Файл: Рынок систем бронирования в гостиничной индустрии ( Понятие и особенности развития технологии on-line бронирования в России ).pdf

В качестве бухгалтерской системы в основном используются продукты компании 1С, которые зарекомендовали себя как гибкие, мощные и легкие в применении инструменты ведения бухгалтерского учета.

Опрос программистов гостиницы «Матрешка» показал результаты:

- Программа «Русский отель» используется 5 лет [20].

- Еженедельно проводится проверка программы «Русский отель», т.к. она часто выходит из строя.

- Программа слабо адаптирована к гостинице «Матрешка».

- Есть необходимость в смене программы.

Если оценить по уровню автоматизации прмиеняемого программного продукта, то программа «Русский отель» для гостиницы «Матрешка» устарела.

Выявляются недостатки в автоматизации деятельности гостиницы:

- Программа «Русский отель» морально устарела.

- Не полный охват автоматизацией отдельных служб.

- Программа требует корректировки со стороны программистов.

Следовательно, гостинице нужно пересмотреть использование программы «Русский отель» на предприятии.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ БРОНИРОВАНИЯ В ГОСТИНИЦЕ «МАТРЕШКА»

3.1 Локальная системы бронирования гостиничных услуг на основе СУБД

Изучение автоматизации гостиницы «Матрешка» показало, что программа «Русский отель» устарела и есть необходимость ее смены. Для этого рекомендуем гостинице «Матрешка» программу системы бронирования и систему управления «Эдельвейс».

Одним из более доступных, гибких и мощных средств по работе с БД является СУБД Access от компании Microsoft. Она обладает широким диапазоном средств для представления, анализа и ввода данных. Имея базовые знания встроенного языка программирования Visual Basic for Applications (VBA), можно самостоятельно создавать бизне-приложения для собственного предприятия [].

Структура АСУ - однопользовательский вариант для размещения на рабочей станции портье, состоит из нескольких связанных таблиц, которые представляют из себя основу функциональных модулей: «номерной фонд», «клиенты», «отчеты» и «бронь».

Таблица «Клиенты» - набор информации, который аналогичен карточке гостя и служащий для полной работы с ним службы маркетинга. Поле «№ Паспорта», изначально будучи уникальным, введено для исключения путаницы и удобства работы с базой данных. Поле «возраст» пользователем не вводится, а рассчитывается как разница даты рождения гостя и системной даты. Поле «количество заездов» необходимо для отображения частоты посещения гостиницы гостем. Его значение увеличивается на единицу каждый раз, когда оформляется очередной заезд, и не редактируется. На основании количества заездов может определяться статус гостя (к примеру, «привилегированный клиент», «постоянный клиент», «обычный гость» и т.п.) и ставка скидки. Постоянные контакты, хранение информации о гостях способствует доброжелательным отношениям и склоняет их к последующему выбору именно этой гостиницы. Так, один из более эффективных инструментов упоминания о себе - поздравления с днем рождения и иными праздниками по электронной почте - многими АСУ осуществляется автоматически без всякого участия оператора АСУ.

Таблица «номерной фонд» предназначена для гостей и содержит необходимую для них информацию. Пояснения здесь может потребовать поле «состояние». Это отметка о занятости номера. Ему лучше присваивать одно из 4-х значений: занят, свободен, снят с продажи и забронирован. От значения «забронирован» можно бы и отказаться, т.к. его текущее состояние - «свободен», но это представление номеров использовать можно для обособления части номерного фонда, которая предназначена для свободной продажи, а не для бронирования [Ляпина И.Ю., 2014].

Но основа этой АСУ - модуль бронирования. В нем необходимо присутствие информации о датах выезда и заезда, привязка к конкретному номеру (размещенное бронирование) и данные для идентификации брони, которые может играть и номер паспорта гостя.

Таблица брони - список оформленных броней, на основании которых формируется таблица с сортировкой по датам заезда-выезда и номерам гостевых комнат. В ней система согласно введенным запросом ищет комнаты по принципу «попадания в окно», т.е. дата запрашиваемого заезда должна быть больше даты предыдущего выезда в данном номере, а дата выезда - меньше следующей даты въезда.

Последняя таблица - таблица отчетов системы. Она не является базовой, т.к. генерируется запросом, который осуществляет анализ и сводку информации из иных таблиц, а именно, оперативные показатели работы средства размещения. Это в первую очередь количество занятых койко-мест, проданных номеров, загрузка гостиницы, доход от номерного фонда, среднее количество гостей на один номер, средняя цена номера [Федулин А.А., 2016], коэффициент двойной загрузки ((количество гостей - количество проданных номеров) /количество проданных номеров), коэффициент занятости койко-мест (количество занятых коек/количество свободных коек)). Данные рассчитываются на каждый день и, привязываясь к дате, сохраняются в БД. По запросу оператора АСУ печатает и строит диаграммы и графики, что позволяет судить о динамике развития гостиницы во времени [21].

Такая информационная структура создается при помощи конструктора (мастера) Access и затруднений не вызовет даже у начинающего пользователя. Сложности начинаются при разработке интерфейса системы, который по большей части берет на себя обязанности по анализу, сохранению и вводу информации. Реализовать некоторые функции возможно лишь с помощью встраивания программных модулей на языке VBA.

Конкретное воплощение интерфейса зависит только от фантазии программиста и заказчика. Но именно данному этапу разработки необходимо уделить особое внимание. Нередки случаи, когда отсутствие наглядности и чрезмерная сложность в системе пагубно влияло на эффективность работы персонала.

Единовременно на экран должна выводиться самая необходимая информация. Это должна быть карта отеля, т.е. список всех номеров, их постояльцев, статуса гостей, состояния заселенности и количество дней до выезда. В зависимости от состояния гостевой комнаты соответствующая ей строка должна окрашиваться в заданный цвет, например, занятый номер отображается красным цветом, забронированный - желтым, свободный - зеленым, снятый с продажи - перечеркнутым шрифтом.

Ниже окна с таблицей находятся поля запроса параметров брони. По минимуму запрос состоять должен из дат выезда и заезда, но если объем услуг и возможности отеля позволяют, то можно ввести дополнительные элементы: дополнительные услуги, тип помещения и т.д. После активизации запроса на экране монитора появляется окно с итогами поиска. Оператор в нем выбирает подходящий вариант и вводит информацию, которая необходима для идентификации брони. Предлагается использовать номер паспорта гостя, т.к. имена могут повторяться, а номер брони гость скорее всего забудет, что приведет к нежелательной путанице.

После сохранения брони строчка гостевой комнаты приобретает заданную окраску. Можно предусмотреть функцию, при которой система считает, за сколько дней до предполагаемого въезда произошло бронирование, и присваивает брони определенный коэффициент скидки. При заселении клиента базовая цена номера умножается на данный коэффициент и получается конечная цена под конкретного клиента.

Заселение происходит следующим образом: при двойном щелчке мыши по строке гостевой комнаты в таблице состояния номерного фонда открывается окно номера, где отображены состояние помещения, текущие постояльцы, вкладки с календарем бронирования, фотографиями, заметками и кнопки «Выселить» и «Заселить». В специальном поле вводится номер паспорта гостя, и если о нем есть запись в БД, то в окне состояния номера появляется запись о госте, если гость до этого не пользовался услугами гостиницы и о нем в БД нет информации, то всплывает окно карточки гостя. В нем набираются данные, и после нажатия кнопки «ОК» БД пополняется новой записью, а гость заселяется в номер. Выселение происходит после нажатия кнопки «Выселить», которое влечёт за собой удаление информации о проживающих в номере гостях [21].

На основную панель интерфейса помещаются также кнопки, которые открывают доступ к таблицам системы, а также к сектору отчетов, где отображаются характеристики работы средства размещения и строятся диаграммы. Также необходимы элементы управления, которые позволяют управлять построением отчетов и их распечаткой.

Среди автоматических возможностей системы полезным может оказаться ежедневная распечатка предстоящих выездов и заездов, которая осуществляется системой самостоятельно в начале рабочего дня. Созданные отчеты распространяются среди персонала отеля для повышения оперативности работы с клиентами. Защита хранимой в БД информации, ее шифрование и ограничение доступа осуществляться может встроенными процедурами Access, но не осведомленному пользователю будет легче воспользоваться специализированными средствами: электронными ключами, шифровальным ПО и иными инструментами, которые в изобилии появились в последнее время на рынке программного обеспечения.

3.2 АСУ «Эдельвейс»

АСУ «Эдельвейс» — программный продукт компании «Эделинк», создававшийся в середине 90-х для сети швейцарских хостелов. С тех пор функционал системы расширился, и сегодня среди клиентов компании — самые разные средства размещения до 1000 номеров [22].

Это система управления, которая служит для автоматизации процессов обслуживания гостей и решения ряда задач управленческого учета на предприятиях индустрии гостеприимства, к которым относятся гостиницы, санатории, пансионаты, базы отдыха, мотели, хостелы и др.

Система предназначена для решения задач обслуживания гостей, учета движения номерного фонда, учета предоставляемых дополнительных услуг с целью повышения эффективности работы, снижения неконтролируемых потерь и своевременного принятия управленческих решений [21].

Система построена по модульному принципу, объединяя на базе модулей функции, относящиеся к той или иной стадии бизнес-процесса обслуживания гостей, управления номерным фондом, получения отчетности и пр. Дополнительные модули могут подключаться по мере необходимости. Если бюджет ограничен, гостиница может начать с минимального количества рабочих мест и модулей, а затем наращивать его по обоим направлениям. Базовая комплектация системы для всех видов средств размещения отличается в зависимости от объема номерного фонда: до 30 номеров и свыше 30 номеров, также существуют специальные пакетные предложения. Интерфейсы с внешними системами предлагаются за дополнительную плату.

Edelweiss имеет интерфейсы, которые позволяют в минимальные сроки добавлять смежные системы к единому безналичному платежному пространству гостиницы. Уже разработаны более 50 интерфейсов с лучшими в своем классе решениями.

Функциональность «Эдельвейс»:

1.Работа с заявками и гостями

- Резервирование по категориям номеров

- Полнофункциональный план отеля (электронная интерактивная шахматка)

- Быстрое переселение и размещение гостей

- Возможность поселения по местам (с контролем пола проживающих)

- Мгновенный поиск номера / гостя / заявки по разным параметрам

- Удобная процедура выезда / въезда

- Гибкая система скидок / тарифов

- Почасовая оплата. Мультивалютность

2.Работа с путевками

- Специализированная база отчетов

- Разные типы путевок

- Возможность печатать данные гостя на бланках путевок [22].

- Учет койко-дней

3.Группы

- Корректное разделение оплаты: гость-фирма

- Быстрое размещение и создание группового резервирования

- Поздние приезды, досрочные выезды, присоединения и отделения от группы

4.Бухгалтерия

- Разнесение услуг по разным счетам одного гостя с оплатой разными платежными средствами

- Контроль дебиторской задолженности партнеров

- Наличная и безналичная оплата, зачет по договору, кредитные карты

- Автоматическое занесение проводок на счета

- Контроль оплаты услуг, в т.ч. и автоматический

5.Отчеты. Статистика

- Генерация дополнительных отчетов

- Возможность настройки под бланки гостиницы

- Трехмерные графики загрузки, маркетинговая информация в разных разрезах [22].

6.Горничные

- Автоматическое изменение статуса с телефонного аппарата в номере

- Трехуровневый статус номера (готов к заселению / убран / не убран)

- Лист уборок

- Блокировка комнат (указания руководства, ремонт)

7.Архив. Журналы

- Статистика неприездов ("no show")

- Хранение данных о турагенствах / фирмах / гостях

- Статистика всех событий и проводок по гостю и по фирме в целом

- Статистика по обороту по гостям / фирмам / агентствам.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сегодня на смену традиционным предложениям туроператоров, продвигающих пакетные туры, все чаще приходят реал-тайм системы бронирования, основанные на интернет-технологиях. Они предлагают всем желающим более широкий выбор направлений и объектов размещения для осуществления как стандартных, так и самых оригинальных туристических маршрутов.