Часто возникает необходимость рассылать большое количество писем, отличающихся только несколькими словами, например, во вступлении каждого из писем имеется отличное от других обращение Уважаемый господин Иванов, Уважаемая госпожа Никитина. Функция слияния документов, позволяет автоматизировать процесс создания таких писем.

На рис. 1 приведен текст письма, которое необходимо разослать 100 потенциальным покупателям.

НОВАЯ КОЛЛЕКЦИЯ

117343, Москва

ул. Пирогова, дом 555,

магазин Три толстяка

Уважаемый господин Петров!

Предлагаем Вам новый каталог с моделями сезона 2000\2001 года.

Цены и условия поставки Вы найдете в конце каталога.

Благодаря тому, что в прошлом году Ваш объем продаж был очень высок, мы предлагаем специальную скидку в 5%, в случае совершения сделки до 1 января 2000 года.

С уважением

Генеральный директор фирмы «Медведь»

Михаил Медведев

Рис. 1 Образец письма.

Создание писем для рассылки.

Для создания персональных писем с помощью слияния необходимо создать два разных файла: один – с шаблоном письма, другой – с данными об именах, фамилиях и адресах, подставляемых в текст шаблона.

Следующая последовательность действий создает тираж писем:

1. Выбрать команду Сервис/ Слияние.

2. Создать основной текст письма.

3. Создать данные для подстановки (или открыть готовый файл).

4. Вставить в основной текст поля, которые будут заменяться в процессе слияния на нужные слова, например на имена и фамилии.

5. Проверить, правильно ли работает подстановка, т.е. замена полей на реальное содержание.

6. Осуществить слияние и создать тираж персональных писем.

1.Создание основного текста письма.

• Выберите команду Рассылки/Начать_слияние . В появившейся вкладке нажмите кнопку Начать слияние в разделе Начать слияние. В появившемся списке выберите пункт Пошаговый мастер слияния. В следующем диалоговом окне необходимо поэтапно выполнить 6 действий мастера Слияния. Нужно будет:

1. Выбрать тип документа и нажать стрелку перехода Далее. Открытие документа.

На втором этапе необходимо сделать выбор документа:

Далее выбираем получателей вашей рассылки писем (если не выбрано ничего другого).

. Если списка не было заранее создано, необходимо его задать самостоятельно с помощью мастера Слияния.

В случае готового списка контактов для передачи сообщений нужно выбрать пункт Использование списка. При использовании существующего списка нужно использовать имена и адреса из файла или базы данных, нажав копку ОБЗОР. И выбрать соответствующий файл или БД.

Появится диалоговое окно вида БД, где указаны имена и адреса получателей вашей рассылки.

Следующим этапом будет создание самого письма:

, где можно добавлять либо удалять данные о плучателях.

Завершив составление письма, переходим на следующий этап Далее. Просмотр писем.

• В результате последних действий можно просмотреть список получателей, найти нужного из списка получателя, изменить список и т.д.

• Завершающим этапом будет переход на пункт Далее. Завершение слияния.

В этом разделе можно выводить письма на печать, либо изменить часть писем готовых к рассылке.

2.Создание и редактирование источника данных.

Источником данных называется документ (файл или база дынных), содержащий информацию о клиентах, используемую для создания писем рассылки.

Для создания источника данных необходимо сначала выбрать тип документа, выбрать получателей. На вкладке мастера Слияния создать его структуру файла или базы дынных, т.е. указать набор полей, необходимых для хранения информации по каждому клиенту. Для этого:

• В мастере Слияния в пункте Выбор получателя выберите кнопку Создание списка, а затем выберите команду Создать.

В появившемся окне виден уже сформированный список полей, который можно скорректировать в соответствии с потребностями пользователя.

Лишние поля легко удаляются из списка, для этого их надо сначала выделить, а затем нажать кнопку Удалить.

Имя нового поля следует ввести в окне Поле. а затем нажать кнопку Добавить поле в окне Поле.

(В имени поля запрещены пробелы, имена полей не должны быть длиннее 40 символов и должны начинаться с буквы.)

Сформируйте источник данных со следующими полями:

• Пол;

• Имя;

• Фамилия;

• Организация;

• Индекс;

• Город;

• Улица;

• Объем Покупок.

• После добавления нужных полей и удаления ненужных следует нажать кнопку ОК и сохранить источник данных в файле под именем КЛИЕНТЫ.

• После сохранения источника данных Word выведет сообщение о том, что источник данных не содержит самих данных, и предложит ввести их. Для редактирования данных выберите пункт Изменить список.

• В появившемся диалоговом окне введите информацию о клиентах. В поле «Объем Покупок» введите информацию, о сумме в рублях, на которую клиент заключил сделку в 2012 году.

3.Вставка условий в текст письма.

При тиражировании письма требуется изменять обращение к клиенту в зависимости от его пола: Уважаемый господин или Уважаемая госпожа. Для автоматизации определения вида вставляемого обращения вставим в текст основного письма условие IF-THEN-ELSE (Если-то-иначе), проверяющее пол клиента. Для этого:

• Установите курсор в начало той строки, в которой должно быть обращение к клиенту.

• Нажмите кнопку Правила

• на панели инструментов и выберите из списка строку IF…THEN…ELSE.

Рис. 2 Диалоговое окно Вставка поля IF

• В появившемся диалоговом окне в списке поле выберите слово “Пол”.

• В списке оператор выберите слово “Равно”.

• В списке значение введите «муж».

• В окне Вставить следующий текст: «Уважаемый господин»

• В окне В противном случае вставить следующий текст: «Уважаемая госпожа»

• Нажмите кнопку ОК

• После соответствующего обращения вставьте поле Фамилия.

Аналогично вставьте в текст письма сообщение о скидках для тех покупателей, у которых в прошлом году объем сделок превышал 10000 р. Для клиентов, у которых в прошлом году объем сделок был меньше 10000 р. соответствующее предложение должно отсутствовать.

Проверка результатов слияния.

Существует возможность проверить результат слияния основного текста и источника данных. В диалоговом окне слияние следует сначала нажать кнопку Объединить, а затем кнопку Проверка.

(Можно просто нажать соответствующую кнопку на панели инструментов.)

В появившемся окне Поиск ошибок выберите 2 вариант Создать составной документ, сообщая об обнаруженных ошибках по мере их обнаружения. Word создаст новое окно, в котором будут находиться все письма, созданные в результате слияния. Их можно просмотреть, а затем вывести на печать.

Если нет необходимости просматривать весь тираж писем, то можно воспользоваться кнопкой предварительного просмотра результатов слияния (на кнопке нарисованы парные кавычки и буквы АБВ.

4.Параметры слияния.

Существует возможность установить параметры слияния. Например, для того чтобы печатать только письма клиентам, проживающим в Москве, следует:

• Вызвать исходное окно Слияние.

• В пункте Объединение следует нажать кнопку Отбор записей.

• В появившемся диалоговом окне указать: поле Город; оператор равно; значение Москва.