Файл: Хранение данных и работа MSAccess.pdf

Это особенно полезно, когда вам нужно хранить все таблицы в одной базе данных на сетевом сервере, хранить формы, отчеты и другие объекты в отдельной базе данных, копии которой доступны всем пользователям общей базы данных; Инструменты репликации MicrosoftAccess, доступные в базе данных (.mdb) и в проекте (.adp), позволяют создавать реплики и синхронизировать их по требованию при работе в MicrosoftAccess; Средства защиты и контроля доступа. Самый простой способ защиты - установить пароль для открытия базы данных. (Рисунок 4)

База данных может быть зашифрована. Когда база данных зашифровывается, ее файл сжимается и становится нечитаемым с помощью утилит или текстовых редакторов. Расшифровка базы данных отменяет результаты операции шифрования. Самый гибкий и распространенный способ защиты базы данных называется безопасностью на уровне пользователя. Этот метод защиты аналогичен методам, используемым в большинстве сетевых систем.

Однако, как уже отмечалось, выбор пароля администратора не является сложным для хакера; Существует возможность преобразования базы данных в формат более ранней версии MS Access для обеспечения совместимости в некоторых случаях; И, наконец, инструмент для сжатия базы данных, которая стирает информацию об удаленных строках и уменьшает размер файла MDB на диске. Это приводит к повышению производительности и в некоторых случаях позволяет восстановить базу данных (например, после непредвиденного сбоя питания).

Также стоит упомянуть, что в Access изначально есть шаблоны типовых баз данных для автоматизации наиболее распространенных задач.

Рисунок 4 - Шаблоны баз данных

Пользователь в интерактивном режиме мастера выбирает данные, которые он хочет иметь в своей базе данных, в соответствии с потребностями предприятия, а MS Access автоматически создает все необходимые объекты. В будущем эту базу данных можно будет дорабатывать и расширять.

Многозначные поля для сложных данных

Вы можете создать поле, содержащее несколько значений, также называемых комплексными данными. Предположим, вам нужно назначить задачу одному из сотрудников или подрядчиков, но вы хотели бы назначить эту задачу нескольким людям. В большинстве систем управления базами данных и в более ранних версиях Access вам потребуется создать отношение «многие-ко-многим», чтобы избежать ошибок.

В OfficeAccess2013 наиболее сложная часть работы выполняется автоматически при выборе поля для ввода нескольких значений. Многозначные поля особенно полезны, когда вы используете OfficeAccess2013 для работы со списком SharePoint, который содержит один из типов многозначных полей, используемых в компоненте WindowsSharePointServices. OfficeAccess2013 совместим с этими типами данных [12].

Новый тип данных «Вложение» позволяет хранить все типы документов и двоичных файлов в базе данных без излишнего увеличения размера базы данных. OfficeAccess2013 автоматически сжимает вложения, когда это возможно, оставляя как можно больше свободного места. Вам необходимо приложить документ MicrosoftOfficeWord2013 к записи или сохранить несколько цифровых фотографий в базе данных. Использование вложений значительно облегчает выполнение таких задач. Вы даже можете добавить несколько вложений в одну запись.

В полях MEMO теперь сохраняется форматированный текст и поддерживается журнал исправлений.

Теперь OfficeAccess2013 поддерживает форматированный текст, который можно использовать в записях наряду с обычным текстом. Текст может быть отформатирован с использованием различных параметров (таких как жирный и курсивный шрифт, а также применять разные шрифты, цвета и другие распространенные параметры форматирования) и хранить их в базе данных. Форматированный текст сохраняется в поле MEMO в HTML-формате, который совместим с типом данных «FormattedText» в компоненте «WindowsSharePointServices». Установите для свойства TextFormat значение RichText или PlainText, и данные в текстовых полях и режиме таблицы будут отформатированы должным образом.

Поля MEMO удобны для хранения больших объемов данных. С помощью OfficeAccess2013 вы можете установить свойство «Только для добавления», чтобы сохранить все изменения в поле «MEMO». Затем вы можете просмотреть журнал этих изменений. Эта функция также поддерживает функцию отслеживания в компоненте WindowsSharePointServices.

Таким образом, вы также можете использовать Access для просмотра содержимого списка SharePoint.

Во второй главе настоящей работы был изучен и рассмотрен основной функционал программного продукта MSAccess.

По изученному материалу напрашивается следующий вывод, MSAccessполностью удовлетворяет условиям работы с БД. И является ведущим инструментом для разработки баз данных для локальных серверов MSWindows.

Глава 3. Практический пример данных в MSAccess

3.1. Хранение данных в MSAccess

В данном разделе будет представлен практический пример и его хранение в реляционном подходе хранения данных. За пример я в своей работе возьму известную ситуацию Продавец, Покупатель, Сделка между продавцом и покупателем (Рисунок 5).

Таким образом в нашей базе данных будет три таблицы. Таблица, которая будет представлять покупателей будет называться Customers. Таблица, которая будет представлять продавцов будет называться Sellers. Таблица, которая будет представлять сделки между продавцами и покупателями будет называться Orders.

Рисунок 5- Таблица представляющая покупателей (Customers)

В Рисунке 5 мы можем видеть три поля, первое поле является первичным ключом (c_id), то есть это поле, которое пронумеровывает строки в таблице, при добавлении нового покупателя в таблицу, данный атрибут автоматически инкриминируется, тип данных у данного поля int. Второе поле (cname), служит для хранения имени покупателя, тип данных у данного поля varchar.Третье поле (city), служит для хранения города из которого покупатель, тип данных у данного поля varchar.

Рисунок 6- Таблица представляющая продавцов (Sellers)

В Рисунке 6 мы можем видеть три поляаналогично Рисунку 8, первое поле является первичным ключом (s_id), то есть это поле, которое пронумеровывает строки в таблице, при добавлении нового продавца в таблицу, данный атрибут автоматически инкриминируется, тип данных у данного поля int. Второе поле (sname), служит для хранения имени продавца, тип данных у данного поля varchar.Третье поле (city), служит для хранения города из которого продавец, тип данных у данного поля varchar.

Рисунок 7 - Таблица представляющая сделки между продавцами и покупателями (Orders)

В Рисунке 7 мы можем видеть четыре поля, первое поле является первичным ключом (o_id), то есть это поле, которое пронумеровывает строки в таблице, при добавлении новой сделки в таблицу, данный атрибут автоматически инкриминируется, тип данных у данного поля int. Второе поле (c_id),вторичный ключ,служит для хранения первичного ключа из таблицы Customers (Таблица 1), тип данных у данного поля int.Третье поле (s_id),вторичный ключ,служит для хранения первичного ключа из таблицы Sellers (Таблица 2), тип данных у данного поля int. Третье поле (sum), служит для хранения суммы сделки, тип данных у данного поля double.

Покажем теперь связь между этими таблицами. Представление будет показано графическом типе.

Рисунок8- Связьмеждутаблицами (Customers, Sellers, Orders)

Из рисунка 3.4 можно видеть, что связь между таблицами Customersи Ordersсвязь 1 ко много, и связь между таблица Sellersи Ordersтакже 1 ко много.

3.2 Работа с данными по средствам языка запросов SQL

В данном разделе будут рассмотрены основные SQLзапросы на примере приведенном выше. Заполним таблицы некоторыми записями (Рисунки 9,10,11).

Рисунок 9- Заполненная таблица представляющая покупателей (Customers)

Рисунок 10- Заполненная таблица представляющая продавцов (Sellers)

Рисунок 11- Таблица представляющая сделки между продавцами и покупателями (Orders)

Теперь будем пробовать делать запросы SELECT, UPDATE, DELETE, INSERT.

SELECTcnameFROMCustomers;

Выбираем все кортежи из таблицы Customers, но не полностью, а только поле cname.

Предположим, что нам надо выбрать всех покупателей из города Ташкент.

SELECT * FROM Customers WHERE city = Ташкент;

Аналогичные запросы можно сделать для таблицы Sellers.

Теперь напишем запросы по труднее.

Допустим нам нужно вывести имена всех покупателей продавца Романа.

SELECT cname FROM Customers, Sellers, Orders WHERE Customers.c_id=Orders.c_id AND Orders.s_id = (SELECT s_id FROM Sellers WHERE sname = Роман);

Теперь предположим нам надо вывести имена всех продавцов, которые продали на сумму больше 4000.

SELECT sname FROM Sellers, Orders WHERE Sellers.s_id = Orders.s_id AND Orders.sum>4000;

Посмотрим на запросы на обновление информации UPDATE. Обновим информацию в таблице Customers.

UPDATE Customers SET cname=Василий WHERE c_id = 1;

У записи с первичным ключом 1, поле cname поменяется на Василий.

Обновим информацию в таблице Orders, предположим продавец не правильно заполнил поля.

UPDATE Orders SET s_id = 1 AND c_id = 5 AND sum = 5500 WHERE s_id = 1 AND c_id =2;

Посмотрим на запросы на добавление информации INSERT. Добавим информацию в таблицу Customers.

INSERT INTO Customers(cname, city) VALUES (Павел, Ташкент);

Добавим информацию в таблицу заказы с продавцом по имени Арсен и с покупателем по имени Сергей.

INSER INTO Orders(c_id, s_id, sum) VALUES (3,4,5000)

Рассмотрим теперь запрос на удаление кортежей из таблицы DELETE. Удалим из таблицы Customers строку с первичным ключом 1.

DELETEFROMCustomersWHEREc_id = 1;

Удалим теперь заказ из таблицы Orders, в котором продавца зовут Валентин.

DELETE FROM Orders WHERE c_id = (SELECT c_id FROM Customers WHERE cname = Валентин);

Вся проектная часть разработана в MSAccess 2013, и приложена к курсовой работе.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, в заключении хотелось бы сказать, что поставленная цель достигнута и решены все соответствующие задачи. OfficeAccess2013 обеспечивает возможность легко начинать работу со встроенными базами данных, вносить в них изменения и адаптировать к меняющимся деловым потребностям пользователя. Пользователь может собирать информацию с помощью форм электронной почты или импортировать данные из внешних приложений. Реализована возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированную, отфильтрованную и сгруппированную информацию, которая облегчит принятие более обоснованных решений. Совместный доступ к информации обеспечивается с помощью технологических списков MicrosoftWindowsSharePointServices, позволяющих проверять журнал исправлений, восстанавливать удаленную информацию, устанавливать разрешения доступа к данным и регулярно осуществлять резервное копирование.

В первой главе были рассмотрены основные модели базы данных. На сегодняшний день самый используемый подход в проектировании и использовании баз данных это реляционный подход. Последний используется в программном продукте MSAccess.

Во второй главе настоящей работы был изучен и рассмотрен основной функционал программного продукта MSAccess. По изученному материалу напрашивается следующий вывод, MSAccessполностью удовлетворяет условиям работы с БД. И является ведущим инструментом для разработки баз данных для локальных серверов MSWindows.

В последней главе настоящей работы был рассмотрен практический пример. Также во вложениях к курсовой работе, есть работающий проект на MSAccess. В котором продемонстрирована работа и использование функционала MSAccess.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Прﹶавовﹶые акты

Доктрина инфорﹶмациоﹶнной РФ — информационной безопﹶасносﹶти Федерации утверﹶ- Президентом РФ сентября 2014 № Пр-18ﹶ95 2000, № 187)
об инфоﹶрмацﹶииФедеﹶральﹶный от 27 2016 г. 149-ФЗ «Об инфоﹶрмацﹶионнﹶых технологи- и защите информации» РФ, 2016, 31 (ч. ст. 3448)
Закон ГАС «Выбﹶоры» Федеﹶральﹶный закон 10 января 2013 г. 20-ФЗ «О автоматизированной систﹶе-Россﹶийскﹶой Федерации (СЗ РФ, 2013 № 2, 172)

на русском языке