Файл: Организация выставочно-ярморочной деятельности в России (Теоретические вопросы организации и развития выставочно-ярмарочной деятельности в России).pdf

Любые две цели участия фирмы в выставке не должны быть противопоставлены друг другу.

При анализе долгосрочных, среднесрочных и текущих целей компании формулируются конкретные цели - количественные или качественные:

- увеличить объем продаж в данном регионе на столько-то процентов;

- показать имеющийся ассортимент продукции и определить спрос на предполагаемый ассортимент;

- продемонстрировать новые товары и их основные технические характеристики;

- дать возможность покупателям сравнить продукцию компании с конкурентами;

- осуществить немедленную продажу, опробовать новые методы продаж;

- сформировать, поддержать положительный имидж фирмы;

- увеличить узнаваемость предприятия на столько-то процентов;

- продемонстрировать удобство и легкость технологических работ.

Решение о выборе подходящей выставки должно приниматься при планировании ежегодного бюджета компании и расходов на маркетинг и рекламу. По моему мнению, не нужно делать выбор выставок прерогативой одного человека. В этом процессе обязательно должен принимать участие Генеральный Директор, а также руководители отделов маркетинга, продаж, развития и т. п. При этом нужно учитывать:

• тематику выставки (состав участников и посетителей);

• престижность;

• сроки проведения (насколько они сочетаются с остальными маркетинговыми мероприятиями);

• стоимость участия (оправдает ли она предполагаемый результат).

Важно определить основные параметры стенда: размеры, оформление, расположение. Выбор зависит от целей, стратегии компании, уровня участвующих конкурентов, значимости выставки.

Типы стендов зависят от того, как они территориально расположены, как они соприкасаются с соседними стендами - как они открыты по отношению к проходам.

Различают следующие виды стендов:

- стенд в ряду (Как правило, открыт только с одной стороны, слева и справа обычно размещаются соседние стенды. В зависимости от соотношения длины и глубины стенда различают узкие и глубокие или широкие и менее глубокие стенды в ряду. Стенд в ряду имеет минимальную стоимость, за остальные типы стендов надо доплачивать);

- угловой стенд (Открыт с двух сторон, одна сторона открыта на один проход, а другая - на поперечный проход, либо одна стена граничит с другим угловым стендом, другая с соседним стендом в ряду. Наличие двух открытых сторон увеличивает обзорность углового стенда. Стоимость углового стенда выше, чем стоимость стенда в ряду, при одной и той же площади);

- головной стенд (Головной стенд открыт на три стороны. Он существенно превосходит стенд в ряду и угловой стенд, поскольку позволяет посетителю войти с трех сторон, то есть с любого из трех проходов);

- блок-стенд (Блок-стенд или изолированный стенд окружен проходами со всех сторон. Он привлекает практически всех посетителей, поскольку расположен отдельно от всех остальных. Блок-стенд качественно превосходит все другие стенды. Он является идеальным для представительских целей. Такой стенд значительно более сложен по сравнению с другими в оформлении и размещении рекламы. Блок-стенд имеет более высокую стоимость по сравнению с остальными и требует дополнительных затрат на монтаж и оборудовании);

- стенд на открытой площадке (Стенд на открытой площадке, как правило, предназначен для очень крупных изделий, таких как машины, оборудование, спецтехника и т. п., которые обычно демонстрируются в практической деятельности. Часто экспоненты используют крытые помещения или тенты для проведения переговоров).

Хорошими для расположения стендов считаются места:

- направо от входа;

- в центральной части выставочной площади;

- наиболее приближенные к входу;

- на пересечении главных проходов;

- на пересечении главных и второстепенных проходов;

- в главных проходах;

- на пересечении второстепенных проходов.

Невыгодными для расположения стендов считаются места:

- возле дверей для вноса и выноса грузов;

- возле запасных выходов, тупиков, также возле колонн и за колоннами;

- возле туалетов, буфетов, тёмных пространств;

- возле более сильных конкурентов;

- возле мест проведения массовых мероприятий.

В зависимости от успешности участия в выставке необходимо зарезервировать хорошее место на следующую выставку.

2.3 Оценка результатов выставки INTERCHARM

Посещение выставки позволяет:

- изучить все сферы в области красоты и здоровья;

- собрать информацию о поставщиках оборудования, товаров и услуг;

- практически протестировать продукцию, собрать информационные каталоги, контактную информацию и многое другое.

Эта информация позволит систематизировать собранную информацию, расширить контакты в сфере красоты и здоровья, выбрать направление деятельности.

После завершения выставки проводится всесторонний анализ работы на выставке, оценивается эффективность участия и составляется итоговый отчет по участию в выставке.

Объективные показатели работы предприятия на выставке, которые позволяют оценить эффективность его участия в ней, и есть не что иное, как коммерческие итоги. Рекомендуется в последний день выставки произвести первую оценку результатов по следующим параметрам:

1) количество посетителей на стенде всего, по отдельным дням и периодам времени (часам) в течение дня;

2) количество проведенных переговоров по целевым группам посетителей, темам, в разрезе товаров и услуг;

3) количество новых контактов с заказчиками и их анализ;

4) количество и объем заключенных контрактов;

5) перечень перспективных партнеров — посетителей стенда, с которыми следует установить контакт;

6) отзывы посетителей о представленных продуктах и услугах, по оформлению стенда, о различных мероприятиях, проведенных на стенде;

7) дать собственную оценку проведенным семинарам, докладам, пресс-конференциям;

8) оценить эффективность работы стендистов;

9) подвести итоги по работе с организаторами выставки.

Поскольку участие в выставочных мероприятиях является для предприятия своего рода инвестицией, возникает необходимость в сравнении затрат с полученными результатами. Задача довольно сложная, так как все результаты в количественном выражении представить сложно.

Основными элементами контроля, на которых основывается оценка эффективности участия предприятия в выставочно-ярмарочных мероприятиях, являются:

1) сметные и реальные затраты на участие;

2) затраты на рекламу и пропаганду, а также вызванный ими резонанс (как он проявляется в реакции посетителей);

3) впечатление, создаваемое стендом, и соответствующий отклик о стендах конкурентов, принимавших участие в выставке-ярмарке;

4) предложения и наблюдение рыночных тенденций;

5) эффективность работы персонала на стенде;

6) оценка состава посетителей стенда (количество посетителей по отдельным странам и регионам, структура посетителей по направлениям деятельности, должностям, целям и т. п.);

7) поступление заказов, полученных во время работы на стенде, и сравнение их с ожидаемыми результатами.

Вывод очевиден – выставка является мощнейшей информационной площадкой для потребителя, бизнесмена, эксперта, аналитика. Собрав всю необходимую информацию, можно спланировать закупки, сформировать бюджет, открыть новый бизнес либо провести аналитическую работу для заинтересованных лиц.

2.4 Организационные процессы на выставке

Основная роль в обеспечении успешного участия фирмы в ярмарке или выставке принадлежит персоналу, занятому в проведении данного мероприятия. Этот персонал должен пройти соответствующее обучение и с ним необходимо провести инструктаж, во время которого следует оговорить вопросы, касающиеся данной ярмарки или выставки. А именно, прежде всего следует рассмотреть:
-цели участия в ярмарке или выставке;

-распорядок работы сотрудников фирмы;

-обязанности отдельных сотрудников во время проведения данного  мероприятия;

-график дежурства на стенде;
-порядок работы со средствами массовой информации;

-перечень услуг, предоставляемых на ярмарке или выставке;

-сегменты возможных посетителей;
-возможные модели поведения посетителей ярмарки или выставки;

-порядок проведения маркетинговых исследований;

-состав экспонентов;
-основные качественные параметры представляемых товаров, их цена

 и конкурентные преимущества;
-порядок регистрации всех пожеланий и рекомендаций посетителей ярмарки  или выставки;

-порядок подведения итогов участия фирмы в ярмарке или выставке и др.

Обсуждение всех указанных выше вопросов является, безусловно, необходимым условием для успешной работы персонала на ярмарке  или выставке. Однако практическая реализация поставленных вопросов, несомненно, зависит от подбора персонала, его квалификации. Что касается квалификации персонала, участвующего в работе ярмарки или выставки, то она должна удовлетворять определенным специфическим требованиям, это прежде всего:

-высокий уровень теоретических и практических профессиональных  знаний;

-уверенное поведение и находчивость  во время нестандартных ситуаций;
-хорошо поставленная речь;
-знание иностранных языков;
-опыт работы на ярмарках и  выставках;

-умение работать со средствами массовой информации;

-умение находить обоснованные решения в сложных ситуациях.
   Свои профессиональные знания персонал ярмарки или выставки реализует как работая  на стенде фирмы, так и за его пределами. Что касается работы на стенде, то здесь первоочередными задачами персонала  являются привлечение как можно большего числа посетителей стенда и установление контактов с посетителями, выявление среди них существующих и потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечение с ними дальнейших контактов в целях организации эффективной предпринимательской деятельности.

   Работа  персонала вне стенда сводится прежде всего к:
-изучению специфики ярмарки  или  выставки в целях участия в

ее работе в будущем;
-изучению товаров фирм-конкурентов, их цены и каналов распределения;
-генерации идей о разработке новых товаров;

-поиску новых посредников;

-поиску новых стратегических партнеров;

-исследованию путей и возможностей продвижения товаров на целевые  рынки.
   При решении сформулированных задач персонал фирмы учитывает реальные результаты, подводит итоги участия в ярмарке или выставке и разрабатывает, рекомендации по устранению выявленных недостатков.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Выставки - эффективный ресурс проведения любых маркетинговых исследований, так как они дают большое количество информации за короткое время, ограниченное сроками прохождения выставочного мероприятия (кстати, эта возможность также не всегда используется компаниями по тем или иным причинам). Выставка является своеобразным «зеркалом», отражающим состояние конкретной рыночной ситуации в отрасли или определенном сегменте рынка (который определяется тематикой выставки).

Рынку необходимы самостоятельные, хозяйственно независимые организации - гибкие, оперативные, оснащенные новейшими средствами вычислительной техники, средствами связи, передачи информации и оргтехники. Ярмарки представляют собой периодические мероприятия, проводимые с участием работников посреднических организаций, торговли, промышленности, сельского хозяйства и других отраслей для совершения покупок и продажи.

В развитом мире выставочно - ярмарочные мероприятия рассматривают как платформу предпринимательской деятельности. Выставки обеспечивают идеальную среду для стимулирования и расцвета предпринимательства. Многие мелкие и начинающие компании, участвуют в выставках, обеспечивают заказы, устанавливают контакты и расширяют охват рынка.

Сбор информации о посетителях выставки является очень важным. Данную информацию гораздо труднее получить, чем информацию о самих выставках. Информация, полученная в ходе проведения выставочного мероприятия, позволяет произвести оценку эффективности мероприятия и участия в нем фирмы.

Любые две цели участия фирмы в выставке не должны быть противопоставлены друг другу.

Участие в выставке INTERCHARM дало компании дополнительные плюсы: