Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Понятие «информационные технологии»).pdf

Коммуникации в организации – это взаимодействие между людьми, которое включает в себя процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать цели, которые ставит перед ними руководство, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они будут реализованы.

Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.

Поэтому данная тема является весьма актуальной.

Целью изучения данной темы является: анализ ключевых понятий и составляющих элементов процесса коммуникации в организации и выявление влияния процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.

Задачи, поставленные мной в достижении данной цели:

1) изучить сущность коммуникационного процесса;

2) раскрыть понятие «информационные технологии»;

3) проанализировать внутрифирменные коммуникации и коммуникации между организацией и внешней средой;

4) изучить структуру, а также элементы и этапы процесса коммуникации;

5) выявить роль обратной связи;

6) изучить особенности межличностных коммуникаций;

7) выделить способы совершенствования коммуникации в организации;

8) проанализировать основные современные информационные технологии, используемые в коммуникационном процессе;

9) выявить влияние качества коммуникации на эффективность управления;

10) сделать выводы и предложения.

Для решения поставленных задач и достижения цели работы были изучены материалы по данной теме, которые представлены в списке используемой литературы.

1. Сущность коммуникационных процессов.

Коммуникация – процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Обязательным условием коммуникации является наличие реципиента - получателя информации. Коммуникатор - человек, служащий источником коммуникации, сам по себе не осуществляет коммуникацию.

Субъектами могут выступать отдельные личности, тогда коммуникация будет осуществляться путем передачи идей, факторов, мнений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса) с целью получения определенной реакции. Также субъектами могут быть группы и организации.

Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента. Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений.

Эффективность работы менеджера напрямую зависит от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis» означающего «общее». Коммуникация может быть определена как передача значения или смысла понимания с помощью символов.

Коммуникации в организации - это сложная многоуровневая система, охватывающая саму организацию, ее элементы, ее внешнее окружение.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.

1.1 Понятие «информационные технологии»

Информационная технология фирмы – технология обработки информации с применением средств автоматизации в целях решения совокупности функциональных задач фирмы. Для этого используется проблемно-ориентированный программно-аппаратный комплекс, являющийся структурным или функциональным компонентом автоматизированной системы управления (АСУФ), а инструментальной базой реализации является информационная технологическая среда фирмы (ИТСФ) – совокупность функционально различных программных компонентов, взаимодействующих по данным и управлению, и предназначенных для реализации определенной технологии обработки информации в организации.

Цель любой информационной технологии – получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе.

Информационные системы могут помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми.

Говоря о "новых" возможностях информационных систем в менеджменте необходимо называть некоторые из них новыми только для нас. Например, системы поддержки принятия решений уже более двух десятилетий используются в развитых странах, но пока еще не получили широкого распространения в нашей стране.

Рис. 1. Характеристика информационной технологической среды организации

1.2 Внутрифирменные коммуникации

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

Также существуют горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений.

Важной частью коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя.

В организации имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, чаще оказывается точной, а не искаженной.

Рис. 2. Характеристика коммуникационных потоков

1.3 Коммуникации между организацией и внешней средой

Факторы внешней среды оказывают влияние на деятельность организации, от них зависят коммуникационные потребности. Существуют различные средства коммуникации организации с компонентами ее внешнего окружения. С возможными потребителями они общаются посредством рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В отношениях с общественностью особое внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи письменные отчеты.

Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился.

Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., вращающиеся внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

1.4 Структура коммуникационных процессов

Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности обмена информации между людьми; как явление они представляют установленные нормы взаимодействия между людьми в рамках организации. Формирование системы коммуникаций предполагают рассмотрение содержания структуры этих коммуникаций.

Структура коммуникационного процесса - упорядоченное множество узловых точек, связанных коммуникационным процессом, каждая из которых находится в определённых отношениях. В информационно-коммуникационной структуре выделяются 7 основных звеньев: кто говорит (коммуникатор; источник; отправитель; адресант; рекламодатель; автор); что говорит (содержание); как говорит (вид, форма); посредством чего говорит (канал; вид связи); кому говорит (аудитория; получатель; адресаты; читатель; зритель; слушатель; реципиент и т. д.); когда говорит (время); с каким результатом (обратная связь).

Одна часть звеньев соотносится с информационной системой, другая часть звеньев - со сферой коммуникационных процессов. В целом они образуют единство. Информация является двусторонним непрерывным процессом, который характеризуется обратной связью.

2. Элементы и этапы процесса коммуникации

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1.Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2.Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3.Канал, средство передачи информации.

4.Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

Рис. 3. Схема коммуникационного процесса с обратной связью

Зарождение идеи

Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.

Кодирование и выбор канала

Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом.

Передача

На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю.

Декодирование

После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.