Файл: Построение организационных структур(Понятие, значение, определение организационных структур управления. Факторы, влияющие на формирование организационной структуры).pdf

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:

- математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств;

- графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Примерами могут служить «метасхемные» описания материальных, информационных, денежных потоков совместно с управленческими действиями.

- натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке их функционирования в реальных организационных условиях.

- математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур.

Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов. Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит от её характера, а также от возможностей для проведения соответствующего исследования.

2. Аналитическая основа оптимизации структуры управления

2.1 Характеристика конкретной организации

ООО «Третий дом» - один из крупнейших дистрибьюторов отечественных и зарубежных производителей бытовой химии, косметики, предметов личной гигиены и товаров для дома. Фирма специализируется на таком виде деятельности, как продажа бытовой химии. Региональные представительства компании расположены в городах: Саратов, Камышин. Компания работает в сфере FMCG более 17 лет, и на сегодняшний день имеет более 45 собственных магазинов розничной торговли в Волгоградской и Саратовской областях. Также возможно приобретение продукции оптом со складов Волгограда, Саратова и Камышина.

На сегодняшний день на ООО «Южный двор» трудится более 1000 человек. Их зарплата периодически индексируется и выплачивается регулярно. Работники офиса могут приобрести товар с 30% скидкой.

В настоящее время в компании проводится большая работа по организации производства и расширению ассортимента продукции.

2.2 Анализ существующей структуры управления

На данном предприятии принята линейно-функциональная структура управления, которая представлена на рис. 7. Главной задачей является максимальное получение прибыли.

Возглавляет предприятие генеральный директор, который реализует основные функции управления, такие как: оперативное управление, перспективное развитие, планирование, финансово-экономическую стратегию.

В круг функциональных обязанностей директора входит и кадровая политика, работа с кадрами.

Рис. 7 Существующая структура управления ООО «Третий дом»

Начальник отдела продаж - организовывает работу сотрудников отдела направления на эффективные продажи, выставляет и контролирует выполнение планов продаж, разрабатывает системы мотивации. Анализирует результат торговой деятельности, представляет полученные данные непосредственному руководителю.

Функция главного бухгалтера - ведение материального и финансового учета, определение заработной платы. Он организует учет поступающих денежных, расчеты с поставщиками и заказчиками, составлением бухгалтерской и налоговой отчетности).

Руководитель розничной сети осуществляет рациональную и эффективную организацию сбыта продукции предприятия через сеть розничных магазинов и филиалов компании, выполнение планов продаж розничной сети; доводит до сведения сотрудников план продаж и стратегию его реализации путем проведения собраний; осуществляет мотивацию сотрудников сети; контролирует работы отдела путем получения отчетности (месяц, квартал, год) и ее анализа. Анализирует результат торговой деятельности, представляет полученные данные непосредственному руководителю.

В функции главного ревизора входит работа с актами, оформление корректировок (возвраты, пересорты, корректировки цен); контроль за доставкой, работа с остатками продукции, резервами, анализ данных.

Кроме перечисленных выше функциональных руководителей Генеральному директору напрямую подчинены юрист, служба безопасности, аналитик, системные администраторы. Схема подчиненности Генерального директора должна быть усовершенствована, т.е. минимизирована.

Рассмотрим далее ветви управления заместителей Генерального директора.

Служба безопасности - учет дебиторской задолженности, проверка сотрудников компании на благонадёжность, сопровождение судебных дел и досудебных разбирательств.

Аналитик - отслеживание и разработка ценовой политики, анализ продаж, подготовка отчетной документации в соответствии со стандартами компании (ежедневной, ежемесячной)., проводка бонусов.

Юрист выполняет работу по соблюдению законности в деятельности предприятия

Секретарь - проводит предварительную сортировку документов, поступающих руководителю на рассмотрение и подпись;* собирает, обрабатывает и систематизирует информацию, необходимую руководителю для работы; обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, обеспечивает проведение телефонных переговоров руководителя; проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

В функции системного администратора входит организация доступа к локальным и глобальным сетям; настройка системы безопасности, планирование общей политики безопасности; установка и настройка сетевых сервисов, поддержание их в рабочем состоянии; поддержка рабочего состояния программного обеспечения серверов; защита от вирусов, обновление антивирусных баз, Составление заявки на ремонт неисправного, а также приобретение нового и модернизацию устаревшего аппаратного оборудования серверов, а также сетевого оборудования.

Отдел кадров занимается оформлением трудовых контрактов, переводом либо увольнением работников,

На мой взгляд целесообразно ввести новую штатную единицу в подчинение генерального директора - заместитель генерального директора - в подчинение которого передать юриста, службу безопасности и системных администраторов.

В подчинении начальника отдела продаж находятся:

- отдел закупок, который является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т.д. Менеджер по закупкам ведёт календарь закупок, в котором фиксирует все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю определяется время очередной поставки груза, состояние товарных запасов, источники поступления товаров, их стоимость, условия поставки.

- торговые представители - контроль и управление дебиторской задолженностью; поиск новых клиентов, проведение маркетинговых мероприятий, изучают потребности товарополучателей, определяют состояние спроса на отдельные товары, выявляют тенденции изменения спроса и прогнозируют его на предстоящий период. Думаю, что здесь можно было бы ввести еще одну единицу штата - мерчендайзера, которому бы перешла функция проведения маркетинговых мероприятий и добавилась бы функция обеспечивать выгодное расположение продукции на магазинных полках, отслеживать ее постоянное наличие в продаже, тем самым увеличивая продажи товара.

- уборщица поддерживает частоту и порядок на территории предприятия, её деятельность не связана с основным производством

Начальнику отдела розничной сети подчиняются:

• менеджеры - обучение персонала, проведение акций, мониторинг основных конкурентов на рынке, маркетинговые исследования внешнего и внутреннего рынка с целью определения потенциальных клиентов, сертификация товаров, оформление договоров
• начальник хозяйственной части - следит за внешним и внутренним обликом магазинов, наличием и состоянием торгового оборудования, необходимого для ведения розничной торговли, поиск арендуемых мест, контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей, регистрация касс. Данный человек занимается учетом и покупкой хоз. товаров не только на розничный отдел сети, но и на организацию в целом, поэтому правильнее было бы вывести из подчинения начальника отдела розничной сети и включить его в подчинение заместителя генерального директора. Также впоследствии перевести уборщицу в подчинение начальника хозяйственной части.
• администратор магазина должен организовывать процесс продажи в соответствии с основными критериями компании; составлять заявки на заказ товара, торговых и кассовых документов, рекламных материалов, хозяйственных средств; вести учет товара, предоставлять в бухгалтерию отчеты по проданному товару.

В свою очередь администратору подчиняются продавцы-кассиры, которые осуществляют продажу товара; обслуживают покупателей, знакомят с имеющимся ассортиментом товара; осуществляют прием товара по соответствующим документам; получают деньги от клиента за купленный товар.

В подчинение главного ревизора входят аналитики склада, которые принимают и обрабатывают заказы клиентов, выписывая все необходимые документы на товар; ревизоры, занимающиеся выявлением недостач и излишков товара на складе и в розничных магазинах сети; грузчики, комплектовщики и водители-экспедиторы, соответственно занимающиеся приемкой, сбором и доставкой товара клиенту. Думаю, лучше будет ввести в подчинение главного ревизора новую штатную единицу - начальник склада - в подчинение которого бы перешли бы все работники склада, а именно комплектовщики, грузчики, водители-экспедиторы и аналитики склада.

Исходя из анализа действующей организационной структуры системы менеджмента ООО «Третий дом» можно сделать вывод, что в ней отсутствует отдел маркетинга, в результате чего на анализируемом предприятии нет эффективно организованной маркетинговой деятельности.

Опыт различных фирм показывает, что грамотно организованная рекламная кампания увеличивает объем продаж на 10% без каких-либо изменений технических характеристик или потребительских свойств товара. Поэтому я предлагаю в подчинение начальника отдела продаж ввести отдел маркетинга, которому в свою очередь будет подчиняться аналитик, выйдя из подчинения Генерального директора.

Проведенный анализ линейно-функциональной схемы управления предприятия наглядно показывает, что руководство предприятия не уделяет внимания совершенствованию. Структура застывшая. И именно это является одной из главных причин того, что предприятие не выдерживает конкуренции, резко сдало свои позиции на рынке.

2.3 Анализ действующей регламентирующей документации

В настоящее время в Третий дом система набора и подбора кадров как таковая отсутствует. Прием работников осуществляется традиционными способами, такими как объявления в периодической печати, объявление на стенде компании и через сеть Интернет. Некоторая часть работников принимается по рекомендации уже работающих в компании.

Функции отдела кадров при приеме на работу сводятся к предварительной беседе с кандидатом и направление его на собеседование к руководителю подразделения, в которое намечен его прием. Положительное или отрицательное решение руководителя подразделения является основанием для приема на работу. Никаких тестирований и собеседований, имеется в виду профессиональное собеседование, с кандидатом не проводится.

При положительном заключении руководителя подразделения отдел кадров оформляет необходимые документы и готовит приказ директора о приеме на работу.

Адаптацией работников практически не занимаются. В редких случаях вновь принятому работнику назначается наставник. Такая ситуация не коим образом не способствует резкому сокращению текучести кадров

Общая характеристика персонала представлена в табл. 1.

Половозрастная характеристика - табл. 2.

Образовательная характеристика в табл. 3.

Состав персонала по категориям работающих в табл. 4.

Таблица 1