Файл: Первичные учетные документы.pdf

В Федеральном законе от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" говорится^[15]:

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни^[16].

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

---

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета^[17].

Как мы видим упростилась сама формулировка понятия бухгалтерского учета. Поменялись требования к бухгалтерскому учету, в том числе и к бухгалтерской отчетности. Изменилась сама политика ведения бухгалтерского учета. На сегодняшний день предприятие само выбирает способ его ведения, благодаря введению учетной политики. В выше сказанном видно, что обязательные реквизиты первичного учетного документа не изменились. Однако изменения произошли в требованиях к форме первичных учетных документов, теперь их определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Так же произошли изменения в составлении первичного учетного документа, на данный момент, он может составляться, как в бумажном, так и в электронном виде с электронной подписью.

Первичный учетный документ: счет-фактура

Налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета.

Налоговый учет - система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным настоящим Кодексом.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1. первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2. аналитические регистры налогового учета;
3. расчет налоговой базы^[18].

Счет-фактура - это основание для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ)^[19].

---

С годами форма счет-фактуры претерпела изменения.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 15.03.2001 N 189, от 27.07.2002 N 575, от 16.02.2004 N 84, от 11.05.2006 N 283, от 26.05.2009 N 451) имела простую форму (см. Приложение (Рис.1.1))^[20].

В Постановлении Правительства РФ от 26.12.11 N 1137 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 28.05.2013 N 446, от 24.10.2013 N 952) утверждается новая форма счет-фактуры (см. Приложение (Рис.1.2))^[21], где появляется строка исправление. Помимо прочих изменений, этим Постановлением утверждена форма корректировочный счет-фактуры (См. Приложение (Рис.1.3))^[22]. Корректировочный счет-фактура оформляется дополнительно к первоначальному документу, т.е. не может существовать отдельно от исходного счета-фактуры. Составлять корректировку следует в случае изменения цены и/или уточнения количества товаров, работ, услуг, переданных имущественных прав (абз. 3 п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ)^[23]. Срок выставления корректировочный счет-фактуры - не позднее пяти календарных дней считая со дня составления документа (договора, соглашения, иного первичного документа), подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав^[24].

Федеральная налоговая служба разработала новую форму – универсальный передаточный документ (См. Приложение (Рис.1.4)) Он совместит в себе функции счета-фактуры и бухгалтерской первички, позволит существенно сократить документооборот.

Многие реквизиты в счете-фактуре и первичном документе (например, накладной) дублируются. Потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, назрела уже давно. Но с правовой точки зрения это стало возможно лишь в 2013 году, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон № 412-ФЗ), который отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов^[25].

Зачем нужен УПД?

На основании универсального передаточного документа можно вести бухучет, списать затраты по налогу на прибыль, а также заявить налоговый вычет по НДС. Такое объединение функций вполне логично и закономерно, так как надлежаще оформленные первичные учетные документы необходимы не только для бухгалтерского, но и для налогового учета.

---

Вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, либо фактически уплаченные ими при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей и при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ)^[26].

В каких случаях можно использовать УПД

УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться - отменять их Минфин России не планирует (письма Минфина России от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230)^[27].

За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@)^[28].

Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:

• отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
• передача результатов выполненных работ;
• оказание услуг;
• передача имущественных прав;
• отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

УПД может использоваться и как совмещенный документ (первичный и счет-фактура) и как только первичный учетный документ.

Заметьте, использовать новую форму в документообороте не обязательно! Организации и предприниматели могут по-прежнему применять любые другие документы, соответствующие требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ^[29].

В заключении второй главы, хочется сказать, что со временем первичные учетные документы меняются. Вводятся упрощенные формы документов. Благодаря универсальному передаточному документу, который теперь можно заменить целый пакет документов, что снижает затраты, позволяя экономить ресурсы предприятия. Так же упрощает обработку информации, как в налоговом учете, так и в бухгалтерском.

3. Формы первичных учётных документов

---

Согласно приказу Министерства Финансов Российской Федерации от 30 марта 2015г. № 52н^[30] утвержден следующий перечень форм первичных учетных документов:

• Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ОКУД 0504101);
• Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ОКУД 0504102);
• Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ОКУД 0504103);
• Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ОКУД 0504104);
• Акт о списании транспортного средства (ОКУД 0504105);
• Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ОКУД 0504143);
• Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ОКУД 0504144);
• Меню-требование на выдачу продуктов питания (ОКУД 0504202);
• Ведомость на выдачу кормов и фуража (ОКУД 0504203);
• Требование-накладная (ОКУД 0504204);
• Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ОКУД 0504205);
• Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ОКУД 0504206);
• Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ОКУД 0504207);
• Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ОКУД 0504210);
• Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ОКУД 0504220);
• Акт о списании материальных запасов (ОКУД 0504230);
• Расчетно-платежная ведомость (ОКУД 0504401);
• Расчетная ведомость (ОКУД 0504402);
• Платежная ведомость (ОКУД 0504403);
• Карточка-справка (ОКУД 0504417);
• Табель учета использования рабочего времени (ОКУД 0504421);
• Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ОКУД 0504425);
• Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ОКУД 0504501);
• Авансовый отчет (ОКУД 0504505);
• Квитанция (ОКУД 0504510)^[31];
• Кассовая книга (ОКУД 0504514);
• Табель учета посещаемости детей (ОКУД 0504608);
• Извещение (ОКУД 0504805);
• Акт о списании бланков строгой отчетности (ОКУД 0504816);
• Уведомление по расчетам между бюджетами (ОКУД 0504817);
• Уведомление о лимитах бюджетных обязательств (бюджетных ассигнованиях) (ОКУД 0504822);
• Бухгалтерская справка (ОКУД 0504833);
• Акт о результатах инвентаризации (ОКУД 0504835);
• Акт приемки-передачи кассовых выплат, поступлений и обязательств при реорганизации участников бюджетного процесса (КФД 0531728);
• Справка о финансировании и кассовых выплатах (КФД 0531811);
• Приходный кассовый ордер (Унифицированная форма N КО-1) (ОКУД 0310001);
• Расходный кассовый ордер (Унифицированная форма N КО-2) (ОКУД 0310002);
• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (Унифицированная форма N КО-3) (ОКУД 0310003);
• Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Унифицированная форма N КО-5) (ОКУД 0310005)^[32];
• Платежное поручение (форма 0401060);
• Объявление на взнос наличными (ОКУД 0402001)^[33].

---