавишу <Del> для удаления ее со слайда.

После выполнения этапов 1-4 вы получили на своем экране первый слайд презентации, который и будет служить слайдом-заголовком. При желании вы можете изменить полученный слайд, например, путем добавления в него элементов дизайна по вашему выбору.

5. Начало создания второго слайда презентации: Выполните команду New Slide (Новый слайд) меню Insert (Вставка) .

6. Выбор макета второго слайда: В диалоговом окне New Slide (Новый слайд) выберите седьмой макет слайда, который будет содержать текст и рамку для рисунка из библиотеки ClipArt Gallery. Нажмите кнопку ОК. Преимуществом выбора макета слайда с областью размещения рисунка из библиотеки ClipArt является быстрая вставка требуемого рисунка без использования команды Insert Object (Вставить объект) из меню Insert (Вставка) .

7. Разработка второго слайда презентации: Используйте данный макет для подготовки второго слайда презентации. Этот макет содержит три рамки фиксации: для заголовка слайда (Click to add title) , текста слайда (Click to add text) и для размещения рисунка библиотеки ClipArt Gallery (Double click to add clip art) . В рамку для заголовка введите текст “Microsoft PowerPoint “; в рамку для текста введите: “При помощи PowerPoint можно создавать...” и т.д. В области рамки для рисунка дважды щелкните по кнопке Double click to add clip art (Щелкните дважды для добавления рисунка) . В появившемся окне приложения ClipArt Gallery выберите в категории Academic (Академическая) рисунок School Suppliers (Школьные принадлежности) и нажмите кнопку ОК. Используйте элементы управления рамки с рисунком для установки требуемых размеров рисунка и его положения на слайде.

При правильном выполнении предыдущих этапов вы должны получить подготовленный второй слайд, который также можно изменять по вашему вкусу.

8. Использование элементов дизайна для оформления слайдов презентации: Усовершенствуем второй слайд, например, используя элементы AutoShapes (Автоформы) панели инструментов Drawning (Отрисовка) . В палитре автоформ выделите форму Seal Tool (Инструмент пломба) , перенесите курсор мыши, который в данный момент должен быть представлен в виде знака “+“, в нижнюю часть слайда и растяните появившуюся фигуру до требуемых размеров.

После отпускания кнопки мыши введите в автоформу текст “Это очень просто!” , после чего выберите подходящий цвет заполнения формы с помощью команды Colors and Lines (Цвета и линии) меню Format (Формат) . При необходимости вы можете также включить тень для элемента автоформы. После этого разработка слайда будет закончена.

9. Применение шаблонов презентаций: Для профессионального оформления нашей презентации применим к ее слайдам шаблон из комплекта поставки PowerPoint. Для этого выполните команду Template (Шаблон) меню Format (Формат) и в появившемся диалоговом окне открытия файла шаблона презентации выберите любой из файлов (вид шаблона отражается в поле просмотра) , после чего нажмите кнопку Apply (Применить) .

Слайд примет новый вид. После окончания разработки слайдов, нажав кнопку Outline View (находящуюся внизу слайда) , вы автоматически получите структуру вашей презентации, которую вы можете распечатать, изменить в ней порядок следования слайдов и уровни заголовков текста в слайдах. Обратите внимание, что в режиме работы со структурой презентации в содержании слайдов не выводятся графические объекты и текст, размещенный в этих объектах.

10. Режим Slide Sorter (Сортировщик слайдов) или “Монтажный стол “: В режиме сортировщика слайдов, переход в который производится нажатием кнопки Slide Sorter, произведем окончательную подготовку презентации к демонстрации. Для этого установим визуальные эффекты вывода слайдов на экран с помощью панели инструментов Transition, которая содержит список эффектов, имеющиеся в пакете PowerPoint. Нажмите кнопку Rehearse Timings для запуска режима хронометража вашего выступления. При этом PowerPoint автоматически перейдет в режим полноэкранной демонстрации слайдов презентации. В нижнем левом углу экрана выводится таймер, который производит отсчет времени вашего выступления для каждого слайда. После этого, время выступления (в секундах) будет указано в нижнем левом углу каждого слайда.

11. Демонстрация презентации: Нажмите кнопку Slide Show (Показ слайдов) и наслаждайтесь работой самого популярного пакета подготовки презентаций.

3.Заключение.

Документация — это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.

Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработку и передачу в архив.

Документооборот на предприятии регламентируется графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель.

Для каждого документа в бухгалтерском учете ЗАО «Север» существует свой путь движения, т. е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1. составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;
2. передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;
3. проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;
4. обработка документа в бухгалтерии;
5. сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Недостатком организации документооборота в ЗАО «Север» является то, что сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных или воссоздание документов, уже существующих.

Для устранения указанных недостатков на предприятии рекомендуется внедрить систему электронного документооборота. Система электронного документооборота обеспечивает создание и движение документов по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение.

Также стоит отметить, что современную жизнь представить без современной техники просто невозможно.