Файл: Искусство ведения переговоров.pdf

Переговоры с наиболее перспективными контрагентами возглавляет Генеральный директор компании, а также заключает наиболее существенные договоры, влияющие на решение стратегических задач компании.

Директор дирекции материально технического снабжения назначает лиц, ведущих конкретные переговоры по определенным категориям закупок в рамках своих компетенций. На каждого сотрудника за подписью генерального директора оформляется доверенность с указанием его полномочий.

Переговоры по заключению контракта на поставку ГШО проводятся как продолжение предварительной коммерческой переписки между компаниями.

Ответственное лицо подготавливает и согласовывает:

• Участников переговоров;
• Справочную информацию по материалам контрагентов
• Коммерческие документы и предложения;
• Составление проектных коммерческих документов;

В каждом случае ведется видео запись проведённых переговоров. В дополнении ведется сквозной протокол, в котором отмечаются все отклонения и договоренности сторон.

Рассмотрим одну из проведенных встреч представителей АО «Воркутауголь» и ООО «Сибтранссервис».

Начало встречи. Включение ВКС, участники сторон приветствуют друг друга. Переговоры начинаются с представления менеджера АО «Воркутауголь» («заказчик») менеджеру ООО «Сибтранссервис» («поставщик»). «Поставщик» при дельнейшем сотрудничестве будет являться представителем ООО «Сибтранссервис». «Поставщик» будет вести переговоры и решать возникающие проблемы от лица фирмы ООО «Сибтрассервис».

После предварительной договоренности по электронной почте и телефону, на переговорах уточняются наиболее важные пункты договора.

Договор заключается сроком на один – три года. По истечении данного срока договор может быть продлен и перезаключен повторно на новых уловиях. «Заказчик» будет получать ГШО партиями со склада магазина находящегося в городе компании «заказчика», 1 раз в месяц. На каждую партию ГШО в системе SAP будет составляется счет-фактура, в которой будет указана дата поставки, вид материалов, его количество и цена. Стороны приходят к договоренности, что первая партия ГШО в складе-магазине будет составлять на сумму 10млн. руб. по позициям, прописанным в приложении. В дополнении на первую партию заказа согласована отсрочка платежа сроком на 6 месяцев. Контракт заключается на общую сумму 100млн. руб. Поставка товара будет проходить путем дооснащения склада-магазина требуемым материалом по мере списания. Риски, связанные с не укомплектованностью и порчей оборудования при доставке, берет на себя компания ООО «Сибтранссервис». По каждой позиции будет присутствовать сертификат качества оборудования.

По итогу обсуждения всех пунктов контракта, происходит подписание Генеральным директором АО «Воркутауголь» и представителем компании ООО «Сибтранссервис».

После совещания Генеральный директор приглашает всех в комнату отдыха для закрепления прошедшей встречи.

На основании рассмотренной встречи, подготовим следующие рекомендации для повышения эффекта проведения переговоров:

1. Подготовка плана встречи, акцент на наиболее важных формулировках;
2. Подковывать неблагоприятные факторы – благоприятными. Всегда иметь возможность предоставить положительный эффект.
3. Использование в начале и конце встречи положительные фразы, даже если компании в ходе переговоров не сошлись на обоюдном согласии;
4. Оговорить с коллегами заранее: ожидания партнеров, его позиции, желания, преимущества, его подходы к уступкам;
5. Всегда задавайте вопросы, на которые невозможно ответить одним словом «ДА» или же «НЕТ;
6. На протяжении встречи требуется повторять мысли партнера да бы не уйти только в свои выгоды, тем самым, не создав отрицательного эффекта;
7. Всегда есть компромисс – ищите его;
8. Не повторяться в высказываниях;
9. Не сравнивать;
10. Слушать – это одно из главных правил переговоров;
11. Не нужно высказываться производственной речью, так как это может привести к непониманию ваших собеседников;
12. Говорите ясно, четко, сжато. Не нужно давать излишние комментарии;
13. При любой неясности сразу же безо всякого смущения прямо спрашивайте у партнера, что он все же подразумевает;
14. Будьте вежливы, дружески настроены, дипломатичны и тактичны. Снизьте у партнера внутреннее сопротивление;
15. Будьте непреклонны, но сохраняйте хладнокровие, когда температура беседы поднимается;
16. Подумайте о тактических приемах ведения переговоров;

Заключение

Рассмотрев проведение встречи переговоров между партнерами компаний АО «Воркутауголь» и ООО «Сибтранссервис» можно сделать вывод, что успех проведения переговоров зависит во многом от умения сторон полноценно коммуницировать между друг другом. Для того, чтобы встреча прошла продуктивно требуется открытый диалог и двустороннее общение.

Конфликты возникают от неумения вести полноценное общение. В таких случаях стороны отказываются понимать друг друга. Возникает скрытость и подозрительность, что по итогу негативно сказывается на их дальнейшем сотрудничестве.