Файл: Построение организационных структур ( Сущность понятия организационной структуры ).pdf

2.2 Анализ организационной структуры и обоснование необходимости организационных изменений

Организационная структура отдела минеральных грузов южного филиала АО «СЖС Восток Лимитед» филиала в г. Новороссийске представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 - Организационная структура отдела минеральных грузов южного филиала АО «СЖС Восток Лимитед» филиала в г. Новороссийске

Возглавляет южный филиал АО «СЖС Восток Лимитед» Управляющий филиалом.

Менеджер отдела минерального сырья по Югу России относится к категории руководителей. Менеджер отдела минерального сырья по Югу России непосредственно подчиняется Управляющему филиалом, а в части, касающейся правильности работы в рамках существующего бизнеса компании и развития новых направлений в бизнесе - также и руководителю департамента минерального сырья в головном офисе Компании.

Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом Управляющего филиалом. На должность Менеджера отдела минерального сырья по Югу России назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт продаж в сфере услуг для бизнеса не менее трех лет.

Координатор относится к категории руководителей и непосредственно подчиняется менеджеру отдела минеральных грузов по Югу России. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом Управляющего филиалом.

На должность координатора назначается лицо, имеющее высшее техническое или среднее техническое образование и стаж работы в области инспектирования, транспортировки и хранения грузов не менее 3 лет.

Основной задачей координатора является организация и контроль инспекций грузов на уровне международных стандартов.

Старший инспектор относится к категории специалистов. Основной задачей старшего инспектора является организация работы инспекторского/тальманского состава и обеспечение проведения инспекций на уровне международных стандартов. Для выполнения возложенных на него функций старший инспектор должен иметь достаточные знания специфики деятельности «СЖС Восток Лимитед», международных нормативных методик проведения инспекций, отбора проб и тальманского счета и ГОСТ стандартов по определению качества грузов.

Инспектор относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется старшему инспектору. На должность Инспектора назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование, прошедшее соответствующее обучение по месту работы. Основной задачей Инспектора является проведение инспекций грузов на уровне международных стандартов в соответствии с установленными нормами, техническими требованиями, методиками, принятыми в АО «СЖС Восток Лимитед», инструкциями клиентов.

Химик относится к категории специалистов. Химик линейно подчиняется менеджеру отдела минеральных грузов по Югу России, а функционально координатору лаборатории по Югу России.

В условиях возросших объемов перевалки грузов через южные порты России компания вынуждена была в экстренном порядке решать вопросы кадрового обеспечения работ. В срочном порядке был расширен штат инспекторов. Однако с отдельными специалистами из числа руководителей нижнего уровня были заключены договоры о возмездном оказании услуг. С этими двумя факторами связан рост расходов на персонал.

Проведем вертикальный анализ расходов на персонал (табл. 2.1.).

Таблица 2.1

Структура расходов на персонал

Из табл. 2.1 видно, что наибольшую долю в расходах на персонал составляет почасовая оплата фрилансерам. Работа фрилансером означает труд вне штата компаний, наподобие частной практики. Среди фрилансеров много представителей творческих профессий, ИТ-сферы, рекламы. В последнее время фрилансерами становятся инженеры, менеджеры, консультанты. Такое сотрудничество взаимовыгодно. Главные преимущества для фрилансера это независимость, свободный график работы, возможность самостоятельно выбирать партнеров, а не подстраиваться под сложившийся коллектив. Для работодателя это выгодно, прежде всего тем, что платить надо только за выполненную работу, без предоставления социальных гарантий, оплаты отпускных и больничных; возможность отказаться от продолжения сотрудничества с фрилансером в любой момент, что намного проще, чем увольнение штатного сотрудника, требующее наличия определенных оснований и соблюдения более сложных юридических процедур. К минусам для фрилансера можно отнести неравномерность дохода во времени в сравнении с системой аванс/расчёт при работе в штате, требуется умение планировать личный бюджет и прикладывать дополнительные усилия по само мотивации и управлению временем. Для работодателя весомым недостатком является отсутствие рычагов воздействия на работника и сложнее контролировать процесс выполнения работы.

Несмотря на некоторые выгоды, в случае, когда речь идет о репутации компании, работодатель должен понимать, что эпизодически возникающее сотрудничество, не формирует у работника особого чувства причастности, прививаемого корпоративной культурой. Тогда как постоянный (штатный) работник, исходя из каждодневного опыта многолетнего сотрудничества, сможет выявить несоответствие (технические ошибки) в задании и сообщить об этом вышестоящему руководству. Это позволяет безупречно исполнять обязательства по договору.

По договору об оказании сюрвейерских услуг исполнитель обязуется: производить сюрвейерское обслуживание опытным персоналом в соответствии с международной практикой и обычаями, международными и российскими правовыми актами; оформлять акты сюрвейерских осмотров и проверок в соответствии с международной практикой, требованиями нормативных актов и заявкой Заказчика и нести ответственность за достоверность изложенных сведений в соответствии с действующим законодательством РФ; принимать все возможные меры для исключения простоя судов по вине Исполнителя.

В случае наличия замечаний к Исполнителю по качеству и срокам выполнения работ, Заказчик должен в 3х-дневный срок с момента получения акта сдачи-приемки выполненных работ с приложением сюрвейерского отчета письменно направить Исполнителю претензионное письмо с указанием недостатков выполненной работы. Исполнитель устраняет выявленные недостатки, о чем извещает Заказчика, который производит окончательный расчет в срок, предусмотренный договора.

Финансовая претензия может быть равна ущербу/убытку который понёс клиент при проведении сделки. К примеру, по заявке клиента необходимо выполнить анализ минеральных удобрений по SC 001, а лаборатория ошибочно выполнила определение этого параметра Borden Test по другому документу. Браковочный предел по SC 001 - 6,5%, а поэтому, другому документу - 7%. Получен, например, результат - 6,95%, т.е. в рамках контракта. На выгрузке ошибка выяснилась, клиент вынужден будет продать товар уже со скидкой, которую и покрывает Исполнитель. В приведенном примере это 50000 usd.

В 2017 году доля затрат на оплату труда фрилансерам занимала более 50%, в 2018 году наметилась тенденция к снижению этого показателя с одновременным небольшим возрастанием доли базовой заработной платы штатных сотрудников. В 2018 году увеличилась доля оплаты за сверхурочные работы. Это связано с тем, что увеличившаяся нагрузка на руководителей среднего и нижнего звена повлекла за собой необходимость занимать дополнительное время для подготовки отчетности в соответствии с требованиями стандартов, чтобы не допускать ситуаций, приводящих к претензии со стороны клиентов.

Вывод по 2 главе

Проведенные исследования позволяют сделать вывод что рынок сюрвейерских услуг в портах Азово-Черноморского бассейна представлен множеством специализированных и смежных по специализации фирм. В период с 2016 по 2018 года объем сюрвейерских услуг значительно возрос в результате увеличения объемов перевалки грузов через порты Азово Черноморского бассейна.

Самое интересное то что в 2018 году темпы роста доходов АО СЖC Восток Лимитед заметно увеличились, еще больший темп роста такого показателя как прибыль, а темпы роста расходов снизились в сравнении с 2016 годам. Это говорит об эффективной деятельности, когда при увеличившемся объеме работ, оптимизированы расходы.

Тем не менее, за исследуемый период были получены финансовые претензии в условиях возросших объемов перевалки грузов через южные порты России компания вынуждена была в экстренном порядке решать вопросы кадрового обеспечения работ. В срочном порядке был расширен штат инспекторов, а с отдельными специалистами из числа руководителей нижнего уровня были заключены договоры о возмездном оказании услуг. Различные технические ошибки, приводящие к финансовым претензиям, возникают в результате перегруженности функциональными обязанностями менеджеров нижнего уровня (координаторов).

Ну и конечно же в структуре расходов на персонал наибольшую долю (45%) составляет почасовая оплата фрилансерам. Несмотря на некоторые выгоды, это не способствует безупречному исполнению обязательств по договору, исключающему финансовые претензии, что негативно сказывается на имидже компании.

В связи с необходимостью занимать дополнительное время для подготовки отчетности в соответствии с требованиями стандартов, чтобы не допускать ситуаций, приводящих к претензии со стороны клиентов в 2018 году, увеличилась доля оплаты за сверхурочные работы (7%), в сравнении с 2016 годом (5%)

Глава 3. Предложения по оптимизации организационной структуры

3.1. Основные направления оптимизации организационной структуры

Оптимизация организационной структуры – это приведение структуры предприятия в соответствие с изменившейся внешней средой, приведение в равновесие внутренних взаимодействий для максимально эффективного достижения целей предприятия в рамках принятых стратегий. Необходимость в структурных изменениях на предприятии возникает при существенных изменениях рыночной ситуации, переопределении целей и корректировке стратегий предприятия, при достижении предприятием определенных этапов развития, когда существующая структура сдерживает дальнейший рост [11, с. 25].

Проведенные исследования и полученные в результате анализа выводы логично приводят к решению о необходимости оптимизации соотношения численности штатных работников и работников, нанимаемых по договорам возмездного оказания услуг. Также с целью уменьшения сверхурочных работ и повышения качества оказываемых услуг необходимо пересмотреть должностные обязанности менеджеров среднего и нижнего уровня.

В связи со значительно возросшими объемами работ в портах Ростов-на- Дону, Ейск, Темрюк, Таганрог, по нашему мнению, целесообразно ввести в штат должности координаторов в этих локациях. Координатор является руководителем нижнего уровня, операционным руководителем.

Основной проблемой, вызывающей необходимость сверхурочных работ с целью предотвращения возможности допущения технических ошибок, несвоевременности представления отчетов, является перегруженность координаторов функциональными обязанностями.

В должностные обязанности координатора входят разнообразные по направлениям виды деятельности.

Обеспечение поддержки Руководству филиала по созданию благоприятной рабочей атмосферы для сотрудников и по продвижению бренда «СЖС Восток Лимитед» среди существующих и потенциальных сотрудников компании.

Проведение предварительного экономического анализа (расчет Job Costing) предстоящих инспекций с целью оптимизации трудозатрат и достижения необходимой рентабельности.

Расширение собственной клиентской базы, изучение тенденций и перспектив рынка минеральных грузов, контроль ситуации на рынке сюрвейерских услуг, анализ деятельности конкурирующих инспекционных компаний, предоставление информации непосредственному руководителю.

С первым и вторым отчасти можно согласиться. Действительно при организации работ в своей локации координатор обязан создать благоприятную рабочую атмосферу для сотрудников. Однако, продвижение бренда «СЖС Восток Лимитед» среди потенциальных сотрудников компании – это не оперативная работа, а работа, требующая отдельного планирования, организации продвижения бренда, анализа и т.п.