Файл: Проектирование реализации операций бизнес–процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня современные информационные технологии и автоматизированные системы все больше внедряются в повседневную и деловую жизнь общества. Различные управленческие функции автоматизируются все больше, становясь, одновременно, более сложными и более разносторонними. Так, мало какое современное предприятие или торговая компания может стабильно успешно функционировать без внедрения современных технологий.

Такие технологии позволяют повысить оперативность обработки информации, ее актуальность, достоверность и целостность, что не может не сказаться положительно на общих показателях деятельности компании. Одна из сфер организационного управления, в которых распространено применение информационных технологий – это управление и оптимизация бизнес-процессов.

Цель курсовой работы: проектирование реализации операций бизнес–процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам».

Для достижения данной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации
2. Дать характеристику существующим бизнес–процессам и документообороту, возникающему при решении задач
3. Дать обоснование проектным решениям по информационному и программному обеспечению
4. Построить информационную модель, описать нормативно–справочную, входную, оперативную и результатную информацию
5. Спроектировать общие положения и схему пакета базы данных
6. Предоставить описание программных модулей
7. Реализовать контрольный пример реализации проекта.

Объект изучения – бизнес-процесс «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам». Предмет – реализация операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам».

Структура работы включает две главы, первая из которых содержит пять параграфов, а вторая – восемь. Кроме того, в структуру работы включены такие элементы как введение, заключение, список литературы, рисунки, схемы и таблицы.

Теоретической и методологической базой работы выступили предложенные методические рекомендации по выполнению курсовой работы, а также труды таких исследователей проблемы, как

1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Основная миссия – планирование закупок и размещение заказов поставщикам. В рамках данной миссии необходимо проводить анализ остатков товара, соответственно полученным данным принимать решение об объемах поставок и размещать заказы поставщикам. Для бизнес–процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» определены следующие основные задачи (таблица 1):

Таблица 1 Основные задачи процесса

Схема связей задач бизнес–процесса приведена на Рисунке 1.

01

02

03

04

Рисунок 1. Взаимосвязь задач бизнес–процесса

Задача «Размещение заказов поставщикам» была определена основной для данного курсового проекта. Входная информация – список товаров к закупке. Выходная информация – заявки на поставки товаров поставщикам.

Источником формирования и исполнителем будет являться отдел закупок организации. Пользователями информации являются также сотрудники отдела закупок и поставщики, которые получают заявки на поставку товаров.

Характеристика существующих бизнес–процессов

Исследуемая задача включает в себя:

1. Перечень поставщиков
2. Перечень договоров с поставщиками
3. Перечень товаров к закупке

В качестве внешнего окружения задачи можно выделить следующие факторы и документы:

1. Прайс–листы от поставщиков (помогают принять решение о количестве нужного товара)
2. Отчеты отделов о количестве остатков (предоставляют информацию о количестве оставшегося товара)
3. План продаж (помогает принять решение о количестве нужного товара)
4. Финансовый план (определяет границы при размещении заказов поставщикам)

Внутреннее и внешнее содержание задачи «Определение Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» проиллюстрировано на Рисунке 2.

Перечень поставщиков, перечень договоров с поставщиками, перечень товаров к закупке

прайс-лист

план продаж

отчеты отделов

финансовый план

Рисунок 2. Содержание задачи «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»

Проблемной зоной в исследуемой задаче можно назвать отчеты отделов о количестве остатков товара. Они не отличаются достоверностью, а также часто выполняются сотрудниками не своевременно. В связи с этим актуальность также страдает – отдел закупок, анализируя отчеты сотрудников из других отделов и ориентируясь на недостоверные данные, делает неверные выводы о реальных остатках товара, вследствие чего закупки оказываются неточными.

Для исправления такой ситуации необходимо полностью автоматизировать бизнес–процесс – нужно сделать учет электронным, что поможет автоматически вычислять количество оставшегося товара. Подобный подход позволит минимизировать ошибки с закупками и, соответственно, сопутствующую статью издержек.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Для задачи «Размещение заказов поставщикам» основными являются следующие документы:

1. Договор на поставку;
2. Прайс;
3. Список товаров к закупке;
4. Отчет.

Жизненный цикл договора на поставку представлен в Таблице 2.

Таблица 2. Договор на поставку

Жизненный цикл списка товаров представлен в Таблице 3

Таблица 3. Список товаров к закупке

Жизненный цикл прайс–листа представлен в Таблице 4

Таблица 4. Прайс

Жизненный цикл отчета за период представлен в Таблице 5

Таблица 5. Отчет за установленный период

Трудозатраты, количество документов и количество их обновлений изображены в Таблице 6.

Таблица 6. Характеристика документов

Наиболее заметным недостатком в настоящей схеме управления и выполнения бизнес–процессов является низкий коэффициент полезного действия сотрудников. Коэффициент полезного действия сотрудников в организации зависит от того, как именно выполняются ежедневные рутинные операции – вручную или посредством автоматизированных систем. В настоящее время все рутинные операции выполняются вручную и с применением бумажных носителей.

Выполнение рутинных операций посредством ручного труда провоцирует следующие недостатки:

1. Низкая эффективность труда;
2. Сложность выполнения объемных вычислительных действий;
3. Высокая продолжительность обработки информации;
4. Низкая достоверность информации;
5. Затруднительное хранение большого объема информации.

Исходя из вышесказанного, видно, что автоматизация некоторых бизнес–процессов организации позволит достичь следующих положительных результатов:

1. Повышение эффективности труда;
2. Оперативность выполнения сложных и крупных вычислительных действий и операций;
3. Снижение продолжительности обработки информации;
4. Повышение достоверности информации;
5. Удобное и долговечное хранение большого объема информации.

Таким образом, внедрение системы реализации бизнес–процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» является актуальной и целесообразной для исследуемой организации.

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Как указано выше, для задачи основными являются следующие документы:

1. Договор на поставку;
2. Прайс;
3. Список товаров к закупке;
4. Отчет.

В Таблице 7 продемонстрирована возможность или невозможность применения унифицированной формы документов.

Таблица 7. Обоснование формы документа

Требования, предъявляемые к выбираемой технологии проектирования, относятся следующие:

• созданный с помощью технологии проект должен максимально соответствовать требованиям заказчика, причем требования могут меняться уже в ходе создания ИС;
• технология должна максимально отражать все этапы жизненного цикла проекта и служить основой связи между проектированием и сопровождением системы в процессе ее эксплуатации;
• технология должна обеспечивать минимальные затраты времени и средств на проектирование и сопровождение системы при условии обеспечения должного качества конечного продукта.