Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них ( Перечень первичных учетных документов бухгалтерского учета и правила их оформления ).pdf

4. С использованием автоматизированных таблиц бухгалтерских программ. Регистрами в этом случае являются таблицы, в которые вносятся числовые данные. Программа автоматически просчитывает и выдает результат.

5. При помощи упрощенного метода учета. Законодательством РФ предусмотрена такая форма для ведения учета хозяйственно-финансовой деятельности индивидуальных предприятий. Регистром будет являться журнал для учета имеющегося у фирмы имущества. Все текущие записи последовательно заносятся в него [8].

Правильность фиксации хозяйственных операций в учетных регистрах обеспечивается лицами, их составившими и подписавшими. В процессе хранения такой документации необходимо обеспечить защиту информации от несанкционированного исправления. Корректировки ошибок в регистрах бухучета должны быть обоснованы и подтверждены подписью служащего, который внес изменения [6]. При этом обязательно указывается дата исправления. В соответствии с ФЗ "О бухучете", сведения, содержащиеся в регистрах, относятся к коммерческой тайне. Лица, получившие доступ к такой документации, обязаны ее сохранить. За разглашение сведений нарушители несут ответственность в соответствии с нормами отечественного законодательства.

Каждая коммерческая организация обязана разработать и утвердить собственную учетную политику. В этом документе будут отражаться все важные моменты, касающиеся ее работы в целом, взаимоотношений со штатными сотрудниками, ведения документооборота и т.д. В учетной политике организации в обязательном порядке должна присутствовать информация, касающаяся учетных регистров, которые будут вестись бухгалтерами. Стоит отметить, что указывается форма и способ ведения данных документов. Что касается государственных предприятий, то для них форма учетных регистров утверждается Министерством Финансов РФ

2.2 Виды регистров бухгалтерского учета и их критерии

Существующие виды регистров бухгалтерского учета подразделяются по назначению, внешнему виду и способу обобщения данных. Графически это можно изобразить, как показано на рисунке 1.

Рис.1 Виды регистров бухгалтерского учета

По первому критерию выделяют документы:

1.Систематические.

2.Хронологические.

3.Комбинированные синхронистические.

Хронологические регистры бухгалтерского учета - это документы, в которых записи о фактах хозяйственной деятельности вносятся по мере их осуществления, без прочей систематизации. К ним, например, относят реестры. В систематические таблицы записи вносят по группировочным признакам - счетам. Сведения из этих двух видов регистров должны друг друга дополнять. Поэтому сумма оборотов по хронологическим документам всегда равна сумме кредитовых/дебетовых показателей из систематических таблиц. Когда в один регистр заносят и хронологические, и систематические записи, то он считается комбинированным (синхронистическим) [7].

По этому признаку регистры бухгалтерского учета подразделяются на дифференцированные и интегрированные. Рассмотрение данных может осуществляться индуктивно, то есть к общему от частного. В этом случае имеет место интеграция информации. Также обобщение может проводиться дедуктивно: к частному от общего (от отчетности к первичной документации). В этом случае имеет место дифференциация сведений.

Классификация учётных регистров показана в приложении 1

Внешний вид

По этому критерию выделяют следующие регистры бухгалтерского учета:

1.Книги. Они представляют собой разграфленный особым образом документ, прошнурованный, переплетенный и подписанный ответственным лицом (гл. бухгалтером).

2.Карточки. В качестве них выступают бланки, отпечатанные как таблицы.

3.Свободные листы. Такие регистры бухгалтерского учета представляют собой таблицы, размещенные на бланках, подлежащих брошюровке. Такие листы считаются альтернативным вариантом книгам и карточкам. Эти бумаги хранятся в папках. Для них, как и для карточек, должны вестись реестры.

4.Машинные носители. Эти регистры бухгалтерского учета имеют технические особенности. Данные размещаются в этом случае не на бумаге, а на электронном носителе (накопителе).

Рассмотрим основные регистры бухгалтерского учета отдельно.

Книги

В этих регистрах содержится информация о фактах хозяйственной деятельности (операциях). Она распределяется в соответствии со спецификой объектов. Книги должны быть оформлены согласно требованиям правил. Кроме того что они должны быть переплетены, прошнурованы и пронумерованы, на обратной стороне последнего листа должно указываться количество страниц. Под указанным числом проставляются подписи руководителя предприятия и гл. бухгалтера, ставится печать. Обычно книги применяются в тех случаях, когда объекты наблюдения находятся в незначительном количестве [8]. Но по ряду категорий (к примеру, по кассовым операциям) предприятия ведут учет в кассовой книге, куда заносят все события. В главной книге осуществляется обобщение всех объектов.

Карточки

Это достаточно удобная форма регистров. Их можно сортировать, они отличаются наглядностью и доступностью при обращении. Внешне карточки могут быть разными. К наиболее распространенным видам относят: контокоррентные, многоколончатые и инвентарные[12]. Первые заполняются с одной стороны, поскольку колонки по дебету и кредиту располагаются рядом. Наличие параллельных столбцов позволяет увидеть состояние расчетных операций предприятия. Материальные ценности учитываются в инвентарных карточках. В них вводится графа "Остаток". В ней отражены объемы средств, оставшиеся после регистрации хозяйственной операции. Поэтому в каждом счете есть графы для поступлений, расхода и остатка. В заголовке проставляется норматив (лимит) по запасу. Его наличие позволяет без труда определить, не присутствуют ли на предприятии данные средства в большем количестве, чем полагается. Если выясняется, что их меньше, то устанавливается разница с лимитом. В многоколончатых карточках учитываются операции хозяйственной жизни фирмы с выделением составляющих в колонках. Это, например, актуально для случаев, когда какой-либо факт фиксируется комплексными суммами, то есть отражается оплата разных расходов компании.

Свободные листы

Они отличаются большим, чем карточки, размером. Соответственно, увеличивается и объем сведений, которые в них отражаются. В практике бухучета свободные листы представляют собой разные ведомости. Они применяются для обобщения однородных данных. К примеру, в них отражается амортизационное начисление по основным средствам, отпуск (отгрузка) товара и так далее.

Машинные носители

В качестве них могут выступать дискеты, диски и проч. При использовании таких регистров предприятие должно изготавливать бумажные копии документов. Это делается в том числе и по требованию инстанций, уполномоченных на осуществление контроля, а также суда и прокуратуры. Особенности носителей определяют порядок расположения информации. Их применение обуславливается массовостью проводимых операций, спецификой и объемом объектов учета и прочими факторами.

Глава 3. Учетный регистр, как способ обработки данных

Документирование — это главный принцип ведения бухгалтерского учета. Документы бывают первичными и учетными, то есть такими, которые создает сам бухгалтер и на основе которых он составляет финансовую отчетность. Регистры бухгалтерского учета — это именно такие документы. Что они собой представляют, какими законами и нормативными актами регулируются и на что обращать внимание при их ведении, подскажет этот материал [9].

Вся поступающая в бухгалтерский отдел документация в обязательном порядке должна быть подвержена процедуре строгой проверки как формы, так и содержания. При этом учитывается грамотность оформления, полнота указания требуемых данных и реквизитов, законность проведения рассматриваемых операций, а также увязка совокупности представленных там показателей между собой. После всех необходимых процедур наступает черед регистрации и экономической группировки полученной информации в структуре аналитических счетов. Таким образом, все сведения о распределении и расходе хозяйственных средств, источниках, которые их сформировали, а также остатках собственности предприятия поступают в виде первичной и сводной документации в специфическую форму учета, которая носит название "бухгалтерские регистры" [19].

Это, пожалуй, один из наиболее часто задаваемых вопросов от новичков в бухгалтерском деле. Как и любое другое экономическое понятие, данный термин обладает несколькими определениями. Вот одно из них. Учетный регистр - это специфические счетные таблицы, которые имеют определенную форму [4]. Как уже говорилось ранее, они могут быть построены в результате экономической группировки данных об имуществе, находящемся в собственности предприятия или организации, а также об источниках инвестирования подобных статей бухгалтерского дела. Такие мероприятия дают возможность наглядно отображать все финансовые операции.

В настоящее время современные ученые разделяют регистр счета по трем основополагающим признакам, таким как обобщение данных, назначение и внешний вид. Рассмотрим подробнее каждый из них.

1. Обобщение данных

Классификация учетных данных по этому признаку позволяет выделить интегрированные и неинтегрированные структуры. Подобное разбиение свидетельствует о том, что каждый отдельно взятый регистр - это либо дедуктивное, либо индуктивное рассмотрение имеющейся информации. Следовательно, существует всего два подхода: "от общего к частному" и "от частного к общему".

Регистр счета

2. Назначение

Этот критерий делится на систематические, хронологические и комбинированные записи. Дадим определение каждому из них. Систематический регистр - это такая структура, в которой каждая запись выполняется относительно соответствующего дополнительного группировочного признака. В то же время к типу хронологических можно отнести регистры, в которых осуществляется учет всех фактов хозяйственной деятельности предприятия в той последовательности, в которой они возникали [5]. Следует также отметить, что обе эти категории дополняют друг друга и позволяют вести своевременный учет финансовых оборотов. Комбинированный регистр - это совокупность первого и второго типа.

3. Внешний вид

Последний из рассматриваемых критериев выделяет несколько форм, которые могут принимать учетные записи. Всего их четыре: карточки, книги, машинный носитель и свободный лист. Книга имеет вид переплетенного, разграфленного регистра, который прошнурован и подписан главным бухгалтером. Карточка - печатная таблица на специальном бланке. Свободный лист, в свою очередь, представляется в форме таблицы на брошюрованном бланке. Машинные носители отличаются тем, что помещают информацию не на бумажный, а на магнитный носитель[5].

Учетные регистры являются бланками или счетными таблицами определенной формы, предназначенными для группировки и регистрации данных бухучета о наличии средств и проводимых с ними операциях. Они построены в соответствии с принципом бухгалтерской группировки данных и отражают сведения о находящемся в собственности предприятия имуществе и источниках его формирования. Предприятия, уплачивающие налог на прибыль, должны также вести налоговые регистры.

Данные этих документов необходимы для получения информации о ведении предприятием своей хозяйственной деятельности. Именно регистры обеспечивают эту задачу наилучшим образом, поскольку в них все сведения экономического характера сгруппированы по содержанию [7].

3.1 Признаки учетных регистров

По внешнему виду делят учетные регистры на карточки (учета средств, инвентарные), книги (главная, кассовая), ведомости (по учету амортизации средств), машинные и цифровые носители (диски, дискеты).

Карточки – это бланки, разделенные на графы; необходимы для создания картотеки. Они удобны для группировки учетных данных. Бывают контокоррентные (например, о дебиторской задолженности), многографные (например, производственных расходов), инвентарные (учета основных средств), количественно-суммовые (учета материальных ценностей), складского учета.

Ведомости (или свободные листы) применяются для учета всех видов записей, они являются основой современного бухучета [4].

Бухгалтерские книги - пронумерованные и прошнурованные одноформатные листы с подписью главного бухгалтера. Они имеют двусторонне строение (дебет/кредит).

По объему информации бывают аналитическими, в которых записи ведутся по счетам, с кратким описанием содержания операций (учет активов, карточки, ведомости, книги); синтетическими, в которых учет ведут в денежном выражении, не поясняя текстом (главная книга); комбинированными.

По строению разделяют учетные регистры на параллельные графы (авансовые отчеты), последовательные графы (оборотные ведомости, журналы-ордера), комбинированные (ордера, журналы).

По порядку записи документы бывают ручными (карточки) и машинными (компьютерными).

По характеру записи регистры бухгалтерского учета выделяют хронологические (фиксируют операции по времени их совершения, без группировки по счетам), систематические (группируются по определенной системе, отражают однородные по характеру операции: главная книга, ведомость учета складских остатков) и комбинированные (журналы-ордера).

По строению бывают односторонними, двусторонними, многографными, шахматными и линейными. В односторонних объединены графы дебетовых записей и кредитовых (учетные карточки). Двусторонние имеют две развернутые страницы (слева – дебет, справа – кредит), они используются для учета в книгах. Многографные регистры необходимы для возможности отражения дополнительных показателей при ведении аналитического учета (по предприятию в целом, подразделениям и т.д.). Шахматные – отражают дебет одного счета, кредит – другого (журналы, Главная книга). Линейные – показывают каждый аналитический счет на одной строке [8].