Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».pdf

Введение

На сегодняшний день компьютерные технологии активно внедряются во многие сферы деятельности человека, и фармацевтический бизнес не стал исключением. В современном мире человек старается избавить себя от рутинной работы, поручив часть работы для выполнения компьютеру. Автоматизация аптеки – это возможность оптимизировать большинство бизнес-процессов, ускорить время обслуживания клиента, обеспечить быстрый поиск препаратов. Целью разработки является повышение эффективности работы фармацевта путем разработки регламента процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть.

Задача данной курсовой работы спроектировать автоматизированную систему, которая обеспечит более быстрый процесс поиска нужного препарата в базе данных, во-вторых, уменьшит количество бумажной документации, в-третьих, упростит создание документации на проданный препарат, а также облегчит создание отчетов. АРМ работника аптеки позволит сократить время ввода информации. Получать полную информацию о препаратах (которые есть в наличии, либо нет, какое кол-во продано, а какое заказано), поставщиках и покупателях.

АРМ работника аптеки – программа, которая даст возможность добавлять, изменять и выбирать данные из таблиц базы данных.

Объектом разработки является исследование бизнес-процесса работы работника аптеки для учета проданных, заказанных медицинских препаратов и ускорение подготовки отчетной документации, экономия времени для получения данных о медицинском препарате.

1. Описание предметной области

1.1. Основные этапы разработки автоматизированной системы

Проектирование информационной системы является, пожалуй, самым важным элементом автоматизации деятельности предприятия. Правильно спроектировать систему означает обеспечить бόльшую часть успеха всего проекта автоматизации. Очень частой ошибкой является внедрение информационной системы при отсутствии какой-либо четко сформулированной системы управления. То есть выражение «создать систему правления» воспринимается как «внедрить нечто компьютерное». Нужно четко осознавать, что система управления первична, а уже создание информационной системы на ее основе, или, попросту говоря, ее реализация в компьютерном виде – вторична.

Многие компании верят в то, что одна только автоматизация приведет к улучшению финансово-экономической ситуации, и начинают усилия по реализации информационных систем непосредственно с автоматизации, пропуская критические шаги понимания и упрощения своих бизнес процессов. Но нередко эти процессы настолько неупорядочены, что в общем создают впечатление хаоса на предприятии. Как известно, автоматизировать хаос далеко не просто, если невозможно. Поэтому прежде чем создавать информационную систему следует пересмотреть систему управления в организации. Изменение бизнес процессов называют реинжинирингом (business processes reengineering). Так, для начала нужно упорядочить схему бизнес процессов и систему управления организации в целом:

• определиться с организационной штатной структурой,
• разработать механизм финансово-экономического управления компанией (в том числе определить центры ответственности),
• произвести выделение основных технологических потоков (процессов),
• разработать механизмы организационного управления технологическими потоками,
• на основании созданных механизмов управления сформировать технологию финансового анализа и управления деятельностью технологических потоков.

Если будут иметься вышеперечисленные технологии, будет значительно легче разработать информационную систему. Однако часто приходится упрощать бизнес процессы на предприятии, для того, чтобы было проще описать их на языке компьютеров.

Организация – это набор правил и процедур. Информационная система – это тоже набор правил и процедур, поэтому следует понимать какие инструкции и процедуры какими заменить. Не следует также забывать о человеческом факторе при создании информационной системы. Во-первых, именно людям придется работать с системой – одна работать она в любом случае не сможет. Во-вторых, служащие могут улучшить (или упростить) процессы, с которыми они ежедневно встречаются. Автоматизация должна происходить только после того, как служащие поймут процесс и примут решение о необходимости автоматизации.

После проведения формирования четкой системы управления, начинается непосредственно процесс проектирования информационной системы. Важно, чтобы в проектировании системы участвовали по возможности все сотрудники, которые будут с ней работать. Это позволит определить небольшие особенности и частные потребности в работе каждого отдела организации, поскольку только пользователи будущей системы лучше всего знают, что им нужно.

В проектировании информационной системы также должны участвовать ее разработчики, то есть те, кто будет ее создавать.

Основными этапами работы над проектом по автоматизации являются:

1. Проведение обследования с целью описания бизнес процессов организации.
2. Разработка технического задания на систему автоматизации.
3. Разработка технического проекта системы.
4. Разработка системы.
5. Различные стадии и этапы внедрения и эксплуатации.
6. Выполнение доработок в соответствии с изменившимися потребностями организации.

Результатом проектирования системы должно являться строго формализованное описание как объекта ее автоматизации, так и ее самой. Этот документ должен содержать описание того, с какой информацией должна работать система, каким образом представляются в ней данные и по каким правилам она работает.

1.2 Характеристика ООО «Фарминдустрия»

Объектом является компания ООО «Фарминдустрия», которая является учреждением здравоохранения по лекарственному (медикаментозному) обеспечению населения, учреждений здоровья, других учреждений, предприятий и организаций.

Основной целью деятельности ООО «Фарминдустрия» является обеспечение населения, учреждений здравоохранения и других учреждений, предприятий, организаций продукцией медико-фармацевтического назначения (лекарства, лекарственные вещества, лекарственное растительное сырье, минеральные воды лечебные, иммунобиологические препараты, изделия медицинского назначения – перевязочные материалы и лейкопластыри, резиновые изделия санитарии и гигиены, аптечная посуда и рецептурное стекло, дезинфекционные средства, прочие медицинские товары; химреактивы).

ООО «Фарминдустрия» в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и своим Уставом.

ООО «Фарминдустрия» является юридическим лицом, действует на принципах хозяйственного расчета, имеет обособленное имущество, основные и оборотные фонды, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, круглую печать с изображением Государственного герба России и своим наименованием, угловой штамп и другие реквизиты.

Основные бизнес-процессы компании – закупки, складирование запасов, продажи, взаиморасчеты с поставщиками и клиентами.

ООО «Фарминдустрия» осуществляет следующие виды деятельности:

• изготовление, контроль и отпуск лекарств по рецептам и требованиями, оформленными в соответствии с установленными правилами;
• реализацию населению лекарственных средств, разрешенных к отпуску без рецептов, а также изделий медицинского назначения
• надлежащее хранение продукции медико-фармацевтического назначения в соответствии с утвержденными правилами, нормами, требованиями;
• определение текущей и перспективной потребности в продукции медико-фармацевтического назначения для формирования заказов при заключении договоров с поставщиками продукции;
• создание оперативного резерва продукции медико-фармацевтического назначения по установленной номенклатуре;
• другие виды деятельности, направленные на улучшение обеспечения населения, учреждений здравоохранения и других учреждений, предприятий, организаций продукцией медико-фармацевтического назначения, развитие социально-экономического и финансово-хозяйственного состояния аптеки, которые не противоречат действующему законодательству России.

Управление компанией осуществляется согласно Уставу на основании сочетания прав собственника по хозяйственному использованию своего имущества.

Организационная структура ООО «Фарминдустрия» выглядит следующим образом:

Генеральный директор

Бухгалтерия

Отдел

закупок

Отдел

продаж

Склад

Рисунок 1. Организационная структура ООО «Фарминдустрия»

Организационная структура позволяет выстроить иерархию, направление взаимодействия работников и распределение ответственности внутри персонала предприятия.

Организационная структура управления предприятием включает в себя итоги сделанных работ каждого отдела за определенный период времени, на основании этих итогов принимаются решения, о дальнейшем пути развития данного предприятия. Принятие решения возлагается на руководителя. Принятие правильного решения зависит от своевременности, полноты и точности собранной информации каждого отдела в частности. Целью управления является предоставление руководителю плановой, фактической, прогнозной информации о деятельности своей организации, внешнем окружении, для обеспечения принятия обоснованных управленческих решений.

Генеральный директор предприятия ООО «Фарминдустрия» является главным пользователем управленческой информации. Также информация предоставляется и руководителя отделов. Отчеты о проделанной работе каждого отдела предоставляются руководителю ежемесячно. Проводится анализ и на основании полученных выводов составляется план на следующий период с описанием дальнейшей работы. Значительную часть плана составляют заявки от потребителей и контрагентов на тот или иной вид номенклатуры.

Бизнес-процесс – это понятие, описывающее две точки – начало (вход/ы) и конец (выход/ы) – какого-либо движения. Важным моментом в понимании бизнес-процессов является структурируемость, возможность создания сети, разбиение на более мелкие бизнес-процессы. Метод бизнес-структур фирмы на базе процессно-ориентированного подхода остается одним и тем же независимо от поставленных целей – коренная перестройка бизнеса, усовершенствование или моделирование новой бизнес-системы.

Методология моделирования бизнес-процессов основывается на принципах, хорошо известных, но имеющих в различных областях знания разные названия, например двойной записи в бухгалтерском учете, что позволяет описать деятельность компании определенным образом, увязав элементы в систему.

Организационная структура позволяет выстроить иерархию, направление взаимодействия работников и распределение ответственности внутри персонала предприятия.

Организационная структура управления предприятием включает в себя итоги сделанных работ каждого отдела за определенный период времени, на основании этих итогов принимаются решения, о дальнейшем пути развития данного предприятия. Принятие решения возлагается на руководителя. Принятие правильного решения зависит от своевременности, полноты и точности собранной информации каждого отдела в частности. Целью управления является предоставление руководителю плановой, фактической, прогнозной информации о деятельности своей организации, внешнем окружении, для обеспечения принятия обоснованных управленческих решений.

В ходе проведения анализа предметной области были отмечены следующие моменты:

• при появлении новой заявки от потенциального заказчика все его вопросы, задачи и контакты фиксируются хаотично и не консолидируются в одном месте,
• база текущих контрагентов или тех лиц, с которыми ведутся переговоры, разбросана по Word- или Excel-файлам и блокнотам в зависимости от ответственных менеджеров по продажам,
• при поступлении заявок или обработке заказов источники интересов не фиксируются и, следовательно, не анализируются,
• причины отказа клиента от сотрудничества и покупки также могут нигде не регистрироваться, как и общее количество звонков и заявок, обработанных продавцом;
• при изменении условий сотрудничества (расценки, скидки, спецпредложения и т.п.) новые сведения могут не дойти до какого-нибудь специалиста по продажам, так как отсутствует единый автоматизированный источник этих обновлений.