Файл: Характеристика коммерческой деятельности по организации закупочной работы.pdf

 4. Организация делопроизводства по учету ресурсов и расчетам за приобретенные материальные ценности. 
5. Поддержание отношений с поставщиками. 
Прежде всего, закупочная логистика решает задачу «что закупить». После того, как решена задача какие товары необходимо закупить, решают задачу выбора поставщика. Для поиска поставщиков используется стандартная схема, состоящая из четырех этапов: 
1. Поиск потенциальных поставщиков. 
 Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм действий: 
а) проведение конкурсов (тендеров); 
б) изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.); 
в) посещение ярмарок, выставок; 
г) личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные звонки, деловые встречи). 
По итогам первого этапа формируется список потенциальных поставщиков, который может постоянно дополняться. 
2. Проверка поставщиков. 
Одним из условий долгосрочной работы с новым поставщиком, является надежность, финансовая ликвидность компании. Компания, которая готова стать долгосрочным поставщиком, становиться партнером. Именно на стадии знакомства происходит проверка потенциального партнера, а не на стадии сотрудничества. Если поставщик окажется недобросовестным, то у потребителя могут возникнуть проблемы в налаженной работе производства и может привести к финансовым потерям. Поэтому важно выявить надежность поставщиков до заключения договора. Для проверки надежности поставщика может быть получена информация из следующих источников: личная встреча с руководством компании; финансовая отчетность поставщика; банки и финансовые институты; конкуренты потенциального поставщика. В большинстве своем отечественные предприятия при выборе поставщика руководствуются собственной информацией, не прибегая к другим источникам информации. Итогом второго этапа является список поставщиков с проверенной репутацией. 
3. Анализ потенциальных поставщиков. 
Получив список потенциальных поставщиков после второго этапа необходимо провести анализ производственных возможностей этих предприятий. Составленный перечень поставщиков анализируется на основании различных критериев, позволяющих осуществить отбор реальных поставщиков. Количество таких критериев может быть достаточно велико, более 60. Критерии, на которых осуществляется анализ потенциальных поставщиков является ценой и качеством продукции, а также надежностью поставок. Надежность поставщика включает выполнение обязательств по срокам поставок, ассортименту, комплектности, и количеству поставляемой продукции. К другим критериям относятся финансовое положение поставщика; сроки выполнения текущих и экстренных заказов; наличие резервных мощностей; повышение качества выпускаемой продукции; удаленность поставщика от потребителя; организация управления качеством у поставщика; профессиональный уровень персонала; текучесть кадров и др.В результате проведенного анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договоров.

 4. Оценка надежности поставщика. 
По результатам работы с поставщиками проводится оценка результатов работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценки, позволяющая насчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда. Главным критерием при выборе поставщика будет являться надежность поставки. Алгоритм определения надежности поставок следующий: 

1.Сопоставление даты поставки плановой и фактической. 
2. Определение времени опоздания. 
3. Сопоставление объемов поставки: планового и фактического.   Выявление случаев недопоставки продукции. 
4. Определение объема недопоставки продукции 
5. Определение условного опоздания в случае недопоставки 
6. Определение общей величины опозданий 
7. Определение количества случаев отказа. 
8. Определение общей величины отказов 
9. Определение интенсивности отказов 
10. Определение коэффициента готовности поставок 
11. Надежность снабжения.
Если закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения  торгового процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут служить затраты на приобретение и доставку. Выбранный товар для предприятия может закупаться как непосредственно у производителя, так и у посредников, дилеров. Основным фактором, влияющим на выбор поставщика, является номенклатура товара и его цена. Все зависит от того, на каких условиях осуществляется реализация. Так, например, закупая товар у производителя предприятие может столкнуться с проблемой самостоятельного формирования необходимого ассортимента. Данные условия характерны для производителей занимающихся массовым производством и выпускающих широкую номенклатуру товаров. При таких условиях осуществлять закупку товара у посредника, который специализируется на формировании нужного ассортимента и поставках его потребителю является более выгодным. Другим преимуществом закупки товара у посредника является возможность приобрести широкий ассортимент нужного товара относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента. Из-за того, что посредники закупают крупную партию товара, цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя. Важнейшей функций в закупочной работе является контроль входных потоков - поставок. Процесс контроля заключается в отслеживании движения материальных потоков, начиная с подтверждения источников генерации получения заказа, согласования условий поставки и завершения проверкой отгрузки и доставки заказанной продукции. В ходе осуществления контроля за выполнением заказа проверяется соблюдение поставщиком своих договорных обязательств по ассортиментной структуре, мощности материального потока и качеству продукции. Проверка транспортно-экспедиционных посредников заключается в соблюдении сроков доставки, отсутствии повреждений, недостач и т.д. Выполняемая на предприятии функция контроля позволяет регулировать интенсивность материальных потоков и делать выводы о надежности и ответственности поставщика Произошедшие непредвиденные сбои в поставках могут привести к временной остановке продаж  или сокращении объемов продаж. При надлежащей организации контроля предприятие сможет оперативно получать информацию об объеме и сроках ожидаемых поставках товаров и оперативно принимать соответствующие меры при возможных отклонениях от условий заказа. Закупочная система контроля за выполнением заказа предусматривает прямой постоянный контакт между отправителем и получателем товара. Данное взаимодействие обоюдовыгодно, так как позволяет выявить недостатки в работе поставщик, а для потребителя иметь надежного поставщика позволяющего работать предприятию без сбоев. Как правило, установленная на предприятии система контроля предназначена не только за соблюдением условий заказа, но также для выявления на начальной стадии брака, позволяет тем самым избежать попадания в торговый процесс некачественной продукции и материалов. Сложность осуществления контроля за выполнением заказа обусловлена номенклатурой, ассортиментом поставляемого товара. Чем шире ассортимент, тем больше времени будет уходить на проверку поставляемой партии товара. Партия товара - это регламентируемый договором объем и ассортимент одноразовой поставки продукции. Формирование партии товара происходит на основе потребности заказчика в конкретном материальном потоке. Параметры, по которым предприятие-получатель будет осуществлять контроль за выполнением заказа целиком и полностью зависит от самого предприятия. Как правило, перечень требований к партии товара формируется на основе производственной необходимости, обусловленной конечным продуктом и технологическим процессом. С другой стороны партия поставки зависит от возможности поставщика, вида используемого транспорта, условий хранения продукции и многих других факторов. При размещении заказа и его реализации потребитель должен обязательно согласовать с поставщиком интервалы материальных потоков. Если интервал отгрузки является ориентиром для поставщика, то и интервал поставки является ориентиром для потребителя. Интервал отгрузки - это время между двумя следующими друг за другом поставками. Интенсивность интервала отгрузки зависит от транзитной нормы, наличия складских мощностей у грузополучателя и других факторов. Категория интервала отгрузки в закупочной работе используется при планировании норм запаса, осуществлении контроля за поставками, регулировании производственно-хозяйственной деятельности. При заключении договорных обязательств рассчитывают также частоту поставок (число поставок в отчетном периоде), а через данный показатель - средний интервал поставки. В случае возникновения отклонения от планового хода процесса поставки соответствующая закупочная служба осуществляющая контроль за выполнением заказа принимает оперативные меры по розыску потерянных грузов, ускорению продвижения материальных потоков, оформлению претензий к виновным. Возникшие недопоставки, срывы поставок, нарушения сроков доставки могут быть компенсированы различными видами страхования и возмещения убытков со стороны поставщика, перевозчика. При обнаружении несоответствия входного материального потока условиям договора поставки составляется двусторонний акт о выявленных нарушениях (по ассортименту, количеству, качеству и т.д.). Для оценки результатов выполнения договорных обязательств по поставкам продукции применяется комплексный показатель, определяемый как произведение трех частных показателей выполнения плана поставок: по срокам, ассортименту и качеству. При этом частные показатели необходимо согласовать между собой. Это означает, что при анализе выполнения обязательств по ассортименту следует учитывать лишь те материальные потоки, которые достигли назначения в срок, а долю ресурсов, соответствующую требованиям по качеству, определять только по продукции, зачтенной в счет поставок по ассортименту. Еще одним важнейшим направлением процесса управления поставками в закупочной работе является постоянное отслеживание надежности заготовительной системы (подсистемы). Надежность заготовительной подсистемы означает гарантированность обеспечения логистической системы (потребителя) необходимыми ей (ему) материальными ресурсами в течение заданного промежутка времени вне зависимости от возможных недопоставок, нарушений сроков доставки и т. д. Задача надежности заготовительной подсистемы решается на основе комплексного логистического подхода с применением методов теории вероятностей, теории надежности, теории массового обслуживания и прочего инструментария. Основными оценочными показателями управления поставками (входами потоками) в логистике являются затраты по завозу материальных курсов. Они являются частью транспортно-экспедиционных издержек фактической себестоимости продукции. Затраты складываются из: расходов по оплате тарифов и сборов транспортных организаций по продвижению материальных потоков; расходов на содержание собственного транспорта и организацию процессов транспортировки.

1.4 Выбор поставщиков. Особенности и значение договора поставки

Поиск наиболее подходящих поставщиков является одним из важнейших элементов закупочной работы. Выбор поставщиков – задача сложная и ответственная, поскольку от них во многом зависит ритмичность производства, а, в конечном счете, – рентабельность и репутация фирмы перед клиентами, потребителями ее продукции. 
Для того, чтобы выявить наиболее подходящих поставщиков, можно заняться изучением торговых справочников, организовать поиск информации с помощью ПК или запросить по телефону рекомендации от других фирм. Тщательный анализ полученных данных позволит торговому предприятию составить необходимое представление об источниках поступления товаров. Ряд поставщиков будет исключен из числа возможных кандидатов, поскольку их мощности не соответствуют количественной потребности в товаре или у них плохая репутация в смысле обеспечения поставок и обслуживания. В итоге у предприятия останется небольшой список квалифицированных поставщиков. Чем новее задача, стоящая перед закупкой, и чем сложнее и дороже товар, тем больше времени занимает поиск квалифицированных поставщиков. Маркетинговая стратегия выбора поставщиков предполагает анализ альтернативных вариантов сотрудничества на базе выработки основных показателей оценки деятельности предприятий, поставляющих товары. Существует обобщенный вариант показателей, по которым целесообразно оценивать деятельность поставщиков:
1. Репутация и имидж, надежность; 
2. Качество продукции, соответствие его прогрессивным стандартам; 
3. Возможный объем поставки; 
4. Соблюдение сроков, графиков поставки; 
5. Уровень цены на продукцию или услуги (сравнительный анализ цены /качество, цена/ количество); 
6. Условия поставки и формы расчетов; дополнительные услуги.
Каждая фирма вольна устанавливать свои критерии оценки поставщиков исходя из собственных соображений и принятой стратегии деятельности. Вместе с тем существуют некоторые общие маркетинговые требования к поставщикам. Поставщик должен точно в срок по согласованному графику поставлять продукцию в соответствии с договором; соблюдать требуемые объемы поставки; оперативно откликаться на новые требования фирмы-заказчика; предоставлять необходимую сопроводительную документацию; выдерживать согласованные цены; предоставлять при необходимости дополнительные услуги. Продукция должна отвечать оговоренным стандартам качества, производиться по передовой технологии; изменения по номенклатуре продукции должны отвечать новым стандартам. Маркетинговые требования к поставщикам могут меняться в зависимости от общей экономической ситуации, конъюнктуры рынка. Так, на этапе экономического подъема требования к поставщикам могут ужесточаться, и, наоборот, смягчаться в период спада или ограниченности ресурсов (дефицитное снабжение). Проблема выбора является наиболее острой для новых фирм или фирм, меняющих номенклатуру продукции, сферу деятельности либо стратегию. Действующие фирмы, имеющие хозяйственные связи, испытывают иные трудности. Если такие фирмы успешно сотрудничают с поставщиком, то целесообразно сохранить эти связи, подкорректировав их в соответствии с новыми требованиями. Менять поставщика – процедура болезненная с непредсказуемыми последствиями. Если все же связи нарушаются или поставщик оказывается несостоятельным, то следует обратиться к выбору нового поставщика. Однако этот шаг должен быть тщательно взвешенным. К новому поставщику следует сразу предъявлять повышенные требования. Считается, что лишиться поставщика легко, труднее найти нового. Выбор поставщика может проводиться на конкурсной основе. Критериями отбора претендентов могут выступать показатели: ценностной значимости поставок в сопоставлении с их стоимостью; регулярности поставок и их качество. Использование в качестве независимого критерия «цены поставки» не рекомендуется, поскольку низкая цена – это, как правило, низкое качество.
Перед тем как сделать окончательный выбор, предприятие-заказчик может попытаться провести переговоры с предпочтительными поставщиками в расчете на получение более благоприятных цен и условий поставок и определить одного или нескольких наиболее подходящих поставщиков. Многие агенты по закупкам предпочитают иметь ряд источников снабжения. В этом случае у них есть возможность не зависеть целиком и полностью от одного поставщика при каких-то неувязках, а также возможность сравнивать цены и эффективность работы разных поставщиков. В настоящее время хозяйственные взаимоотношения между поставщиками и покупателями устанавливаются и регулируются на базе гражданского законодательства и правовых норм. При этом существенно повышается роль договоров поставки товаров. Гражданским кодексом РФ установлено, что по договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязан передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. В качестве существенных условий договора поставки выступают наименование и количество товаров, а также срок (сроки) исполнения обязательства.
Если при заключении договора между сторонами возникли разногласия по отдельным условиям договора, сторона, предложившая заключить договор и получившая предложение о согласовании условий этого договора, должна в течение 30 дней со дня получения этого предложения принять меры по согласованию условий, либо письменно уведомить другую сторону об отказе от его заключения.  Договор поставки является одним из видов договоров купли-продажи. В отличие от других договоров по договорам поставки допускается возможность одностороннего отказа от его исполнения или одностороннего изменения в случае существенного нарушения договора одной из сторон.
Договоры поставки делятся на разовые и регулярные, поставка по которым осуществляется партиями, т.е. предполагается определенный график поставок. При заключении договора поставки определенными партиями сторонам необходимо прописать следующие условия:
1. График поставок - в календарном порядке расписываются этапы поставки всего товара (товаров), поставляемого по договору поставки;
2. Порядок оплаты - либо производится постепенная оплата поставленной партии, при этом не перечисляются суммы за непоставленные товары, либо производится оплата всех партий поставленного товара, начиная с даты последней поставки; также может быть предусмотрена предварительная оплата, оплата в рассрочку или продажа товара в кредит;
3. Меры ответственности за нарушение продавцом своих обязательств по поставке товара и меры ответственности покупателя за несвоевременную оплату поставленного товара.
В договоре поставки могут быть предусмотрены гарантии исполнения договора, такие как задаток, поручительство, банковская гарантия, однако включение в текст договора пункта о гарантии не является обязательным. За нарушение обязанностей по договорам поставки с виновной стороны взыскивается неустойка, штраф, пеня в размерах, предусмотренных договором, а также понесенные в связи с этим убытки. Помимо взаимной материальной ответственности, предусмотренной условиями договора, стороны несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством РФ. Для своевременного исполнения договора поставки необходимо осуществлять контроль исполнения договора и хода поставок товаров. Исполнение договоров поставки контролируется по общему объему, ассортименту, срокам поставки, качеству поставляемых товаров, соблюдению транспортных условий. Итак, закупочная работа является составной частью и основой коммерческой деятельности предприятий торговли, главной задачей которой является выгодное приобретение товаров с целью удовлетворения потребительского спроса. Одними из наиболее важных этапов организации закупочной деятельности являются определение метода и способов закупки товаров, поиск и выбор оптимальных поставщиков, а также установление хозяйственных связей с поставщиками и контроль осуществления поставок.

2. Исследование закупочной работы предприятия ООО «Нижегородское»                    
2.1. Краткая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Нижегородское» было основано в 1995 году в соответствии с Гражданским кодексом РФ. Учредителем общества является Ожегов Андрей Леонидович. Общество осуществляет свою деятельность на основании принятого в 1995 году Устава предприятия. ООО «Нижегородское» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчётный и иные счета в банках, печать, штампы, эмблему и другие реквизиты. Юридический адрес общества – г. Нижний Новгород, ул. Страж Революции, 7.
Основные цели деятельности общества:
1. Извлечение прибыли
2. Удовлетворение общественных интересов в товарах, работах и услугах с высокими потребительскими свойствами
3. Реализация на основе полученной прибыли социально-экономических интересов участника и членов трудового коллектива
Основными видами деятельности предприятия являются розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями, розничная торговля преимущественно пищевыми продуктами в специализированных магазинах, розничная торговля алкогольными и другими напитками, а также сдача внаем собственного недвижимого имущества.

Основным обобщающим показателем финансовых результатов хозяйственной деятельности Общества является прибыль. Основными конкурентами ООО «Нижегородское» являются ОАО «Наш магазин», ООО «Холидей», ООО «ОША». 
ООО «Нижегородское» самостоятельно обеспечивает свою торговую, финансовую и другие виды деятельности, получает прибыль, оставшуюся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей, заключает и контролирует исполнение договоров с поставщиками и другими организациями. Имущество Общества составляют его основные фонды и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается в балансе общества. Имущество Общества не подлежит изъятию иначе как по решению суда, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Предприятие планирует свою деятельность и определяет перспективы развития, исходя из спроса на оказываемые услуги, работы, необходимые для обеспечения производственного и социального развития общества. Организационная структура ООО «Нижегородское» является линейной, аппарат управления состоит из взаимоподчиненных органов в виде иерархической лестницы. Директор как руководитель замыкает на себе как административные, так и другие функции. Члены каждой из низших ступеней организационной структуры находятся в непосредственном линейном подчинении у руководителя следующего, более высокого уровня. Такой тип структуры управления объясняется небольшой численностью персонала, относительно небольшим объемом товарооборота, типом организационно-правовой формы.

Основу деятельности торговой фирмы составляет процесс продажи товаров потребителям в супермаркете «Профи». Потребителями продукции ООО «Нижегородское» являются физические лица – жители г.Нижний Новгорода. Одним из основных экономических показателей хозяйственной деятельности торгового предприятия является товарооборот, который отражает содержание этого процесса. В 2014 году объем розничного товарооборота ООО «Нижегородское» увеличился на 2195 тыс. руб., увеличение составило 7,3% по сравнению с предыдущим годом. Но в 20014 году объем розничного товарооборота составил 98,2% от планируемого, т. е. план не был выполнен. Издержки обращения увеличились на 12,8%. Данное увеличение связано с увеличением тарифов на коммунальные платежи, увеличением расходов на заработную плату. Также на рост издержек обращения в 2014 году повлияло увеличение потерь товаров при перевозке, хранении и реализации. Чистая прибыль за период с 2013 по 2014 годы сократилась на 15,1%,  что составило 1343,316 тыс. руб. Это объясняется тем, что темп роста издержек обращения за этот период оказался выше темпа роста товарооборота. Фонд оплаты труда увеличился на 6,9% по сравнению с 2013 годом. Такой рост объясняется увеличением заработной платы работников. Средняя заработная плата в 2014 году по сравнению с предыдущим годом увеличилась на 2,208 рублей, или на 24,6%, и на 16,8% по сравнению с планом. 

2.2 Особенности торгово-технологического процесса на предприятии ООО «Нижегородское»

ООО «Нижегородское» является торговым предприятием, поэтому основу  торгово-технологического процесса на нем составляет процесс продажи товаров покупателям в  супермаркете «Профи».
В технологический процесс входят такие операции, как фасовка, упаковка товара, выкладка продукции на стеллажи и в холодильные витрины работниками торгового зала, а также все стадии приобретения различных категорий товаров.
Рассмотрим процесс обслуживания условного покупателя, который проходит все стадии торгово-технологического процесса, т.е. приобретает товары различных категорий.
Основные стадии технологического процесса на предприятии ООО «Нижегородское»:
1. Выбор товара на открытых стеллажах. Процесс выбора определенного вида товаров на открытых стеллажах составляет 8 минут. В супермаркете установлены так называемые, полочные стеллажи производства компании «Штрих-М» и «Евростиль». В них продукция хранится на специальных полках или поддонах. Все металлические стеллажи имеют базовую полку 500 мм, а остальные устанавливаемые полки 400 и 300 мм. Они позволяют выложить достаточно большое количество товара, и с ними удобно обходится покупателю. Стеллажи из ДСП используются для выкладки хлебобулочных изделий. По типу предназначения все стеллажи, установленные в супермаркете, разделяются на хлебные, кондитерские, овощные и другие виды торговых стеллажей. 
2. Следующей стадией торгово-технологического процесса является выбор товаров в холодильной камере. Этот процесс длится 6 минут. В магазине установлены традиционные встроенные холодильные витрины «Полюс», «Айсберг», холодильные шкафы «Polair». В холодильных витринах выкладываются полуфабрикаты, заморозка, колбасные изделия, молочная продукция, овощи. В холодильных шкафах расположены сыры.
3. Завес товаров, выбранных покупателем в холодильных витринах. Если покупатель самостоятельно выбрал товар (овощные витрины), то он производит завес товара самостоятельно с помощью весов. Если выбран товар из витрины с колбасными изделиями, то завес выполняет продавец при помощи весов. Эта стадия составляет 1,5 - 3минуты из-за возможного образования очередей. 
4. После того, как товар из витрины выбран и завешен, его необходимо упаковать в целлофановые пакеты, бумажные пакеты или в стрейч пленку. Процесс упаковки длится 1 мин.
5. Следующая стадия торгово-технологического процесса – приобретение сопутствующих товаров на кассе. Покупатель может приобрести такие товары как жевательная резинка, шоколадный батончик, сигареты, а также гигиенические салфетки, платочки, одноразовую посуду. Данный процесс длится 1 минуту.
6. Расчет за покупку может осуществляться как наличными средствами, так и с помощью пластиковой карты. Кассир осуществляет расчет с помощью контрольно-кассового аппарата ККМ АМС-100-МК. В результате совершения покупки клиент получает чек. Данная стадия технологического процесса длится 7 минут.
Таким образом, длительность технологического цикла на предприятии ООО «Нижегородское» составляет 24,5-27,5 минут. Длительность цикла определяется по опытным данным, т. к. данные процессы не нормируются.