Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Информационная система (ИС) – это взаимосвязанная совокупность информационных, технических, программных, математических, организационных, правовых, эргономических, лингвистических, технологических и других средств, а также персонала, предназначенная для сбора, обработки, хранения и выдачи информации и принятия управленческих решений.

Экономическая информационная система (ЭИС) – это совокупности внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированная информационная система (АИС) – это система, которая состоит из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности и реализует автоматизированную технологию выполнения установленных функций.

Современная АИС является совокупностью алгоритмических, технических (аппаратных), телекоммуникационных, математических средств, методов поиска и описания объектов программирования, сбора и хранения информации

Основная цель АИС - хранение, обеспечение эффективного поиска и передачи информации по соответствующим запросам для наиболее полного удовлетворения информационных запросов большого числа пользователей. К основным принципам автоматизации информационных процессов относят: окупаемость, надежность, гибкость, безопасность, дружественность и соответствие стандартам.

В настоящее время успешность предприятия зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на основе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет, в силу своих особенностей, кардинально отличается от ручного. Использование компьютера значительно облегчает процесс, т.к. сокращает время, требующееся на оформление документов и обобщение данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Конечно, отчеты о положении в торговле можно получить и без него, но на расчеты уйдет столько времени, что к моменту его завершения они будут неактуальны, а также для этого придется занять такое количество сотрудников, что на их зарплату уйдет значительно больше средств, чем будет получено прибыли в результате их расчетов.

Таким образом, применение компьютера делает работу более быстрой и как следствие более качественной.

Реализация проекта автоматизированной информационной системы «складской учёт» значительно облегчит работу сотрудников на складе и обеспечит снижение расходов на управление за счет освобождения человеческих ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, хранить и анализировать данные за любой промежуток времени, осуществлять поиск нужной информации по различным критериям отбора. Поэтому данная тема является весьма актуальной в современных условиях хозяйственной деятельности.

Целью данной курсовой работы является анализ деятельности складского учета, внедрение информационных технологий в процесс работы склада. Результатом выполнения работы является создание готовой информационной системы учета движения материалов на складе.

Задачи курсовой работы:

• Описать предметную область;
• Разработать концептуальную модель данных;
• Смоделировать бизнес-процессы;
• Спроектировать физическую структуру базы данных.

Решение этих задач предусматривает создание базы данных учета движения материалов на складе.

Курсовая работа состоит из введения, содержания, аналитической и проектной частей, заключения и списка литературы.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Предметная область информационной системы - это материальная система или система, характеризующая элементы материального мира, информация о которой хранится и обрабатывается в ЭИС. Предметная область рассматривается как некоторая совокупность реальных объектов и связей между ними.

Склад готовой продукции не занимается коммерческой деятельностью, а только осуществляет процедуру хранения для сторонних лиц заинтересованных в этом. Также склад должен выполнять следующие функции:

• Приём;
• Учёт;
• Согласование планов и условий поставок;
• Хранение;
• Приём готовой продукции;
• Наличие трудовых ресурсов;
• Отгрузка готовой продукции;
• Организация деятельности по закупке и продаже с наличием свободных складских помещений;
• Сортировка;
• Укомплектование для потребителей;
• Определение потребности в погрузочных и транспортных средствах;
• Наличие упаковочных материалов;
• Составление отчетов об объёмах продукции;
• Участие в рассмотрение претензий, поступающих на предприятие.

Затем склад готовой продукции должен обеспечить условия для сохранности продукции, находящейся на временном хранении, организацию рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к последующей отправке, обеспечение сохранности продукции, обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.

Склад обязан вести учет продукции, находящейся на временном хранении, составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских помещений.

Рассмотрим типичные бизнес-процессы складского учета на не автоматизированном гипотетическом складе. Такое рассмотрение проводится с целью выявить недостатки существующей системы складского учета, а также показать необходимость автоматизации склада.

Процедура принятия продукции на склад:

1. Продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и приходной накладной;
2. Контролер на складе, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);
3. Осматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение;
4. Грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция.

В ходе работы склада, он нуждается в инвентаризации, которая включает в себя следующие этапы:

• Сотрудник, ответственный за переучет продукции, берет книгу переучета и вручную осматривает товар и вносит в книгу данные о нем и о его количестве
• Затем сотрудник, ответственный за документы отчётности н складе, сверяет полученные данные с данными из книги учёта и составляет отчет по полученным показателям.

Отгрузка товаров со склада проходит следующие этапы:

• Получатель товара подаёт накладную на отгрузку товара;
• Контролер проверяет накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов;
• Контролер даёт указание работникам склада на поиск нужной продукции и отгрузки ее;
• Получатель товара проводит его осмотр на соответствие товара требуемым параметрам;
• Контролёр регистрирует в книге учёта факт отгрузки товара;
• Контролёр выдаёт получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара;
• Производится непосредственно отгрузка товара техническими средствами.

Проанализировав процесс отгрузки со склада и выявив все минусы, постараемся создать такую систему, которая автоматизировала бы следующие шаги в работе на складе:

• Регистрация документов осуществляется с помощью ЭВМ;
• Поиск товаров для отгрузки будет проводиться путем поиска соответствующего товара в БД и просмотра информации о месте его хранении (номер склада, расположение внутри склада);
• Формирование документов отчетности, будет производиться системой автоматически.

Если применить данные изменения, работа с бумагами на этапе отгрузки будет сведена к минимуму, что позволит значительно сократить время необходимое на отгрузку и максимально упростит этот процесс.

При помощи ЭВМ на складе автоматизирован учет поступления и отгрузки товаров, учет входящих и исходящих документов, количественный учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и отгрузки конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Главное назначение автоматизированной системы в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций работников склада.

Автоматизация управления процессами на складе, повышает его оперативность и эффективность. Критерии выбора ТС:

• надежность функционирования системы;
• функциональная полнота системы;
• быстродействие;
• минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

1.2 Характеристика существующих бизнес - процессов

Основное Преимущество автоматизации заключатся в том, что сокращается объём хранимых данных и как следствие уменьшаются затраты на многократные операции обновления избыточных копий и исключается возможность возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте; возрастет степень достоверности информации и увеличивается скорость обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Под автоматизированной системой понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.

Структура конкретной автоматизированной системы для своей реализации предполагает наличие трех компонентов:

1. Комплекса технических средств, состоящего из средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники;
2. Системы программных средств, состоящей из системного (общего) и прикладного программного обеспечения;
3. Системы организационно-методического обеспечения, включающей инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной автоматизированной системы обеспечения управленческой деятельности.

Потребности проектировщиков БД в более удобных и мощных средствах моделирования предметной области привели к созданию семантических моделей данных. Помимо того, что любая развитая семантическая модель данных, как и реляционная модель, включает структурную, манипуляционную и целостную части, главным назначением семантических моделей является обеспечение возможности выражения семантики данных. Наиболее простым является составление ER- диаграммы. ER- диаграмма просто реализуется в реляционную модель: сущность становится таблицей, атрибуты- идентификаторами преобразуются в первичные ключи, а остальные атрибуты- в столбцы.

Бизнес-процессы – это последовательность взаимосвязанных активностей или задач, которые приводят к созданию определенного продукта или услуги для потребителей. Часто бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Бизнес-процесс может быть декомпозирован на несколько подуровней, которые имеют собственные атрибуты, однако также направлены на достижение цели основного бизнес-процесса. При описании бизнес-процессов используются различные методологии и соответствующие нотации, такие как: IDEF0, IDEF3, DFD.

В данной работе в качестве СУБД была выбрана система управления реляционной базой данных Microsoft Access, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных. В ее файле могут храниться не только данные, но и объекты интерфейса: отчеты, формы, запросы.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи