Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

Введение

В настоящее время деятельность любой организации возможна без осуществления коммуникаций. Коммуникация - процесс обмена информацией, опыта и данных между двумя и более людьми. Без коммуникации любой организационной группы людей существование невозможно. Коммуникация - средство, посредством которого в единое целое объединяется организационная деятельность. Коммуникация является средством, посредством которого модифицируется поведение, выполняются изменения. Информация приобретает эффективность. Реализуются цели. Поэтому в современном мире почти невозможно оценить, слишком высокую важность коммуникаций в управлении. Едва ли все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Коммуникации связывают процесс, потому что обмен информацией построен во всех главных видах управленческой деятельности.

Актуальность темы курсовой работы заключается также в том, что одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация.

Объектом данной работы является ООО «Мелком», которое занимается изготовлением и монтажом оконных конструкций. Место расположения данной организации является г. Краснодар ул. Северная 65.

Предметом исследования является коммуникации в управлении данной организацией.

Цель курсовой работы учится образовательной и методической литературы, выполняя сложный анализ деятельности ООО «Мелком» на выбранном предмете, и на основе его развитие предложений и рекомендаций об увеличении эффективности коммуникации в ходе достижения целей организации.

Целью курсовой работы является изучение учебно-методической литературы, проведение комплексного анализа деятельности ООО «Мелком» по выбранной теме, и на основе этого выработка предложений и рекомендаций по повышению эффективности коммуникации в процессе достижения целей организации.

Задачи курсовой работы состоят в рассмотрении теоретических вопросов коммуникаций в процессе управления и предложений по их практическому применению на предприятии ООО «Мелком»

Исходя из цели и задачи, курсовая работа имеет следующую структуру:

• в первой главе работы рассмотрены теоретический аспект коммуникаций в управлении организацией и их особенности;
• вторая глава посвящена совершенствованию коммуникаций в управлении организацией. Даны рекомендации оптимизации коммуникаций в управлении организацией.

1 Теоретический аспект коммуникаций в управлении организацией

Сущность и классификация коммуникаций

Коммуникация - один из наиболее важных факторов интеграции управления. Коммуникация –это общение людей в ходе их совместной деятельности, это - обмен идеями, мыслями, чувствами, обменом информацией^[1]. Без коммуникации существование любой организованной группы людей невозможно. Коммуникация - средство, посредством которого в целом объединяется организованная деятельность. Коммуникация является средством, посредством которого изменяется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

В ходе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае к коммуникациям имеет межличностный характер, и он осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, чувств или восприятия, чувств и отношений от одного человека другому в устном или любой другой форме (в письменной форме, жесты, тон голоса, и т.д.) с целью получения в ответ на желательную реакцию.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Чтобы коммуникация состоялась, присутствие двух человек необходимо, по крайней мере.

Коммуникация требует каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запахи и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и способностей, и также существования определенной степени взаимопонимания.

Термин "коммуникация" происходит от латинского "communis" обозначающего "общее": передающий информацию с получением информации пытается установить «общность»^[2]. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Классификация коммуникаций в управленческом процессе представлена в таблице 1.

В первую очередь коммуникации в процессе управления делятся на внешние и внутренние.

Внешние коммуникации - обмен информацией, который происходит между предприятием и внешней средой. Они позволяют предприятию знать о потребностях потенциальных покупателей, работы поставщиков, посредников и конкурентов, и также контролировать новые тенденции в науке (изобретения, технологии), изменения в политической, экономической и социально-культурной среде.

Таблица 1

Классификация коммуникаций в процессе управления

Успех фирмы зависит от эффективности организации процесса внешних коммуникаций. Чем информационная скорость передачи в предприятии выше и, чем это более надежно, тем более продуктивнее оно работает.

Внутренние коммуникации–это коммуникации на предприятии между различными сотрудниками. Внутренние коммуникации подразделяются на:

а) восходящие коммуникации – это процесс передачи информации от исполнителей (подчиненных) к руководителю. Этот тип информационной передачи чаще всего понят в форме отчетов о деятельности сотрудника или предложений разделения или улучшения;

б) нисходящие коммуникации – это процесс коммуникации между руководителем и его подчиненными. Реализуется в виде передачи подчиненным указаний;

в) горизонтальные коммуникации – это процесс обмена информацией между сотрудниками одного уровня (линейными руководителями, которые не подчиняются друг другу). Горизонтальные коммуникации происходят с целью обмена результатами работ, опытом и личной информацией.

Есть друга классификация внутренних коммуникаций^[3], в которой управленческие коммуникации подразделяются на:

• межуровневые;
• коммуникации по восходящей (снизу вверх);
• между подразделениями и отделами;
• между руководителем и рабочей группой (сверху вниз);
• неформальные коммуникации.

Помимо разделения на внутренние и внешние, коммуникации подразделены на вербальные и невербальные ^[4].

Вербальные коммуникации - процесс коммуникации посредством слов, которые могут быть письменными и устными. Во время работы предприятия в письменной форме (поток документации) как в судебных разбирательствах во вниманииберутся не устные договоренности, а письменные доказательства.

Невербальные коммуникации - коммуникация с помощью мимики, жестами, позами, взгляды (выражение "говорящий взгляд" не без причины встречается).

В процессе коммуникации вербальные и невербальные символы могут дополнять друг друга, а могут противоречить. Это связано с тем, что невербальная коммуникация идет на подсознательном уровне, и человек может редко контролировать действия. В настоящее время невербальному общению уделяется особое внимание, поскольку это характеризует человека как индивидуальность, обращено на невербальную коммуникацию и показывает его истинные намерения.

Как на средствах отличают речевую коммуникацию (письменный или устный), паралингвистическая коммуникация (жест, мимикрия, мелодия)и вещественно-знаковую коммуникацию (образцы продукции, изобразительное искусство).

Модели коммуникаций. Коммуникации в организациях представляют собой сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления, которые могут рассматриваться как действие, взаимодействие и процесс. В зависимости от перечисленных подходов и различаются модели коммуникаций.

1. Коммуникация как действие ориентирована на выполнение ряда операций, обеспечивающих передачу определенной информации от одного субъекта к другому (см. рисунок 1).

В этой модели источник разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя, который их раскодирует, или интерпретирует. В этой модели нет места обратной связи, т.е. коммуникация понимается как одностороннее действие.

Рис. 1. Модель коммуникации как действие

2. Коммуникация как взаимодействие предполагает введение элемента обратной связи. Однако линейные связи в данной модели заменены на циркулярные, что делает ее сложной и неточной. Она показана на рисунке 2.

Рис. 2. Модель коммуникации как взаимодействие

В рамках такой модели построения коммуникаций помимо линейных однонаправленных связей введены циркулярные связи, которые призваны выполнить функцию обратной связи и используются для подтверждения правильности понимания переданной информации.

3. Современная модель коммуникации является более полной, так как отражает коммуникацию как процесс. Эта модель представлена на рисунке 3.

Рис. 3. Модель коммуникации как процесса (развернутая модель)

Сущность модели коммуникации как процесс – это то, что человек в то же самое время и постоянно действует в нем в роли и источнике и получателе информации. Развитие этой модели отражает преобразование идей коммуникации: от линейной модели, чтобы обработать модель с акцентом на внутренние и внешние факторы.

1.2 Определение коммуникационного процесса в управлении

Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и приносит принятые решения сотрудникам организации. Если коммуникации приспособлены ужасно, решения могут быть неправильными, люди могут неправильно понять, что хотел от них руководство, или, наконец, межличностные отношения могут пострадать от него. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и как они будут фактически поняты.

Информация - только внешнее проявление коммуникации, ее результата. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и действует как средство коммуникации^[5].

Руководитель тратит почти все время на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится ясным, если полагать, что руководитель занят им, чтобы понять роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях о планирования, организации, мотивации и контроля. Просто потому, что обмен информацией построен во всех главных типах управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Поскольку руководитель исполняет эти три роли и выполняет четыре главных функции, чтобы сформулировать цели организации и достигнуть их, качество обмена информацией может непосредственно влиять на степень реализации целей. Это означает, что эффективная коммуникация необходима для успеха людей и организаций.