Файл: Система Optima Workflow(компания "Оптима".pdf

Введение

На сегодняшний день ни одна организация не обходится без документов будь то это образовательное учреждение, магазин или любая другая организация. Все без исключения имеют документы на своей организации независимо от того, маленькая она или большая. И для того, чтобы упростить работу с документами, разработчики придумали систему Directum RX.

DirectumRX — это облачный сервис для управления документами и бизнес-процессами, доступ к которому предоставляется по модели SaaS (программное обеспечение как услуга). Провайдером сервиса является компания DIRECTUM — один из ведущих российских разработчиков программного обеспечения в области электронного документооборота.

В DirectumRX  много систем, но мы разберем всего лишь Optima Workflow.

Основная часть

1.Функциональность системы и интерфейс системы.

OPTIMA-WorkFlow - комплексная платформа для создания автоматизированных систем управления документами

• Существует с 1997 г. и является собственной разработкой Группы компаний Optima
• Входит в число лидирующих систем управления документами на российском рынке
• Приобретена более чем 350 клиентами (более 8000 лицензий)
• Партнеры во многих регионах России, на Украине, в Латвии и Казахстане
• Текущая версия платформы - 1.19

Автоматизация всех видов деятельности по обработке документов:

• делопроизводство и канцелярия
• управление бизнес-процессами и административными регламентами
• контроль исполнительской дисциплины
• мониторинг эффективности деятельности, формирование отчетности и поддержка процессов принятия управленческих решений
• архивное хранение бумажных и электронных документов
• электронные библиотеки, управление знаниями
• преобразование бумажных документов в электронный вид: потоковое сканирование, распознавание, дедублирование, классификация, долговременное хранение, эффективный поиск и регламентированное уничтожение
• межтерриториальный и межведомственный обмен документами
• информационная безопасность, в том числе защита информации от несанкционированного доступа и искажений

OPTIMA-WorkFlow может автоматизировать документооборот и бизнес-процессы компании различного масштаба любой отрасли. Сегодня с системой работают такие организации, как Федеральная таможенная служба России, ТрансКонтейнер, Сибур, Газпром трансгаз Санкт-Петербург, Газпром добыча Оренбург, Лукойл-Информ, Государственно-правовое управление при Президенте РФ, ФССП России, МВД России, РОСПАТЕНТ и УКРПАТЕНТ, Верховная Рада Украины, Государственное управление делами Украины и многие другие.

---

Основные преимущества:

• открытая архитектура, применение самых современных технологий и промышленных стандартов
• гибкость, функциональная полнота и масштабируемость платформы
• наличие типовых (коробочных) решений
• высокая степень соответствия требованиям MoReq2
• полнофункциональный Web-клиент
• возможность создания территориально-распределенных систем
• применение ЭЦП для указания авторства и обеспечение юридической значимости документов, резолюций и решений по документам
• потоковое сканирование, распознавание, полнотекстовый поиск, штрих-кодовая и радиочастотная (RFID) маркировка и идентификация документов
• работа с различными СУБД и СХД (Microsoft SQL Server, Oracle Database, EMC Centera)
• простые и не требующие привлечения разработчика визуальные средства настройки и адаптации решений на платформе OPTIMA-WorkFlow
• удобный, настраиваемый, многоязычный интерфейс
• постоянное совершенствование платформы, развитые программы обучения и поддержки пользователей и эксплуатационного персонала
• репутация Optima — надежного партнера и разработчика платформы OPTIMA-WorkFlow, одного из крупнейших технологических холдингов России

Интегрированное решение, объединяющее в себе лидирующие информационные технологии и программные продукты:

• СУБД Microsoft SQL Server или Oracle Database
• EMC Centera в качестве системы долговременного хранения данных
• Microsoft Office, OpenOffice.org и другие офисные приложения
• Microsoft Internet Explorer, FireFox и Safari в качестве Web-клиента
• Microsoft Exchange, Lotus Notes, Novell GroupWise и любые другие системы электронной почты, поддерживающие стандартные протоколы SMTP / POP3 / IMAP4
• системы гарантированной доставки сообщений IBM WebSphere MQ Series и MSMQ
• Крипто-Про и любые другие средства криптографической защиты информации (СКЗИ) и электронной цифровой подписи (ЭЦП), реализованные как Microsoft Windows CSP
• SAP Crystal Reports и Microsoft Reporting Services для формирования отчетности
• ABBYY FineReader Scripting Edition и Retrieval & Morphology Engine для поддержки средств сканирования (в т. ч. потокового), распознавания, морфологического анализа и поиска документов

Полноценный набор инструментов для создания, развития и интеграции информационных системам:

• открытая системно-техническая архитектура «клиент-сервер»
• документированный объектно-ориентированный API
• открытая модель хранения данных
• собственная и доменная аутентификация, поддержка технологии Single-Sing-On
• поддержка LDAP: интеграция с Microsoft Active Directory
• поддержка средств создания и обработки документов, соответствующих стандартам ОLE (в частности, Microsoft Office)
• XML и Web-сервисы для обмена информацией между информационными системами
• исполнение скриптовых программных сценариев (VB и Java Script)
• средства для встраивания в Web-порталы на платформе Microsoft SharePoint Server
• развитой инструментарий для формирования отчетности и многое другое

---

Интерфейс Optima Workflow

2. Как зарегистрировать документы в Optima Workflow

Контроль и управление

В системе Optima-WorkFlow поддерживается прямое оперативное управление процессом документооборота. Это означает, что изменения в порядок обработки документов, вносимые уполномоченными пользователями, вступают в действие быстро и согласованно. Весь процесс движения документов, с точностью до минуты и имени исполнителя, система отслеживает и фиксирует в журналах. В случаях, требующих детального контроля исполнительской дисциплины, это позволяет организовать не только сам контроль, но и практику оповещений ответственных лиц о возникновении исключительных ситуаций или задержек.

Система Optima-WorkFlow позволяет организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне. Планирование процессов обработки и последующий контроль их исполнения производится с использованием простых и интуитивно понятных графических средств. Это заметно удешевляет процесс внедрения, избавляя от необходимости покупать и осваивать дорогие и сложные программные средства проектирования данных и логики бизнес-процессов, снижает общую стоимость владения системой.

3. Контроль исполнения поручений

В приложение «Клиент» включаются модули обработки особых объектов документооборота – нормативных документов и поручений. Приложение «Контроль исполнения поручений» предназначено для формирования поручений (в том числе периодических), постановки их на контроль (снятия с контроля), перепоручения задач, получения отчета об исполнении поручений, оповещения исполнителя о приближении сроков исполнения поручения.

Заключение

В заключение можно сказать, что OPTiMA-WorkFlow — это комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота. Она является гибкой, безопасной и, самое главное, открытой системой.

---