Файл: Наиболее распространенные ошибки при создании презентаций.pdf

Введение

В настоящее время презентация, созданная с помощью программного обеспечения Microsoft PowerPoint, стала ценным маркетинговым инструментом для бизнеса. С помощью нее возможно продемонстрировать свою последнюю кампанию в социальных сетях, представить свежие идеи контент-маркетинга или показать, как ваши цифровые маркетинговые результаты складываются с отличной маркетинговой презентацией PP.

К сожалению, большинство людей, которые используют Powerpoint для создания презентаций, полностью злоупотребляют этой технологией. Вместо того чтобы использовать эту программу для улучшения своих презентаций, они в конечном итоге дают расслабиться своей аудитории, а точнее, теряет ее внимание. Они ссылаются на то, что слайды PowerPoint слишком скучные, слишком устаревшие.

Правда в том, используете ли вы PowerPoint или другую любую программу, вы не можете винить программное обеспечение для презентации. PowerPoint — это инструмент, а не контент. Microsoft word не рассказывает интересных историй, это делает автор. И так же обстоит дело с презентациями PowerPoint: если вы заполняете их плохим контентом и дизайном, ваша презентация вылетает прямо в окно.

В связи с этим большинство из нас пережили скучные, неуместные или сбивающие с толку презентации. Но вспомните, вы в любом случае могли встречать действительно отличные презентации, которые были информативные, мотивирующие и вдохновляющие.

Какие ошибки допускают при создании презентации те люди, которые не способны увлечь и воодушевить аудиторию? Давайте рассмотрим некоторые из них, чтобы понять, как делать не надо. Это очень важный этап, ведь многие люди даже не осознают, что делают что-то неправильно. А как известно осознание проблемы - первый шаг на пути ее решения. Существует несколько самых распространенных ошибок, которые делают большинство пользователей Powerpoint. Избегая их, вы можете сделать свои презентации выдающимися.

Распространенные ошибки при создании презентаций.

Ошибка 1: «Недостаточная подготовленность».

Стив Джобс (сооснователь компании Apple.inc) был знаменитым вдохновляющим оратором. Его речи, возможно, и выглядели непринужденными, но на самом деле каждая из них требовала нескольких дней или недель подготовки. Казалось бы, разве оно того стоит, тратить столько времени на подготовку к одному выступлению? Определенно стоит. Выступления Стива Джобса считаются поистине фантастическими, он вдохновлял миллионы, а записи его речей до сих пор хранятся на видео сервисе YouTube и все еще собирают миллионы просмотров от пользователей с разных уголков этого мира.

Очень важна тщательная подготовка. Количество времени, которое тратится на планирование, зависит от ситуации, но хорошая идея начать как можно раньше, не откладывая в дальний ящик. Но нужно учесть, что невозможно быть полностью подготовленным.

Правильная подготовка также помогает вам управлять собой во время выступления презентации. Когда вы знаете свой материал изнутри и снаружи, вы гораздо менее склонны нервничать. А, зачастую, когда выступающий нервничает, это видит публика, которая слушает его. Люди могут перенять волнение оратора, могут принять это за недостаточную подготовку человека. Реакция может быть очень разной, но она точно не будет положительной и точно не той, ради которой выступающий готовил свое выступление

Важно иметь как можно больше предварительной информации о месте, где вы человек собирается выступать. Это может быть полезно, чтобы организовать, чтобы увидеть место проведения до начала мероприятия. Это очень помогает подавить страх, если вы можете визуализировать это место, пока готовите свой доклад. Однако, даже если нет возможности посетить это место, то вероятно возможно добыть такую информацию как размер помещения, расположение сидений, сведения об оборудовании, положение выключателей света, вероятность внешних отвлекающих факторов, например шума из другой комнаты.

Ошибка 2: «Не структурированность».

Эта ошибка обычно случается, когда люди плохо готовятся. Ведущий просто начнет говорить без четкой цели в уме и вдруг понимает, что время, выделенное для выступления - закончилось, или что аудитория скучает, потому что они не следят за тем, что говорится.

Для исправления данной ошибки, можно разделить свою презентацию на три части. Аудитория обычно не может сосредоточиться более чем на трех пунктах. Так же рассказать с самого начала, какие моменты будут обсуждаться. Зрители любят знать, чего ожидать. Стоит рассказать им об основных целях презентации непосредственно во введении. Использование соединителей таких как - представление основных моментов: «во-первых, во-вторых», внесение дополнений: «более того, кроме того», прояснение целей: «для того, чтобы ...», представление последствий: «следовательно, в результате» и подобных выражений для перехода из одной части презентации поможет аудитории правильно структурировать полученную информацию.

Ошибка 3: «Говорить на публику», а не «перед ними».

Слайды должны использоваться для дополнения презентации, а не служить опорой каждого сказанного слова. Не стоит предполагать, что наличие всего контента на слайдах означает, что нет необходимости что-то добавлять своими словами.

Одна из самых раздражающих, непрофессиональных и откровенных демонстраций презентационного безделья — это смотреть на экран, читая свой контент своей аудитории, проецируемый на экран. Даже если у презентатора нет большого количества текста, нужно избегать ловушки разговора с экраном (это происходит чаще, чем думают большинство выступающих). С точки зрения навыков презентации, это плохо, потому что ведущий теряет зрительный контакт с аудиторией.

Если презентатор застенчив и не может находиться перед людьми, можно практиковать вариант перемещения своего взгляда в разные части комнаты, смотря на руки, волосы, элементы внешности зрителей, но делать это всё в непосредственной близости от того, где находится аудитория. Это работает не так хорошо, как зрительный контакт, но это намного лучше, чем стоять к аудитории спиной и говорить, читая текст с экрана.

Ошибка 4: «Страх перед вопросами»

Некоторые ведущие боятся вопросов. Но есть и другие более распространенные проблемы, о которых важно подумать. Например, о людях, прерывающие презентацию, задающие свои вопросы в неподходящий момент во время презентации, или имеющие слишком много вопросов по окончанию презентации и выходящие за рамки данного временного периода. Если имеется достаточная подготовка, проведено собственное исследование и хорошее знание своей темы, то вероятность отсутствия ответа на заданный вопрос станет очень мала.

В начале своей презентации необходимо указать людям, на то, что в конце будет время вопросов. Это поможет избежать прерываний. Однако, если выступающий находится в большом конференц-зале и имеется стандартный формат, аудитория в курсе, что необходимо дождаться завершения, чтобы задать вопрос, поэтому в этом случае не нужно говорить аудитории о времени вопросов.

Люди, как правило, не задают трудных вопросов, чтобы озадачить спикера в ответе на них. Они обычно задают вопросы, чтобы увидеть интерпретацию ситуации или получить дополнительную информацию. В конце концов, выступающий сам исследовал эту тему, и вероятно единственный человек в этой комнате, который знает об этом больше всего.

Также можно следовать нижеуказанному плану, чтобы хорошо справится с вопросами. Если так случилось что выступающий не знает ответа на вопрос, можно сказать человеку, что уточнит эту информацию позже и вернётся к этому вопросу позднее. Оправдание не обязательно, никто не должен знать совсем все, и люди ценят честность. Как вариант можно попросить их визитную карточку или связаться любым другим способом после завершения презентации, чтобы вы заняться этим вопросом позже.

Во время вопросов важно следить за временем. Обычно не выделяется много времени на вопросы. Необходимо сообщить людям, что есть возможность задать только пару вопросов, так как осталось немного времени. Можно предложить ответить на любые оставшиеся вопросы по электронной почте, но придется следить за почтой, если дано такое обещание.

Ошибка 5: «Использование нестандартных шрифтов в PowerPoint».

В презентациях PowerPoint не место для использования замысловатых шрифтов, независимо от того, насколько привлекательным они кажутся. Когда хотят показать текст, он должен быть сразу же разборчивым.

Нужно придерживаться шрифтов, которые являются общими для большинства компьютеров Windows. Arial, Times New Roman, Tahoma и Verdana, - вот некоторые примеры шрифтов, которые загружены на большинстве компьютеров. Не использовать шрифты Chiller, Curlz MT или Rage Italic, так как они тяжело читаемы и презентатор покажется непрофессиональным использовав их.

Однако, создавая презентацию, вы всегда должны учитывать сообщение, которое вы хотите доставить, а также потребности и индивидуальность вашей аудитории. Например, Comic Sans не подходит для деловой презентации, но он довольно игрив, когда используется в презентации, созданной для учащихся начальной школы.

Также стоит обратить внимание на то, шрифты какого семейства используются на слайдах. необходимо помнить, что разные семейства по-разному воспринимаются на экране. Так, например, шрифты без засечек лучше воспринимаются в мелком тексте. А шрифты с засечками, напротив, могут смешать маленький текст в кашу. Нужно обязательно учитывать эти факторы при разработке своей презентации.

Именно от вас зависит, какой шрифт вы выберете, но будьте осторожны и выбирайте шрифты, которые просты, чисты, резки и удобны для чтения. И всегда используйте один и тот же шрифт для всех слайдов презентации.

Ошибка 6: «Размер шрифт».

Довольно часто текст, используемый на слайдах, слишком мал, чтобы прочитать его, сразу после проецирования на экран.

Как подобрать хороший размер текста для использования? Если перейти в заднюю часть комнаты, где будет сидеть самый дальний член аудитории, использовав на слайде маленький размер шрифта, если вы не сможете легко разобрать текст, то и любой член аудитории, сидящий в задней части аудитории, также не сможет этого сделать. Необходимо использовать размер увеличенный размер текста, чтобы он читался без затруднений из любой точки. Кроме того, хорошая идея использовать шрифты без засечек, такие как Arial (а не шрифты с засечками, подобные Times Roman) на слайдах, так как они легче читаются на экране.

Ошибка 7: «Переполненность контента».

Еще одна серьезная ошибка, которую делают многие люди — это попытка вписать слишком много текста на одном слайде. Зачастую переполненность текста происходит из-за представления не относящейся к основной теме информации. Когда презентатор выкладывает все текста на свои слайды, он не дает своей аудитории никакого стимула продолжать слушать его. Они просто будут читать слайд и отвлекаться на свои гаджеты во время ожидания, когда выступающий перейдёт к следующему слайду. Они просто будут повторять этот процесс до конца вашей презентации.

Также стоит помнить, что в презентациях важен элемент неожиданности и неизвестности. Нужно держать интерес аудитории, не разделяя все на слайдах. Вызвать их любопытство, давая подсказки словесно и подсказки на слайдах. Затем устно обсудить, что означают эти намеки.

Не стоит пытаться вставить слишком много информации в слайды. Хорошим правилом для умеренного количества текста будет не более четырех-пяти предложений на слайд и не более пяти слов в предложении. Если у есть больше предложений, лучше разделить их на отдельные слайды. Также для сокращения количества текста не стоит использовать большое количество аббревиатур, сокращений и жаргонов. Большинство людей в большинстве компаний имеют в своих презентациях множество акронимов, которые они регулярно используют. Экономия времени-это хорошо, верно? Но вот в чем проблема: аббревиатуры работают только тогда, когда всем промыли мозги, чтобы запомнить их. Если человек не запомнил термин, то его мозг тратит дополнительное время и энергию, выясняя, что это означает. Это приводит к отвлечению внимания. Средняя скорость речи составляет около 130 слов в минуту. Пять секунд, чтобы расшифровать аббревиатуру, а это означает, что человек пропустил десять слов, в основном целое предложение. Каждый раз, когда ведущий использовал аббревиатуру, это было равносильно тому, что слушающий надевал наушники на следующие пять секунд. Лучше делать этого со своей аудиторией.