Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов ( особенности применения процессного подхода ).pdf

В таких программах используется такое понятие как «нотация». Их применяют для моделировния БП, и благодаря им можно выстроить наиболее подходящую стратегию. Их виды (для примера, так как их много больше):

1. BPMN – функциональная последовательность работ
2. EPC – событийная последовательность работ
3. IDEF0 – логическая последовательность работ

Каждый инструмент моделирования поддерживает какое-то количество нотаций, поэтому выбор стандарта моделирования обуславливается программным обеспечением, которое в свою очередь зависит от выделенного бюджета. У каждой методики моделирования бизнес-процесса есть ее уникальная сторона, преимущества перед остальными и, конечно же, недостатки. Ниже в таблице 1.2 приведены разные методики и их плюсы и минусы.

Таблица 1.2

Описание методологий проектирования бизнес-процессов

Подход (название)	Суть методики	Преимущества и недостатки
ISO9000	Функционирует на основе стандартов ISO 9000. Результатом моделирования является схема, которая описывает бизнес - процесс в привязке к структуре управления предприятия	Легкое и четкое описание бизнес - процессов. Накопленный опыт применения
SADT, IDEF0, IDEF3	Схема является основным компонентом модели. Данная методика применяется в случаях формирования новых бизнес - процессов для введения ограничений к бизнес -процессам, а затем при разработке бизнес - процессов. методика позволяет работать с существующими бизнес - процессами по средствам анализа выполняемых ими функций и документирования механизмов, которыми достигается поставленные цели	Предоставляет возможность демонстрации управленческих воздействий на анализируемые процессы. Разрабатываемые модели легко интерпретируются в отличие от других методик. Методика не может применяться при описании динамики исполнения анализируемого процесса.
BPEL	Предусматривается системный подход к описанию бизнес - процессов с четко обозначенными абстракциями, описания. Разрабатываются и предлагаются механизмы совершенствования бизнес - процессов	Существуют языковые трудности. Отсутствует качественный перевод и адаптация на русский язык. Методика не описывает сложные исследуемые бизнес - процессы. Упрощает работу руководителя процесса в управлении им.
DFD	Используются при описании системы документооборота и обработки необходимой информации. Позволяет анализировать функции обработки информации, документы, объекты, персонал, которые участвуют в подготовке и обработке информации, а также таблицы для хранения документов. Для описания набора работ.	Эффективное и простое описание процесса документооборота
UML	Используется высокий уровень проектирования с применением специфики, визуализации, конструирования и документирования. Применяются схемы классов, кооперации, взаимодействия, активности.	Вносит ряд ограничений в процесс кодировки и позволяет устанавливать стандарт разработки программного кода.
ARIS eEPC	Позволяет описывать деятельность в динамике и отражает последовательность выполнения отдельных процедур (функций). Данная модель включает следующие модели: организационная структура управления; процессы на высшем уровне иерархии; функции руководителей различных уровней управления предприятием; функции руководителей подразделений по управлению и выполнению отдельных процессов; действия сотрудников по выполнению исследуемого процесса.	Модели громоздкие и плохо читаемы. Отсутствует возможность визуального отражения деятельности выполнения проводимых шагов действий. Не отражает прямых управленческих воздействий, управление компанией отражено при указании входящих документов.
ЯМТ (язык моделирования Тушкало)	Методика дает возможность отказаться от традиционной текстовой формы записи интервью с функциональными исполнителями бизнес - процессов в графическую форму схем бизнес - процессов с использованием CASE - средства, но без участия исполнителей. ЯМТ схемы бизнес - процессов имеют одноуровневую линейную структуру представления, в виде линии с нанесением временной оси или в виде набора отдельных листов.	Предназначена для описания бизнес - процессов различной степени сложности и подробности. Дает оценку качества создаваемой модели бизнес - процессов по восемнадцати нормативным правилам. Отмечается простота и доступность средств схематического изображения оцениваемых бизнес процессов.

---

В современной практике реструктурирование принципов БП – не самая легкая задача. Сложность этому процессу придает огромнейший выбор различных подходов, методов, программного обеспечения и даже последовательности шагов для реализации. Любая затея требует инвестиций, и, чем больше выделено денег, тем легче и быстрее можно придумать новую структуру БП, пропустить ее через демо-версию, сделать моделирование и выпустить в жизнь. Но, как правило, выделенных денег всегда не хватает, и команде, которая занимается проектированием нового БП, приходиться экспериментировать и работать быстрее, выходя из зоны комфорта. Итак, основными проблемами проектирования новых БП являются:

Ограниченный бюджет

Как уже было сказано, от бюджета зависит то, с какой легкостью и скоростью команда будет работать и развиваться. Для реализации нового БП, необходимо приобрести новое программное обеспечение. Почему приобрести? Программу можно создать и самим, но это обойдется слишком дорого, так как большинство компаний не имеют ни опыта в этом деле, ни нужных специалистов (имеется ввиду своих людей, так как иначе придется платить еще и специалистам за работу). В случае, когда программа собственная, все нюансы и проблемы вы будете решать сами. Тратить время для этого и сокращать бюджет.

Квалифицированные специалисты

Когда вы создаете команду для проектирования нового БП, вы еще не знаете, к какому выводу и решению вы придете, и, соответственно, не знаете, какое программное обеспечение вам понадобится. И зачастую на этом этапе рождается проблема. Ваши сотрудники знают и умеют пользоваться разными программами, то не той, которая вам необходима. Придется брать в команду нового специалиста, который профессионально владеет программой и знает определенные нотации. Это емкий процесс, которые требует финансового вложения и дополнительного времени.

Комплекс поставленных задач

Учитывая, что основной целью моделирования БП является отражение реального хода БП предприятия, необходимо выявить, что именно будет являться результатом действительного выполнения конкретного бизнес - процесса, кто и какие действия выполняет, какова последовательность этих действий, как организовано документальное обеспечение выполняемых процессов, насколько велика угроза неудачного выполнения процесса (насколько надежен процесс) и как он может быть модифицирован и/или расширен в будущем.

---

Таким образом, модель бизнес процесса (представляющая собой графическое, табличное, текстовое или символьное его описание) должна содержать следующие сведения:

• Набор бизнес функций (из чего состоит процесс, то есть шаги)
• Порядок выполнения бизнес функций
• Механизмы контроля и управления
• Исполнители каждой функции
• Входящие и исходящие документы
• Необходимые ресурсы для выполнения каждой бизнес функций
• Порядок шагов
• Условие, регламентирующее выполнение каждого шага
• Параметры, характеризующие выполнение каждой бизнес функции

Весь этот список рекомендаций необходимо учитывать для соблюдения порядка, что, в свою очередь, обеспечит безошибочный алгоритм действий для достижения главной цели.

ПРИМЕНЕНИЕ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА для оптимизации учета продаж

Характеристика предприятия

Компания «Белый свет» является ведущим российским производителем профессионального оборудования для освещения на рынке светотехники на территории РФ и СНГ.

С 1997 года работы высокое качество продукции, соответствие международным стандартам отрасли и профессиональный подход к работе с деловыми партнерами были и остаются главными приоритетами компании.

Главной целью компании является удовлетворение потребности рынка в системах освещения.

Основная продукция компании:

• лампы;
• светильники;
• контакторы;
• люминесцентные лампы;
• розетки;
• шкафы силовые.

Основные услуги компании:

Проектирование систем освещения зданий и сооружений;

Монтаж систем освещения;

Сервисное обслуживание систем освещения.

ООО «Белый свет» имеет следующую организационную структуру (рисунок 2):

Рисунок 2 – Организационная структура ООО «Белый свет»

Существующие бизнес-процессы при учете продаж

Предметом исследования является деятельность менеджера по продаже.

В целом на менеджера по продажам возлагается:

• поиск новых клиентов и поставщиков;
• переговоры с целью заключения договоров-заказов;
• обеспечение акта продажи (курирование процесса передачи ресурса, прихода денег; получение и передача платежных документов);
• обеспечение обратной связи с клиентами и поставщиками (ведение базы данных);
• составление заявок на поставки, прием товара.

---

Менеджер по продажам занимается поиском клиентов и работы с ними, а также ведение всей документации в течение срока работы с этим клиентом:

1. Менеджер анализирует рынок и организует поиск клиентов;
2. Ведет телефонные переговоры с клиентом;
3. Регистрирует переговоры в собственной клиентской базе;
4. Готовит презентационные документы: коммерческое предложение на основании первичной информации, образец договора, прайс-листы;
5. Организует встречи с клиентом;
6. Согласует заказ с клиентом;
7. Оформляет заказ;
8. Выставляет: счет-фактура, счет на оплату;
9. В день отгрузки оформляет необходимые документы;
10. Формирует отчет о проделанной работе;

Так же менеджер по продажам занимается поиском новых поставщиков, составляет заявки на поставку и принимает товар:

1. Менеджер анализирует остатки на складе;
2. Находит поставщика;
3. Составляет заявку на поставку;
4. Оплачивает выставленный счет;
5. Согласовывает дату и время поставки;
6. Принимает товар, оформляет соответствующие документы;
7. Вносит данные о поступившем товаре;

Третья составляющая часть работы менеджера по продажам – ведение базы данных поставщиков, покупателей, товаров и проделанных операций:

1. Вносит данные о новых поставщиках или клиентах, редактирует данные о старых поставщиках и клиентах;
2. Ведет учет количества товара на складе;
3. Добавляет данные о новом товаре, либо редактирует данные уже имеющегося на складе товара;
4. Составляет отчеты о проделанных операциях

Рассмотрим процесс работы менеджера по продажам.

Менеджер по продажам находит клиента. Звонит ему и договаривается о встрече. Заносит данные о клиенте, о контактных лицах, о содержании разговора в файл (*.xls).

Затем менеджер готовит презентационные документы для встречи с клиентом.

Менеджер встречается с клиентом, проводит переговоры по следующим пунктам: стоимость, качество, крайние сроки доставки товаров (при отсутствии товаров на складе), гарантийные обязательства.

После согласования менеджером всех разногласий с клиентом заключается договор, оформляется заказ и выписывается счет на оплату, счет-фактура.

При наличии товара на складе резервируется необходимое количество и может быть продан в тот же день. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.

---

Заявка на товар отсылается поставщикам, оплачивается выставленный счет, согласовывается дата поставки.

В день поставки принимает товар на склад, составляет соответствующие документы, вносит данные о поступившем товаре в базу данных. Информирует заказчика о том, что товар поступил на склад.

После того, как заказчик оплатил выставленный ему счет наличным или безналичным способом оплаты, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.

По окончании месяца менеджером по продажам формируется отчет о проделанной работе.

Таким образом, был выявлен ряд основных функции возлагающихся на менеджера по продажам, требующих больших затрат времени и усилий, в связи с ручной обработкой данных. Основные функции менеджера по продажам представлены на рис.3.

Рисунок 3 – Основные функции менеджера по продажам

Характеристика деятельности руководителя отдела продаж компании «Белый свет» в разрезе технологии IDEF0 приведена на рисунке 4.

Рисунок 4 – Модель деятельности руководителя отдела продаж в разрезе IDEF0

Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 5.

Рисунок 5. Декомпозиция деятельности руководителя

Рисунок 6 – Декомпозиция блока «Учет товаров»

Рисунок 7 – Декомпозиция блока «Работа с поставщиками»

Рисунок 8 – Декомпозиция блока «Работа с клиентами»

Как видно из представленных схем, работа менеджера по продажам (руководителя отдела в том числе) включает три основных направления: учет товара, работа с поставщиками, работа с клиентами. Существуют отдельно базы данных товаров, поставщиков и клиентов. Продажа товара регистрируется дважды: в базе данных клиентов и в базе данных товаров. Прием товара также осуществляется дважды: при ведении учета товара и при работе с поставщиками.

В результате анализа обязанностей, схемы работы, очередности обработки информации выделены следующие недостатки:

• большие затраты внимания менеджера по продажам на выполнение рутинных операций, ведение клиентской базы, составление заказов и отчетов;
• неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии;
• низкая оперативность, снижающая качество работы.

---