Файл: Разработка проекта информационной системы для туристического агентства.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Развитие различных сфер человеческой деятельности на современном этапе невозможно без всестороннего применения вычислительной техники и создания информационных систем различного направления. Обработка информации в подобных системах стала самостоятельным научно–техническим направлением.

Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации для достижения цели управления. В современных условиях основным техническим средством обработки информации является персональный компьютер.

В зависимости от специфики предметной области информационные системы могут очень сильно отличаться друг от друга по своим функциям, архитектуре, реализации.

Современные информационные системы используются в различных отраслях: в крупных корпорациях, банках с разветвленной системой филиалов, центральных государственных учреждениях, в сфере предоставления транспортных услуг и обслуживанию туристов, то есть именно там, где скорость обработки и передачи данных является особенно важным вопросом.

Работа руководителей туристического агентства, которые предлагают обратившимся людям туры любой категории и любой направленности, требует обработки большого объема информации. Возникают вопросы оптимизации распределения туристов по категориям, назначения для туристов отелей и оптимизации для них маршрутов. Увеличение количества туристов, особенно в часы максимального спроса, значительно затрудняют работу сотрудников. Целесообразно перевести рутинную работу на плечи компьютера.

Таким образом, целью данного курсового проекта является разработка проекта информационной системы для туристического агентства.

Для того чтобы достигнуть поставленной цели, необходимо выполнить следующие задачи:

• привести характеристику предприятия и вида его деятельности;
• рассмотреть организационную структуру управления предприятием;
• осуществить выбор комплекса задач автоматизации и характеристику существующих бизнес–процессов;
• разработать информационную модель и описать ее;
• проанализировать используемые классификаторы и системы кодирования;
• охарактеризовать нормативно–справочную, входную и оперативную информацию;
• дать характеристику результатной информации;
• разработать дерево функций и сценарий диалога информационной системы, охарактеризовать базу данных;
• описать структурную схему пакета и программные модули;
• рассмотреть контрольный пример реализации проекта и подвести итоги по проведенной работе.

При разработке проекта информационной системы будет использован исследовательский, поисковый, формально–логический методы, и, коме того, метод проектирования и метод анализа литературы.

Объектом изучения предметной области является туристическое агентство.

Предметом – проект информационной системы для туристического агентства.

В структуру работы включены пять глав, а также такие элементы, как введение, заключение и список литературы.

Технико–экономическая характеристика предметной области и предприятия

Характеристика предприятия и его деятельности

Областью применения информационной системы является туристическое агентство.

Турагентство является юридическим лицом, имеет собственный баланс, расчетный счет в банке, печать и бланк со своим наименованием, и другие реквизиты. Деятельность осуществляется самостоятельно на принципах полного хозяйственного расчета. Предприятие имеет лицензию на право ведения деятельности по оказанию услуг в сфере туризма и сертификат соответствия.

Агентство предоставляет туристическое и экскурсионное обслуживание по России, странам СНГ, ближнему и дальнему зарубежью. Управление фирмой осуществляется ее владельцем (директор).

Целевой аудиторией считаются люди среднего и пожилого возраста, дети и молодежь, возможен подбор туров по индивидуальным параметрам, составление ознакомительных экскурсий по странам с учетом пожеланий клиента. Например, могут быть предложены экскурсионные, пляжные, морские, спортивные, горнолыжные, свадебные, семейные туры.

Туристические путевки возможно заказать практически в любые страны и направления вплоть до самых отдаленных и экзотических, предоставляемые услуги ориентированы в основном на индивидуальные и небольшие групповые заявки. Кроме того фирмой предоставляются такие услуги, как страхование на время поездки, визовая поддержка, бронирование отелей, организация научных и культурных мероприятий, продажа авиа– и железнодорожных билетов по России и странам зарубежья.

Документы, регламентирующие деятельность туристического агентства:

• внешние документы: законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы;
• внутренние документы: устав туристического агентства, приказы и распоряжения учредителя туристического агентства;
• положение о туристическом агентстве, должностные инструкции сотрудников агентства, правила внутреннего трудового распорядка.

Организационная структура управления предприятием

В офисе совместно трудятся директор и менеджер.

Директор турагентства исполняет следующие обязанности:

• руководит в соответствии с действующим законодательством хозяйственной и финансово–экономической деятельностью агентства, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества агентства, а также финансово–хозяйственные результаты его деятельности;
• обеспечивает достижение запланированных финансово–экономических показателей агентства;
• обеспечивает выполнение агентством всех обязательства перед сторонними организациями, заказчиками услуг, покупателями продуктов, а также хозяйственных, трудовых договоров и бизнес–планов;
• организует деятельность по оказанию туристических услуг и реализации продуктов на основе научных форм управления и организации труда, изучения конъюнктуры рынка туристических услуг и продуктов в целях повышения уровня их качества;
• принимает меры по обеспечению агентства квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда;
• обеспечивает правильное применение принципа материальной заинтересованности и ответственности работника за порученное ему дело, выплату заработной платы в установленные сроки;
• обеспечивает соблюдение законности в деятельности агентства и осуществлении его хозяйственно–экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально–трудовых отношений;
• осуществляет контроль над рациональным использованием материальных, финансовых ресурсов, дает оценку результатам деятельности агентства и качества оказываемых услуг;
• утверждает правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, должностные инструкции, производственные инструкции и иные организационно–правовые документы;
• принимает решения о приеме, перемещении и увольнении подчиненных работников;
• применяет меры поощрения к отличившимся работникам; налагает взыскания на нарушителей трудовой дисциплины;
• решает в установленном порядке вопросы направления работников в служебные командировки.

Менеджер занимается следующими видами деятельности:

• изучает справочники по туризму, каталоги, иные источники информации с целью формирования собственных информационных баз по туроператорам;
• изучает требования клиентов к туристским продуктам, осуществляет анализ маркетинговых исследований спроса на туристские услуги;
• устанавливает контакты с туроператорами с целью изучения программ туров, определения туров, пользующихся наибольшим спросом у клиентов;
• разрабатывает предложения по координации продуктов с учетом индивидуальных и специальных требований клиентов (диета, медицинские показания, инвалидность, пр.). При невозможности изменения составляющих продукта организует поиск наиболее приемлемых для клиентов туров;
• осуществляет поиск наиболее выгодных по оплате, срокам и качеству обслуживания туроператоров;
• заключает договоры с туроператорами на продвижение и реализацию продуктов;
• принимает участие в планировании мероприятий по продвижению продуктов (рекламных кампаний, презентаций, пр.);
• разрабатывает стандарты и процедуры предоставления информации о продуктах клиентам, готовит инструктивные материалы и проводит инструктаж менеджеров и агентов по продаже продуктов;
• обеспечивает менеджеров и агентов по продаже продуктов распечатками, фотокопиями, каталогами, брошюрами, путеводителями и другими рекламными материалами в количестве, необходимом для информирования клиентов о продуктах;
• организует составление туристской документации (проектов договоров; ваучеров; иных туристских документов) и контроль над правильностью оформления туристской документации;
• обеспечивает бронирование услуг, их подтверждение и оформление; предметная область туристическое агентство
• принимает участие в разработке техники и методики продаж продуктов;
• организует контроль над:
• реализацией продуктов и послепродажным обслуживанием;
• выполнением туроператорами обязательств по заключенным договорам (услуг по размещению, проживанию и питанию туристов; по транспортному, визовому, экскурсионному, медицинскому (лечебно–профилактическому) обслуживанию; по оказанию услуг культурного и спортивного характера; услуг по страхованию туристов в период поездки; услуг гидов – переводчиков и сопровождающих, др.).
• готовит обзоры, отчеты о проделанной работе, обеспечивает их представление руководству, передачу в архивы на хранение.

Офис предоставляет собой две комнаты, в одной комнате расположен стол директора организации, во второй стол менеджера.

Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес–процессов

Из анализа организационной структуры туристического агентства становится очевидно, что работа его сотрудников сопряжена с обработкой большого количества информации. Отсюда следует, что основным недостатком в применяемой в настоящий момент системе управления является то, что все операции выполняются вручную – начиная от заполнения анкеты туриста и до сбора информации о турах. Таким образом, большая часть работы представляется в виде документов на бумажных носителях, что значительно влияет на скорость работы и продуктивность труда сотрудников.

Автоматизация некоторых процессов, выполняемых в организации, позволит устранить следующие недостатки системы управления в туристическом агентстве:

1. Средняя производительность труда сотрудников;
2. Низкая оперативность выполнения процессов;
3. Непостоянная актуальность и достоверность информации и выполняемых расчетов;
4. Высокая продолжительность и трудоемкость выполнения процессов и обработки данных;
5. Недостатки в коммуникации между отделами;
6. Несвоевременность появления и передачи данных и др.

Так, внедрение специально спроектированной информационной системы позволит прийти к таким положительным изменениям, как:

1. Повышение производительности и эффективности туда сотрудников;
2. Повышение оперативности выполнения операций и процессов;
3. Повышение актуальности и достоверности информации и выполняемых расчетов;
4. Снижение продолжительности и трудоемкости выполнения процессов и обработки данных;
5. Улучшение качества коммуникации между отделами организации;
6. Появление своевременности и актуальности информации и др.

Из приведенного списка видно, что внедрение информационной автоматизированной системы является более чем целесообразным и окажет положительное влияние на функционирование гостиницы.

Готовый проект должен решать проблемы автоматизации управления, руководства и контроля в туристическом агентстве. Необходимо, чтобы в результате применения итогового продукта руководство получало четкое представление о деятельности сотрудников и о ходе эффективности работы с туристами в принципе.

Кроме того, проект в определенной степени должен представлять собой способ управления. Для этого следует сделать его способным следить за безопасностью, производительностью и эффективностью труда. Так, результатом внедрения такого продукта будет являться не только повышение продуктивности работы всего персонала и руководства, но также и увеличение целостной рентабельности туристического агентства.