Файл: Технология работы службы приема и размещения в гостиницах международного уровня обслуживания на примере гостиницы.pdf

ГЛАВА 2 ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ПРИЁМА И РАЗМЕЩЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ ГОСТИНИЦЫ ХОЛИДЕЙ ИНН МОСКВА ЛЕСНАЯ.

Контактная служба (front-office) организует обслуживание клиентов и отвечает за оплату гостиничных услуг. Через нее осуществляется связь с любым другим отделом отеля. Основным инструментом службы приема и размещения является работа с информацией, которая направляется по двум каналам – к гостям и в администрацию. К туристам поступает информация о составе номерного фонда, тарифах, видах обслуживания.

Основными функциями службы приема и размещения являются бронирование мест в гостинице, регистрация и размещение гостей, оформление расчетов при выезде, предоставление различной информации.

К важнейшим функциям службы приема относятся:

1. приветствие гостя;
2. выполнение необходимых формальностей при его размещении;
3. распределение номеров и учет свободных мест в гостинице (данную функцию может выполнять отдельно сформированная служба портье);
4. выписка счетов и производство расчетов с клиентами (предварительных и окончательных);
5. ведение карточки гостя.

При оформлении въезда и выезда происходит обмен информацией между контактной службой и соответствующими подразделениями гостиницы: о занятости номерного фонда, составе гостей по целям приезда и продолжительности пребывания, уровне удовлетворенности предоставленными услугами, запросах на сопутствующие услуги. Главные составляющие в структуре контактной службы: администратор, консьерж, кассир, служба предварительного заказа.

Служба приема и размещения является сердцем любого отеля. Во многих отелях она получила название reception. С этой службой клиент контактирует чаще всего, обращаясь за информацией и советами. Работник службы приема и размещения первый после швейцара человек, который встречает клиента и вступает с ним в тесный контакт. И именно первые 5 – 7 минут контакта с портье создают сильное впечатление у клиента о гостинице, которую он выбрал.

Основные цели и стратегии службы приема и размещения гостиницы совпадают с главной задачей всей гостиницы – это предоставление гостям услуг самого высокого качества, а также увеличение процента заполняемости гостиницы. Что касается стратегий для достижения поставленных целей, то это, например, улучшение рекламы представления отеля, уменьшение времени регистрации гостей. Сотрудники этой службы должны быть предельно внимательны и корректны, их разговор с клиентами никогда не должен прерываться длительным телефонным разговором.

К службе приема и размещения предъявляются следующие требования:

1. служба приема и размещения должна быть расположена в непосредственной близости от входа в гостиницу. Если вестибюль гостиницы весьма большой, то он должен быть оборудован соответствующими указателями или клиентов должен встречать персонал отеля.
2. стойка регистрации клиентов должны быть чистой и свободной от посторонних предметов.
3. сотрудники службы приема и размещения должны быть опрятно одетыми, иметь безупречный внешний вид.
4. Персонал приема и размещения должен вести себя подобающим образом и быть максимально открытым и доброжелательным.

Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, исполнитель обязан обеспечить круглосуточное оформление потребителей, прибывающих в гостиницу и убывающих из нее. Поэтому работа службы приема и размещения имеет сменный характер; соответственно выбранному режиму работы смен и определяется число работников службы.

Основными функциями службы приема и размещения считаются: бронирование мест в гостинице; регистрация и размещение туристов; оформление расчетов при выезде гостя; предоставление различной информации.

В большинстве гостиниц работники службы приема и размещения работают по 24 часа с 8 утра. Начиная работу, администратор должен просмотреть журнал с записями предыдущей смены. В этот журнал записывается информация о том, что произошло за смену, о потребностях гостей, обратившихся в службу в этот период времени, но неудовлетворенных по каким-либо причинам. Перед началом работы необходимо также просмотреть информацию о наличии свободных мест и заявки на текущие сроки. На основании ряда документов администратор ведет учет использования номерного фонда.

Одна из функций службы приема – ведение картотеки гостей. На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняется специальная карточка, в которой содержится информация, собранная со всех служб гостиницы, имевших с гостем контакт. При повторном приезде гостя эта информация дает возможность персоналу значительно повысить качество обслуживания, позволяет предвидеть пожелания и потребности гостя.

Во многих гостиницах имеется должность ночного портье. Он наделен широким кругом функций и обязанностей, которые в два раза превышают обязанности обычного портье. Ночной портье, как правило, сменяет дневного не ранее 23:00, принимая на себя функции приема и расчетной части. После 24:00 ночной портье часто выполняет функции бармена вестибюльного бара, который работает круглосуточно.

Одной из основных обязанностей ночного портье является обход здания в целях проверки исправности сигнализации и безопасности гостиницы. Во время обхода ночной портье забирает листы-заказы завтраков в номер, которые заполняются клиентами и вывешиваются за дверь. В ночное время совершается не менее трех таких обходов.

Время каждого заносится в специальный журнал.

После того как собраны все листы-заказы завтраков в номер, ночной портье вводит в журнал информацию о виде завтраков, их стоимости и количестве для каждого номера. К 6:00 утра ночной портье должен подготовить к транспортировке завтраки в вакуумных подносах к дверям номеров. К 7:00 осуществляется пересменка, ночной портье предоставляет рапорт.

В службу приема и размещения входят следующие сотрудники:

Руководитель службы приема и размещения – руководит работой службы, решает основные вопросы и конфликтные ситуации, возникшие между персоналом отеля и клиентами, ведет учет и контроль работы службы, контролирует соблюдение пропускного и паспортно-визового режима.

1. Заместитель руководителя службы приема и размещения.
2. Менеджеры службы приема и размещения (портье)
3. Ночные аудиторы.
4. Консьержи.
5. Дворецкие
6. Швейцар
7. Телефонные операторы
8. Багажисты
9. Пажи (посыльные)

Ввиду того, что сотрудники службы приема и размещения первыми вступают в контакт с гостями, они должны иметь полную информацию о своем отеле, его истории, номерном фонде, его структуре, ценах на имеющиеся номера, количестве свободных мест, инфраструктуре отеля, оказываемых дополнительных услугах, графике работы основных сервисных служб отеля и предприятий питания. Кроме того, обслуживание клиентов сотрудниками службы приема и размещения должно осуществляться по возможности как можно быстрее.

На некоторые операции, выполняемые сотрудниками службы приема и размещения, часто устанавливаются нормативы времени на обслуживание клиентов. К примеру, 3 минуты при обслуживании высоких гостей; 8 минут на обслуживание индивидуальных клиентов; 15 минут при обслуживании группы до 30 человек; 30 минут при обслуживании группы от 30 до 100 человек. В некоторых отелях Японии достигнут своеобразный рекорд – на обслуживание одного гостя установлен норматив в 45–60 секунд.

В связи с тем, что сотрудники службы приема и размещения имеют непосредственный тесный контакт с гостями гостиницы, они должны обладать следующими качествами: профессиональная манера поведения; подходящие благоприятные личные качества; коммуникабельность; гостеприимное отношение; хороший внешний вид: одежда, прическа; старательность, доброжелательность, внимательность.

После того как гость заполнил анкету, администратор сверяет данные анкеты с паспортными данными гостя, вписывает в анкету номер комнаты, в которой будет проживать гость, дату и время прибытия и подписывает ее. Далее администратор выписывает разрешение на поселение – документ, дающий право на занятие номера или места в номере.

После оплаты гость получает свой экземпляр счета – документа, по которому он производит оплату за проживание и предоставленные услуги. При регистрации гостю выписывается счет за проживание, который включает в себя тариф номера, умноженный на количество суток проживания, оплату бронирования, дополнительных услуг и разнообразные гостиничные сборы.

Администратор также заполняет визитную карту гостя – документ на право входа в гостиницу и получения ключа от номера. Карта всегда выписывается в одном экземпляре и должна содержать следующие данные: Ф.И.О. гостя, номер комнаты и сроки проживания. Часто в такой карте указывается разнообразная информация о гостинице, работе вспомогательных и сервисных служб, рекламная информация.

2.1 ХAРАКТЕРИСТИКА ГОСТИНИЦЫ «ХОЛИДЕЙ ИНН».

В гостинице и в номерах имеется; двуспальная кровать, телефон, рабочий стол, TV, Wi-Fi, кондиционер, ванная комната с ванной и санузлом.

Студия (площадь номера 30 кв.м.)

Две раздельные кровати или одна большая, TV, телефон, Wi-Fi, рабочий стол, кондиционер, мини-бар, в ванной комнате ванна,халаты,фен.

Люкс (площадь номера 40 кв.м.)

Состоит из двух комнат: спальни и гостиной. В номере большая кровать King Size, рабочий стол, кондиционер, телефон, TV, WI-FI, мини-бар. В ванной комнате ванна, фен, халат.

Люкс премиум (площадь номера 57 кв.м.)

Состоит из двух комнат: спальни и гостиной. В номере большая кровать King Size, рабочий стол, кондиционер, телефон, TV, WI-FI, мини-бар. В ванной комнате джакузи, фен, халат. Вид на парк.

Стоимость проживания 1 человека/2 человек:

Стандарт: 3900р./4600р.

Люкс Премиум: 8000р./8800р.

Люкс: 7000р./7800р.

Студия: 6000р./6800р.

Коэффициент загрузки номерного фонда гостиницы в течении недели: 60%, в течении года: 70%.

Основные категории потребителей: бизнес-класс, деловые люди, знаменитости. Гостями отеля в разное время были знаменитые актеры и режиссеры, певцы, спортсмены, политики и государственные деятели.

Гостиница подключена к системе онлайн бронирования «Все отели России».

Забронировать номер и оплатить проживание также можно в любом из пунктов онлайн бронирования партнерской сети All-Hotels.ru.

Гостиница включена в программу поддержки постоянных клиентов.

Собственная охраняемая парковая территория и парковка позволят гостям чувствовать себя в полной безопасности, системы автономного тепло-водоснабжения и многоступенчатой фильтрации воды обеспечат хороший и здоровый отдых.

Ресторанный комплекс гостиницы обеспечивает круглосуточный режим питания и включает в себя ресторан «Времена Года», лобби-бар, Лаунж-бар, Летнюю веранду и room-servise.

Ресторан «Времена года» расположен на 1 этаже отеля и открыт с 07:40 до 01:00.

Для своих гостей ресторан предлагает: завтрак Шведский стол, меню A La Carte, бизнес-ланчи, торжественные мероприятия и банкеты.

Летняя веранда расположена вдали от проходных зон отеля, окружена газонами и цветниками, имеет мощеный пол, собственный бар и парковку. Изюминкой праздника может стать подача горячего гриль, свежеприготовленного нашими поварами на открытом огне.

Служба кейтеринга гостиницы организует любой формат ресторанного выездного обслуживания на вашей территории: от кофе-брейков до банкета.

Лаунж-бар

С 20:00 до 08.00 для гостей открыт бар на 5 этаже отеля, где вы можете заказать блюда из меню ресторана и напитки из обширной винной карты.

room-service

Круглосуточная служба доставки питания и напитков в номера.

Каждый год в гостинице начинают свою семейную жизнь более 100 пар.

Это значит, что каждую неделю, как минимум двум парам персонал этой гостиницы помогает сделать их свадьбу лучшей. Уже четверть века гостиница» является синонимом высочайшего качества, великолепной кухни, профессионального сервиса и внимания к деталям.

В гостинице можно провести великолепную выездную регистрацию на любой из двух площадок в парке отеля, организовать свадебный банкет, провести ночь в номерах для первой брачной ночи, устроить девичник, выкуп невесты, отметить второй день.

Также в гостинице есть: бизнес-центр, оздоровительный центр, салон красоты «Бриз», салон сувениров, авиа и ж/д кассы, служба консьержа, обмен валюты, комнаты для некурящих, комнаты и услуги для инвалидов, банкомат, сауна.

Административно-хозяйственная служба гостиницы состоит из таких подразделений, как служба горничных. Руководитель отдела административно-хозяйственной службы несет ответственность за создание максимально комфортной атмосферы для клиентов и поддержание номерного фонда и других помещений в соответствии с принятыми на предприятии стандартами.