Файл: Традиционные организационные структуры (Понятие организационной структуры и ее сущность).pdf
Добавлен: 28.03.2023
Просмотров: 219
Скачиваний: 2
Что касается функции в сфере маркетинга, то обычно в организациях существует как минимум один специалист по маркетингу. Эта работа требует соответствующего уровня образования и имеет свою специфику. Предположим, что координаторов можно обучить такого рода деятельности, но эта работа требует кроме специальных знаний ещё и временных затрат на исследования, анализ полученных результатов, подготовку проектов решений и т.п. Тогда как основная и первоочередная задача координатора это — организация и контроль проведения инспекций на основании заявок клиентов, в соответствии с методиками Компании «СИАМ», международными и российскими стандартами, а также ТУ.
Естественно, что для выполнения несвойственных функций тратится дополнительное, сверхурочное время. Одновременно, в связи с возросшими объемами инспекционных работ, также требуется все больше времени для выполнения заявок. Появляется опасность делать какую-либо работу менее качественно. Таким образом, с целью оптимизации функциональной нагрузки координаторов, качественного проведения маркетинговых исследований, предлагаем переложить функциональные обязанности не свойственные должности оперативного руководителя на вновь созданные штатные единицы оперативного и оперативно-технического менеджера, а по вопросам поддержания и развития коммерческих взаимоотношений с существующими и потенциальными клиентами компании на вновь созданные должности специалистов по работе с клиентами.
В существующей организационной структуре штатные химики линейно подчиняются менеджеру отдела минеральных грузов по Югу России, а функционально координатору лаборатории по Югу России, который координирует отдел нефти, газа и химии, а также отдел сельскохозяйственных продуктов. В связи с возросшим объемом лабораторных исследований, по мере необходимости привлекаются фрилансеры. Как уже отмечалось ранее, в компании приоритеты должны быть отданы качеству и надежности, что не в последнюю очередь зависит от личной заинтересованности сотрудников в благоприятном имидже компании. Поэтому, в условиях роста объема и высоких темпах роста заключения длительных контрактов, по нашему мнению, целесообразным будет выделение собственной лаборатории, обслуживающей только отдел минеральных грузов. В соответствии с данным предложением в штат дополнительно вводится должность руководителя лаборатории и еще пяти химиков, один из которых будет возглавлять группу химиков и замещать руководителя лаборатории на период его отсутствия.
Предлагаемая обновленная организационная структура представлена на рисунке 8.
Рисунок 8 - Измененная Организационная структура отдела минеральных грузов южного филиала «СИАМ».
В обновленной структуре непосредственно менеджеру отдела минеральных грузов подчиняются оперативный и оперативно-технический менеджеры, руководитель лаборатории и специалисты по работе с клиентами.
Каждому из оперативных менеджеров подчиняются по три локации. Локации возглавляет координаторы, в подчинении у которых инспекторы. Должность тальмана-пробоотборщика, тальмана в структуре показана пунктиром, что означает не постоянную численность этих работников, а максимально задействованную на момент исследований. На эту должность максимально привлекаются фрилансеры, хотя есть и штатные рабочие.
Рассчитаем затраты на содержание новых штатных единиц (табл. 2.2)
Таблица 2.2 - Затраты на содержание новых штатных единиц (тыс.руб.)
|
Должность |
Количество штатных единиц |
Оклад + другие выплаты |
Отчисления |
Всего (3+4)×2 |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Оперативный менеджер |
2 |
55 |
16,5 |
143 |
|
Координатор |
4 |
45 |
13,5 |
234 |
|
Специалист по работе с клиентами |
2 |
35 |
10,5 |
91 |
|
Руководитель лаборатории |
1 |
45 |
13,5 |
58,5 |
|
Химик |
5 |
25 |
7,5 |
112,5 |
|
Итого затрат в месяц |
639 |
|||
|
Всего затрат в год |
7668 |
Далее рассмотрим структуру расходов на персонал с изменениями в сравнении с существующей в 2019 году структурой расходов (табл. 2.3).
Таблица 2.3 - Структура расходов на персонал после реализации предложения
|
№ п/п |
Показатели |
2019 (тыс.руб.) |
% |
2018 (тыс.руб.) |
% |
Темпы роста, % |
|
2019/ 2018 |
||||||
|
4 |
Базовая заработная плата |
24424 |
25,7 |
29067 |
30,9 |
119 |
|
5 |
Сверхурочная |
6879 |
7,2 |
4719 |
5,0 |
69 |
|
6 |
Бонус |
5677 |
6 |
7140 |
7,6 |
126 |
|
7 |
Дополнительные льготы |
1034 |
1,1 |
1288 |
1,4 |
125 |
|
8 |
Социальные расходы |
3516 |
3,7 |
4025 |
4,3 |
114 |
|
9 |
Пенсионный фонд |
7421 |
7,8 |
8820 |
9,4 |
119 |
|
10 |
Внешнее обучение |
643 |
0,7 |
100 |
0,1 |
16 |
|
11 |
Почасовая оплата (фрилансер) |
45383 |
47,8 |
39023 |
41,3 |
86 |
|
Итого расходы на персонал |
94977 |
100 |
94182 |
100 |
99 |
Из табл. 2.3 видно, что в целом расходы на персонал снизятся. Значительно уменьшатся расходы на обучение, так как в 2018 году на эти цели была затрачена значительная сумма. В результате повысили квалификацию менеджеры нижнего уровня, три из которых в обновленной структуре займут места координаторов. Положительным также можно считать снижение оплаты за сверхурочные работы, которое достигается в результате перераспределения должностных функций, ранее исполняемых координаторами, а в новой структуре оперативными менеджерами и специалистами по работе с клиентами. Снизится сумма почасовой оплаты. Соответственно изменится структура расходов: возрастает доля базовой заработной платы и социальных отчислений.
В результате перераспределения функций и ответственности, а также оптимизации режима рабочего времени появляется возможность качественного своевременного обслуживания клиентов, заключения большего количества контрактов и соответственно увеличения доходов.
Пролонгируем существующую тенденцию увеличения числа контрактов и рассчитаем предполагаемую сумму доходов (табл. 2.4).
Таблица 2.4 - Расчёт предполагаемой суммы доходов за счет увеличения числа контрактов (тыс.руб.)
|
Год |
Показатели |
2016 |
2017 |
2018 |
2019 |
|
Длительные контракты |
65 |
75 |
110 |
140 |
|
|
Разовые работы |
74 |
70 |
63 |
60 |
|
|
Всего контрактов |
139 |
145 |
173 |
200 |
|
|
Доходы |
119590 |
178212 |
318118 |
367800 |
|
|
Средняя цена контракта |
860 |
1229 |
1839 |
1839 |
|
Таким образом, в таблице видно, что даже при средней цене контракта на уровне 2019 года, за счет роста числа контрактов доходы увеличатся.
Рассчитаем суммарный экономический эффект от предложенных мероприятий по формуле:
Суммарный экономический эффект = (снижение расходов на персонал) + + (увеличение доходов от увеличения числа контрактов).
Подставим данные в формулу:
Суммарный экономический эффект = (94977 - 94182) + (367800-318118) = 795 + 49682 = 50477 тыс.руб.
Таким образом, проведенные исследования и полученные в результате анализа выводы логично приводят к решению о необходимости оптимизации соотношения численности штатных работников и работников, нанимаемых по договорам возмездного оказания услуг. Также с целью уменьшения сверхурочных работ и повышения качества оказываемых услуг необходимо пересмотреть должностные обязанности менеджеров среднего и нижнего уровня.
Из табл. 2.4 видно, что благодаря обновленной структуре в целом расходы на персонал снизятся. Значительно уменьшатся расходы на обучение. В результате повысили квалификацию менеджеры нижнего уровня, три из которых в обновленной структуре займут места координаторов. Положительным также можно считать снижение оплаты за сверхурочные работы, которое достигается в результате перераспределения должностных функций.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Компания «СИАМ» – мировой лидер в сфере инспекционных услуг, экспертизы, испытаний и сертификации.
Ключевые услуги «СИАМ» можно разделить на четыре категории: инспекционные услуги; испытания; сертификация; экспертиза.
Объем оказываемых услуг за 2017-2019 гг. значительно возрос. В 2019 году темпы роста доходов заметно увеличились, а темпы роста расходов снизились в сравнении с 2017 годам. Это говорит, во-первых, об увеличившемся объеме работ, во-вторых — об оптимизации расходов. Наиболее заметна за исследуемый период положительная динамика темпов роста прибыли. Если в 2018 году, в сравнении с 2017 годом темпы роста этого показателя были 158 %, то в 2019 г., в сравнении с предыдущим годом — 231%.
Хорошими темпами растет оказание услуг по длительным контрактам. Такая динамика, на наш взгляд, является благоприятной для развития бизнеса. Заключение длительных контрактов после оказанных услуг и переход клиентов из отношений разовых услуг в отношения длительного сотрудничества может говорить о доверии, надежности исполнителя.
Анализ существующей организационной структуры показал, что число управленческих уровней не соответствует масштабам деятельности и возросшему объему работ. При анализе структуры расходов на персонал выявлено, что наибольшую долю в расходах на персонал составляет почасовая оплата фрилансерам. В 2017 году доля затрат на оплату труда фрилансерам занимала более 50%, в 2019 году наметилась тенденция к снижению этого показателя с одновременным небольшим возрастанием доли базовой заработной платы штатных сотрудников. В 2019 году увеличилась доля оплаты за сверхурочные работы. Это связано с тем, что увеличившаяся нагрузка на руководителей среднего и нижнего звена повлекла за собой необходимость занимать дополнительное время для подготовки отчетности в соответствии с требованиями стандартов, чтобы не допускать ситуаций, приводящих к претензии со стороны клиентов. В 2018 году финансовые претензии заметно возросли. Несмотря на небольшие суммы, этот факт наносит ощутимый ущерб компании. Речь идет о деловой репутации и надежности. Невзирая на предпринятые меры по соблюдению всех требований стандартов по выполнению работ, в 2019 году также не удалось избежать претензий.
Проведенные исследования позволяют сделать следующие выводы: рынок сюрвейерских услуг в портах Азово-Черноморского бассейна представлен множеством специализированных и смежных по специализации фирм; объем сюрвейерских услуг за 2017-2019 гг. значительно возрос в результате увеличения объемов перевалки грузов через порты Азово-Черноморского бассейна; «СИАМ» является одной из наиболее конкурентоспособной и эффективной сервисной организацией, политику которой можно сформулировать слоганом «надежность, качество, своевременность». Тем не менее, за исследуемый период были получены финансовые претензии; в условиях возросших объемов перевалки грузов через южные порты России компания вынуждена была в экстренном порядке решать вопросы кадрового обеспечения работ. В срочном порядке был расширен штат инспекторов, а с отдельными специалистами из числа руководителей нижнего уровня были заключены договоры о возмездном оказании услуг; технические ошибки, приводящие к финансовым претензиям, возникают в результате перегруженности функциональными обязанностями менеджеров нижнего уровня (координаторов); в структуре расходов на персонал наибольшую долю (45 %) составляет почасовая оплата фрилансерам. Несмотря на некоторые выгоды, в случае, когда речь идет о репутации компании, это не способствует безупречному исполнению обязательств по договору; в 2019 году увеличилась доля оплаты за сверхурочные работы (7 %), в сравнении с 2017 годом (5 %), что связано, прежде всего, с необходимостью занимать дополнительное время для подготовки отчетности в соответствии с требованиями стандартов, чтобы не допускать ситуаций, приводящих к претензии со стороны клиентов.
Предлагаем с целью уменьшения сверхурочных работ и повышения качества оказываемых услуг пересмотреть должностные обязанности менеджеров среднего и нижнего уровня; в связи со значительно возросшими объемами работ в портах Ростов-на- Дону, Ейск, Темрюк, Таганрог, ввести в штат должности координаторов в этих локациях; с целью оптимизации функциональной нагрузки координаторов, качественного проведения маркетинговых исследований, предлагаем переложить функциональные обязанности не свойственные должности оперативного руководителя на вновь созданные штатные единицы оперативного и оперативно-технического менеджера, а по вопросам поддержания и развития коммерческих взаимоотношений с существующими и потенциальными клиентами компании на вновь созданные должности специалистов по работе с клиентами; в условиях роста объема и высоких темпах роста заключения длительных контрактов, выделить собственную лабораторию, обслуживающую только отдел минеральных грузов. В соответствии с данным предложением в штат дополнительно ввести должность руководителя лаборатории и еще пяти химиков, один из которых будет возглавлять группу химиков и замещать руководителя лаборатории на период его отсутствия.