Файл: Лабораторная работа 1_new.doc

Лабораторная работа № 1 Автоматизация работ в офисных приложениях без программирования

Цель работы:

• освоить работу по созданию бланков в виде шаблонов в Word;

• научиться создавать макросы на примере Excel;

• освоить работу по созданию форм и бланков с возможностью автоматизации ввода данных и выполнения расчетов в Excel.

Общие сведения

Создание форм и бланков в Word

Программа Wordпозволяет создавать формы и бланки, которые можно распространять в электронном виде и заполнять на компьютере.

В виде бланков оформляются анкеты, опросные листы и другие документы.

Электронный бланк используется многократно, поэтому он создается не как обычный документ, а как шаблон. Шаблон является основой для других документов, а сам остается неизменным. Для этой цели в шаблоне делаются доступными только поля ввода данных (поля формы), к остальному тексту доступ пользователя закрыт.

Создание шаблона

Создать шаблон можно одним из двух способов:

• при открытии документа (Файл→Создать, установить переключатель Шаблон;.

• сохранить готовый документ можно как шаблон (Файл→Сохранить как), установив в диалоговом окне сохранения тип файлаШаблон документа.

Файл, сохраненный как шаблон, имеет расширение .dot. Сохранить шаблон можно в любом месте, но по умолчанию Word сохраняет шаблоны в специальной папкеШаблоны.

Создание бланка

Для создания полей формыбланка используют панель инструментовФормы. В Word возможны три вида полей формы:

• текстовые поля‑ служат для ввода текста;

• флажки– позволяют установить или снять отметку в поле;

• раскрывающиеся списки‑ позволяют выбрать один из нескольких вариантов.

Настройку полей выполняют в диалоговом окне Параметры, которое вызывается командойСвойства контекстного меню для выбранного поля.

Размещение полей формы удобнее всего выполнять с помощью таблицы, чтобы удобнее было выравнивать расположение полей.

Созданную форму перед использованием следует защитить.

Защита полей

Для ограничения доступа пользователя при заполнении шаблона следует активизировать кнопку Защита формына панели инструментовФормы.

Заполнение готовой формы

Если шаблон был сохранен в стандартной папке Шаблоны, то вызвать его можно по команде Файл→Создать, при этом в диалоговом окнеСозданиедокументавыбирается имя требуемого бланка.

Поля формы выбираются клавишами [Tab] и [Shift+Tab] (движение в прямом и обратном направлении, соответственно) или с помощью мыши. Заполнив форму, следует сохранить ее в виде обычного документа или распечатать. Пример заполнения фрагмента формы, содержащей три типа полей (текстовый для ввода фамилии,флаг для ввода пола,поля соспискомдля ввода курса и номера группы):

Выполнение слияния документов в Word

Слияние используется для создания документов на бланке, почтовых наклеек, конвертов, каталогов и при массовой рассылке сообщений по факсу или по электронной почте. Выполнить слияние можно одним из двух способов:

• с помощью Мастера слияния (Сервис-> Письма и рассылки-> Слияние),

• с помощью панели инструментов Слияние.

При работе с Мастером выполняйте его указания.

Для работы с панелью инструментов Слияние, необходимо выполнить следующие действия.

• Откройте панель инструментов Слияние. Выберите тип документа (письмо, конверты…), нажав кнопкуВыбрать тип документа.

• Откройте или создайте основной документ.

В основном документе содержится неизменяемый от письма к письму текст (например, обратный адрес или название документа) и поля для ввода изменяемых данных. Если Вы создаете основной документ вновь, то введите в него неизменяемый текст (в примере неизменяемый текст не затенен, а поля данных затенены):

Если основной документ только создается, введите в него неизменяемые поля.

• Откройте или создайте источник данных (файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.), в котором содержатся сведения о каждом получателе.

Источник данных представляет собой табличную базу данных, он может быть создан в виде таблицы в Word,ExcelилиAccessЗаголовки столбцов этой таблицы будут использованы при создании шаблона.

Созданная таблица – источник данных – должна быть подключена (кнопка Открыть источник данныхна панели инструментовСлияние).

• В основном документе добавьте или настройте поля слияния (пустая рамка, вставляемая в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния «Имя» позволяет вставить в документ значение «Наталья», которое хранится в поле данных «Имя».).

При вставке полей в основной документ выберите кнопку Вставить поля слияния. На вкладкеДобавление поля слияния выберитеПоля базы данных (будут выбираться поля, указанные в заголовке таблицы с исходными данными). Вставьте поля в соответствующие места основного документа.

• Для создания нового составного документа поместите сведения из источника данных в основной документ. Для этого переключите кнопку Поля/данныев состояниеданные. Для создания очередного документа из Списка данных нажимайте кнопки перехода к записям на панели инструментов слияния.

• При необходимости сохраняйте или печатайте полученные документы.

Создание макросов в Excel

Макрос – это программа, записанная на языке VBA(VisualBasicforApplications– специальная версия языкаVisualBasic), и предназначенная для автоматизации вычислений и действий в офисных приложениях фирмы Microsoft(Word,Excel,PowerPointи других).

Макросы часто используются:

• для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;

• для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов;

• для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;

• для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.

Создать макрос можно двумя способами: с помощью средства для записи макросов или с помощью редактора Visual Basic.

В данном описании рассматривается только способ работы с макросами для приложения Excel с помощью средства для записи макросов.

Средство записи макросов (Сервис→Макрос→Начать запись) позволяет быстро создавать макросы с минимальными усилиями (нет необходимости знать VBA). При этом все действия, производимые пользователем, автоматически записываются в виде последовательности инструкций на языке VBA.

Запись макроса можно временно приостанавливать и затем возобновлять с того места, где запись была остановлена. Записываемому макросу в диалоговом окне Запись макроса назначается имя (или принимается предлагаемое имя). Назначаемое имя должно обязательно начинаться с буквы и содержать только буквы, цифры и знаки подчеркивания. При записи можно назначить для запуска макроса сочетание клавиш.

Изменить, просмотреть или удалить макрос можно с помощью диалогового окна Макрос (Сервис→Макрос→Макросы).

Для быстрого запуска макроса можно назначить ему:

• кнопку из панели инструментов Формы,

• сочетание клавиш,

• графический объект на листе.

Кнопка или графический объект должны быть предварительно введены в лист, макрос из списка имеющихся макросов подключается к кнопке при ее вводе, а к объекту ‑ командой Назначить макрос в контекстном меню.

Запустить макрос можно также по команде Сервис→Макрос→Макросы, выбрав из предлагаемого списка имя макроса, который требуется выполнить.

Применение элементов управления в Excel

Элементы управления – графические объекты, размещаемые на листе для отображения или ввода данных, выполнения действий или облегчения восприятия текста.

В Excel имеются два типа элементов управления:

• элементы ActiveX панели инструментов Элементы управления. Макросы для управления их работой обычно создаются в редакторе VBA как программы на языке VBA;

• элементы управления панели Формы. Макросы для этих элементов создаются с помощью средства записи макросов и не требуют знания VBA.

Перечень основных элементов управления представлен в таблице "Элементы управления Excel".