Файл: Проектирование информационных систем (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Введение

Актуальность темы исследования заключается в том, что работа предприятия или организации, занимающейся транспортной доставкой заказов– одна из современных тенденций в автоматизации организаций.

С каждым годом все более востребованными становятся современные информационные системы, которые способны за малые сроки обрабатывать исходную информацию и предоставлять ее в удобном для пользователя виде. По этой причине в последние годы появилось множество различных компьютерных систем, называемых системами управления базами данных (СУБД) и предназначенных именно для этих целей [14].

Главным элементом СУБД являются, прежде всего, базы данных, которые позволяют хранить и обрабатывать используемую информацию рационально, быстро и доступно [11].

В качестве объекта исследования в выпускной квалификационной работе выступает служба транспортной доставки заказов ООО «ТРАНС-ИРК», а предметом исследования – информационная система учета заказов и доставок груза для ООО «ТРАНС-ИРК».

Цель настоящей работы: Разработать информационную систему, обеспечивающую решение задачи поддержки транспортной доставки заказов на примере предприятия ООО «ТРАНС-ИРК».

Задачи исследования:

1)провести исследование и анализ предметной области;

2) выполнить анализ бизнес-процессов и определение задач автоматизации в технологии работы транспортной доставки заказов;

2) выполнить моделирование базы данных;

3) выполнить проектирование интерфейса информационной системы;

4) разработать базу данных для поддержки транспортной доставки заказов в среде MicrosoftAccess;

5) выполнить контрольный пример реализации проекта и описание автоматизированной системы транспортной доставки заказов.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Проблемная ситуация имеет место тогда, когда есть расхождение между желаемым и реальным состоянием объекта.

Определение такой ситуации - это один из наиболее сложных и ответственных этапов предпроектного обследования компании. Четкие формулировки имеющихся проблем являются наиболее значимой ступенью в решении самой проблемы.

В реальных условиях каждое предприятие имеет свои проблемы. Главная задача проектировщика -выделить основные из них. Если устранить основные первичные проблемы, то как правило, всегда удается устранить и многие второстепенные, вторичные проблемы.

Проблемы, выявленные в исследуемой компании, представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 – Проблемные ситуации в деятельности предприятия

Все вышеизложенное позволяет сделать главный вывод – компании транспортной доставки заказов ООО «ТРАНС-ИРК» необходим более мощный программный комплекс, который будет выполнять все вышеперечисленные задачи.

В принципе в любой службе транспортной доставки заказов выполняется одинаковый набор операций по приему, хранению и доставке грузов и корреспонденции, поэтому многие программные системы автоматизации построены как коробочные продукты. Вы приобретаете такую систему, выполняете описанные в руководстве процедуры установки и можете начинать работу с ней. Сроки внедрения коробочного продукта не должны превышать 7–10 дней. Однако, для большинства систем автоматизации, которые позиционируются на рынке как коробочные продукты, в условиях конкретного предприятия внедрение может занимать несколько месяцев и требует участия разработчика.

Основным моментом является оценка функциональности системы. Выполнение основных операций на каждом предприятии имеет свои индивидуальные особенности. Это может включать в себя формы хранения товаров (контейнеры, коробки, полки и т.д.), способ доставки и приема (например, товаров весом при приеме), состав и формы сопроводительных документов и т.д. Для коммерческих предприятий должно быть возможным хранение информации о владельцах грузов и почты. Если приобретается система, которая будет в состоянии адаптироваться к требованиям конкретных курьерских служб, можно использовать ее, хотя, возможно, не самым эффективным способом. В противном случае затраты будут оправданы. Современная система автоматизации и ее программное обеспечение должны быть настраиваемыми (кастомизируемыми) к требованиям конкретного пользователя. [18]

Настройка может быть достигнута путем установки системы на основе имеющейся. Примером может служить создание форм документов, отвечающих самым высоким требованиям технологий, а также у коммерческих предприятий - формировать подтверждающие документы, которые отвечают требованиям клиентов (и каждый клиент может иметь свои собственные требования к этим документам). Эти параметры обеспечиваются практически любой системой. Другая форма настройки - пересмотр системы к специфическим требованиям заказчика. Она выполняется разработчиком за небольшую плату.

Системы учета для грузов и почты, также известные как инвенторные системы, которые призваны обеспечить сотрудников курьерской службы полной и точной информацией о состоянии груза и корреспонденции, необходимых для принятия решений. Эти системы, как правило, не решают такие задачи, как оптимизация размещения продукта, маршрутизацию, управление персоналом курьерских служб. В то же время, они быстро могут предоставить пользователю необходимую информацию, с тем результатом, что решения, которые принимаются человеком, оправданы. Как результат - ускорение и повышение качества операций для транспортной доставки заказов , сокращая время, потерянное во время хранения и отгрузки товара. [13]

Инвенторная система довольно проста, она должна иметь низкую стоимость и короткие сроки реализации.

Если инвенторные системы являются информационными, где все решения принимаются людьми, в дополнение к предоставлению информации можно приобрести систему управления, чтобы решать различные виды задач оптимизации, чтобы дать рабочие места для сотрудников курьерской службы, чтобы следить за наличием определенные ситуации, в своей работе, чтобы реагировать на различные события.

Системы управления курьерскими службами, как правило, основаны на правилах, которые определяются при настройке системы в процессе ее реализации. Такие системы являются сложными и дорогостоящими, их реализация и внедрение может занять несколько месяцев, так что их выгодно использовать на крупных предприятиях, где работникам в процессе принятия решений трудно оценить большое количество информации о состоянии службы. В этих условиях производственные решения система берет на себя, используя автоматические алгоритмы и правила, установленные в ней. [21]

Доставка корреспонденции и грузов происходит через агентов или курьеров службы доставки, организующих доставку груза и корреспонденции определенных видов в определенные сроки по предъявляемым им заявкам.

Стабильность работы службы транспортной доставки заказов в очень большой степени зависит от четкости и согласованности доставок грузов и корреспонденции; функций, которые реализует данная подсистема [3]:

а) составление списка клиентов, с которыми заключены договора;

б) составление договоров с новыми клиентами на поставку грузов и корреспонденции определенного вида на определенный срок;

в) расторжение договоров с клиентами, которые отказались от услуг компании;

г) составление списка регионов, где работает курьерская служба доставки;

д) составление списка услуг, предоставляемых службой транспортной доставки заказов.

Компания транспортной доставки заказов ООО «ТРАНС-ИРК» должна иметь программное и аппаратное обеспечение, которые обеспечивают:

1) извлечение данных из БД, связанных с соответствующим запросом;

2) изменение записей в БД или введение новых данных;

• 3) связь с внешними устройствами, которые необходимы для полноценного функционирования подсистемы.

1.2 Характеристика существующих бизнес – процессов

Понятие «стратегии автоматизации» обычно означает выбор того набора бизнес процессов, действий или операций, которые совершаются сотрудниками, клиентами и партнерами или другими участниками внешней среды при взаимодействии с компанией для достижения поставленных целей.[20]

Для отдела доставки входом является заявка от клиента. Так как служба транспортной доставки заказов предоставляет услуги по оформлению и выдаче грузов и корреспонденции, то заказы могут быть как на оформление договора, так и на доставку уже оформленного груза и корреспонденции. Груз или корреспонденция выдается агенту или курьеру, а информация о заключенном договоре и выполненных доставках хранится в БД компании ООО «ТРАНС-ЭКСПРЕСС». Затем при передаче груза и корреспонденции составляются необходимые документы и услуга выполняется.

Диаграмма декомпозиции «Служба работы транспортной доставки заказов ООО «ТРАНС-ИРК» включает следующие работы:

1. Подача заявки клиентом;

2. Звонок оператора компании для уточнения согласия клиента и дополнительным разъяснением предоставляемой услуги;

3. Передача реестра клиентов согласившихся на доставку в отдел доставки;

4. Звонок оператора отдела доставки для согласования времени и уточнения адреса доставки (дата подачи заявки + 1 день);

5. Выдача доставляемого груза и корреспонденции курьеру (дата подачи заявки + 2 дня).

6. Курьер производит предварительный телефонный контакт с клиентом (за 1 час до указанного клиентом времени доставки);

7. В процессе доставки курьер передает клиенту груз и корреспонденцию, предоставляет для заполнения и подписания необходимые документы.

Результатом этих работ является сохранение информации о проделанной работе в хранилище данных «База». Контекстная диаграмма «Служба работы транспортной доставки заказов » представлена на рисунке 8.

Рисунок 1.2 – Контекстная диаграмма «Служба работы транспортной доставки заказов » «AS-IS»

Рисунок 1.3 – Диаграмма декомпозиции «Служба работы транспортной доставки заказов » «AS-IS»

1.3 Характеристика документооборота

Ввиду того, что в компании ООО «ТРАНС-ИРК» не функционирует единая информационная система поддержки транспортной доставки заказов , которая позволила бы организовать эффективный электронный информационный поток, последний представлен документооборотом в материальной форме.

Документооборот транспортной доставки заказов фиксирует движение финансовых, информационных и материальных течений, и воспроизводит элементы потоков работ и документов. Для учета движения документов и регистрации всех операций с ним в отделе используется ряд документов, таких как: накладные, счета-фактуры, приходные ордера. Каждый месяц начальник отдела получает отчет о состоянии дел из бухгалтерии. Кроме того, отдел поквартально и ежегодно составляет отчеты для планового отдела. Документы передаются в материальной форме.

В таблице 1.2 указаны все участники документооборота, направление движения и формы документов с пояснениями.

Таблица 1.2 – Движение документов