Файл: Моделирование предметной области «Покупка сырья и материалов» с помощью UML (Моделирование бизнес-процессов).pdf

2.2.2 Бизнес-процесс «закупка сырья и материалов»

Следующим ключевым бизнес-процессом, который был выбран в качестве объекта разработки требований к системе автоматизации, является процесс «закупка сырья и материалов». В отличии от бизнес-процесса «сервисное обслуживание автомобилей», процесс «закупка сырья и материалов» является и основным, и поддерживающим, что означает входные условия выполнения могут диктоваться как внешними запросами – закупка автозапчастей по заказу клиента, так и внутренними – закупка автомобильного масла, автозапчастей и расходных материалов.

Таким образом, для упрощения моделей бизнес-процесса и представления ее в виде диаграммы без загромождений можно выделить несколько сценариев выполнения бизнес-процесса:

• Сценарий 1. Закупка автозапчастей на склад;
• Сценарий 2. Закупка автозапчастей по заказу клиента;
• Сценарий 3. Закупка масла и расходных материалов.

Сценарий 1. Закупка автозапчастей на склад

Описание бизнес-процесса

Закупка востребованных запасных деталей на склад производится как для розничной продажи клиенту, так и для замены старой запчасти в процессе обслуживания автомобиля. Сервисный центр ведет учет остатка всех запчастей на складе на бумажном журнале. Закупка дополнительных деталей происходит по мере появления необходимости, то есть, как только количество запчастей, хранящихся на складе, становится ниже рекомендуемого значения. Появление потребности автосервиса в пополнении запасов деталей на складе является началом бизнес-процесса в рамках сценария «закупка автозапчастей на склад».

Первым шагом администратор сервисного центра на основе информации из журнала учета остатка запчастей на складе составляет в электронном формате список необходимых деталей, подлежащих закупке. Данный список содержит наименование, марку, модель детали и необходимое количество. Далее сформированный список отправляется по нескольким поставщикам для того, чтобы продавцы указали, какие у них товары имеются в наличии и по какой цене. После чего заполненные документы присылаются обратно в сервисный центр, где администратор обрабатывает полученные данные, составляет конечный вариант списка запчастей, в котором указывается наименование товара, количество и цена, которую указал поставщик, и рассылает соответствующим поставщикам для оформления заказа. Дальше заказ принимается в обработку, регистрируется, собирается и отправляется доставкой в автосервис. Данный этап бизнес-процесса составляет в среднем 2 рабочих дня. При доставке деталей формируется чек на покупку запчастей, который после будет использован при составлении счета расходов. Завершающим этапом бизнес-процесса является размещение закупленных товаров на соответствующие полки на складе. информационный сервисный рынок автосервис

Описание диаграммы модели бизнес-процесса

На рисунке 1 и рисунке 2 изображена по нотации eEPC диаграмма модели бизнес-процесса «закупка сырья и материалов» в рамках сценария закупки автозапчастей на склад. Процесс начинается с появления потребности в закупке дополнительных деталей для пополнения склада. Сначала формируется администратором список запчастей, которые необходимо закупить. В процессе выполнения данной функции используются записи из журнала учета остатка запчастей, и на выходе формируется готовый список. Далее администратор отправляет запрос поставщикам со списком для получения прейскуранта цен на необходимые детали. Получив соответствующую информацию от продавцов, администратор анализирует полученные данные и формирует финальный набор деталей с указанием наименьшей стоимости, которую просят поставщики. После чего, администратор делает рассылку с заказом соответствующим поставщикам и ожидает доставки деталей. При приемке заказа оформляется счет, и, полученные автозапчасти, размещаются на складе. На этом этапе бизнес-процесс завершается.

Рис. 1. Диаграмма модели бизнес-процесса "закупка сырья и материалов"

Рис. 2. Диаграмма модели бизнес-процесса "закупка сырья и материалов". Сценарий 1. Часть 2

Сценарий 2. Закупка автозапчастей по заказу клиента

Описание бизнес-процесса

Бизнес-процесс «закупка сырья и материалов» в рамках сценария закупки запасных деталей по заказу клиента, в большинстве своем, начинается с момента, когда клиенту необходимо поменять деталь в автомобиле, которая отсутствует на складе сервисного центра, реже, когда клиент отдельно обращается в автосервис для закупки запчасти в розницу. При частном заказе детали, счет на оплату оформляется сразу после формирования листа заказа, в котором клиент указывает наименование и марку необходимой автозапчасти. Цена товара в счете указывается из расчета не менее 50% от ориентировочной рыночной стоимости, оставшуюся сумму клиент оплачивает при получении автозапчасти на руки. После формирования заказа на деталь, администратор сервисного центра переносит документ в электронную форму и выполняет рассылку поставщикам на запрос информации по запчастям для уточнения наличия необходимой детали и ее стоимости. Получив необходимые данные, администратор выбирает наиболее выгодный для клиента вариант и оформляет доставку запчасти. В течение двух рабочих дней деталь привозят в сервисный центр, реже в течение четырех дней, если автозапчасть редкая, после чего администратор сообщает клиенту о получения его заказа. Далее клиент приезжает в сервисный центр, где совершает оплату оставшейся суммы, получает дополнительную гарантию на автозапчасть и забирает ее либо передает механикам для ремонта своего автомобиля.

Описание диаграммы модели бизнес-процесса

На рисунке 3 и рисунке 4 представлена модель бизнес-процесса «закупка сырья и материалов» в рамках сценария «закупка автозапчастей по заказу клиента». Началом бизнес-процесса является потребность в автозапчасти/автозапчастях, которая отсутствует на складе сервисного центре. В качестве первой функцией модели выступает заполнение печатной формы заказа детали клиентом и ее передача администратору автосервис. Далее, администратор смотрит по прейскуранту среднюю рыночную стоимость необходимой детали и выставляет счет клиенту в размере не менее 50% от ориентировочной стоимости. После оплаты клиент покидает сервисный центр, а администратор переносит информацию с бумажного формата в электронный вид. После чего, выполняется рассылка запроса поставщикам на получение информации о наличии указанного товара и о его стоимости. Как только все поставщики предоставят необходимые данные, администратор анализирует полученную базу и выбирает наиболее привлекательную для клиента позицию, оформив заказ с доставкой у продавца. После приемки заказа администратор уведомляет клиента по прибытии товара и выставляет ему дополнительный счет для оплаты оставшейся суммы. На данном этапе вариант завершения бизнес-процесса зависит от дальнейшего выбора клиента: он может передать полученную деталь механикам и, в таком случае, процесс закупки детали завершится началом бизнес-процесса сервисного обслуживания клиентов, либо он может забрать деталь и покинуть сервисный центр, что является выходным параметром процесса закупки автозапчасти по заказу клиента.

Рис. 3. Диаграмма модели бизнес-процесса "закупка сырья и материалов".

Рис. 4. Диаграмма модели бизнес-процесса "закупка сырья и материалов".

Сценарий 3. Закупка масла и расходных материалов

Описание бизнес-процесса

Помимо автозапчастей на складе сервисного центра также хранятся расходные материалы, используемые в выполнении операционных бизнес-процессов, и автомобильное масло разных сортов, которое является неотъемлемой частью сервисного обслуживания практически любого автомобиля. В связи с чем, появляется необходимость в закупке дополнительных единиц того или иного ресурса для бесперебойного выполнения основных бизнес-процессов сервисного центра. Эта необходимость послужила выработке нового сценария выполнения бизнес-процесса «закупка сырья и материалов». Закупка масла и расходных материалов, к которым относятся инструменты, канцелярские товары и др., проводится раз в месяц, в случае острой необходимости 2 раза в месяц.

Бизнес-процесс начинается с оформления администратором списка материалов, которые необходимо закупить. Данный список формируется путем ручного подсчета остатка каждого из видов материалов и сырья на складе: если количество оставшихся ресурсов меньше рекомендуемого уровня, то этот ресурс добавляется в список. Сформировав список, администратор лично едет на собственном автомобиле совершать покупки, после чего привозит купленные товары и размещает их на складе. Счет за покупку расходных материалов добавляется в счет расходов предприятия. Учет остатка расходных материалов не ведется.

Описание диаграммы модели бизнес-процесса

На рисунке 13 представлена модель бизнес-процесса в рамках сценария «закупка масла и расходных материалов». Интерфейсом процесса является необходимость в пополнении запасов расходных материалов. Первой функцией выступает подсчет оставшихся ресурсов и формирование администратором списка необходимых покупок. На выходе данной функции формируется список материалов, по которому будет производиться закупка. После этого сотрудник сервисного центра закупает товары из списка и размещает их на складе. Далее эти материалы используются в ходе выполнения бизнес-процесса, например использование инструментов в процессе обслуживания автомобиля клиента.

2.3 Анализ бизнес-процессов

После завершения этапа описания и разработки диаграммы моделей основных бизнес-процессов автосервиса был проведен детальный анализ, в ходе которого были выявлены болевые точки процесса, развитие которых является первостепенной задачей, также были оценены риски, которые могут возникнуть в ходе выполнения бизнес-процесса. Полученная в результате анализа информация позволила выработать модель будущего состояние бизнес-процесса, в котором последствия слабых сторон процесса были либо устранены, либо доведены до минимума.

Выводы

В ходе выполнения второй главы выпускной квалификационной работы были достигнуты следующие поставленные задачи в рамках основной цели:

• Исследовать объект внедрения информационной системы;
• Описать и формализовать основные бизнес-процессы: «сервисное обслуживание клиентов» и «закупка сырья и материалов»;
• Выполнить анализ текущей практики выполнения бизнес-процессов, анализ проблемных зон и возможных рисков.

Результаты, полученные в этом разделе работы, позволили разработать пользовательские, функциональные и бизнес-требования к информационной системе, внедряемой в деятельность автосервиса AutoHelp, описанные в следующей главе дипломной работы.

Заключение

Основной целью выпускной квалификационной работы является разработка списка требований к информационной системе автоматизации бизнес-процессов автосервиса «AutoHelp». Достижение основной цели дипломной работы сопровождалось выполнением промежуточных задач. Первым этапом работы был выполнен анализ предметной области. В рамках этого этапа было составлено описание объекта исследования – автосервиса «AutoHelp», смоделированы и описаны бизнес-процессы «сервисное обслуживание клиентов» и «закупка сырья и материалов» по eEPC нотации, и был выполнен качественный анализ смоделированных бизнес-процессов с помощью матрицы SWOT, на основе которого был выполнен анализ проблемных зон автосервиса и рисков, влияющих на выполнение процессов.

Следующим этапом дипломной работы была выполнена разработка требований и выбор системы автоматизации. В процессе выполнения этого этапа были разработаны на основе проблемных зон, рисков и пожеланий сотрудников автосервиса бизнес-требования, пользовательские нефункциональные и функциональные требования по методологии Карла Вигерса. На основе этих требований был выявлен пул информационных систем, которые больше всего подходили для управления и автоматизации бизнес-процессов автосервиса. Этот список состоит из трех ПО, одно из которых распространяется в свободном доступе бесплатно. Используя оценку пользовательских требований сотрудниками сервисного центра, была выполнена сравнительная характеристика выбранных программ и выбрана наиболее подходящая из них, удовлетворяющая почти всем требованиям – система учета заказа и клиентов автосервиса «Менеджер СТО».

Список литературы

1.Драгунова Е.В., Финк Т.А. Моделирование бизнес-процесса оценки конкурентоспособности предприятия. Изд. 3. М.: Молодой ученый, 2010

2.Репин В.В. Сравнительный анализ нотаций ARIS/IDEF и продуктов их поддерживающих (ARIS Toolset/BPWin) // FineXpert. 2001

3.Рубцов С. Опыт использования стандарта IDEF0 // Новые рынки. 2003

4.Павлов А.Ю. Управление бизнес-процессами на разных этапах развития современного предприятия // Инженерный вестник Дона. 2012. №2

5.Шатохин Д. Для чего нужно моделирование? // Советы экспертов. 2016

6.Скородумов П.В. Моделирование бизнес-процессов:подходы, методы, средства // Вопросы территориального развития. 2014. №5(15)