Файл: Автоматизация учета продаж.pdf

Введение

Во многих сферах деятельности в настоящее время применяются электронные средства создания и обработки документации, поэтому электронный документооборот рассматривают как составную часть информационного обеспечения в управлении, он включает в себя движение информационных потоков компании – их получение, обработку, переработку, использование. Любая технология обработки документов должна основываться на четких принципах, или правилах, которые обеспечивают оперативное создание документов по самому короткому пути с минимальными временными затратами.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что его эффективная работа всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного учета.

Темой курсовой работы является «Автоматизация учета продаж».

Разработка информационной системы является важным этапом в организации документооборота и учета данных. Для любой организации существует множество особенных черт разработки и проектирования информационных систем, они зависят от предметной области автоматизируемых работ.

Автоматизация рабочего места (АРМ) – это организация места пользователя – определенной направленности деятельности, оборудованное всеми средствами, нужными для выполнения им своих прямых обязанностей.

Таким средством, обычно является компьютер, с установленными вспомогательными электронными устройствами.

Целью курсовой работы является разработка АС торговой компании «ФаворитПартс».

Основной задачей курсовой работы является разработка информационной системы автоматизирующей работу специалиста отдела продаж.

Практическое значение настоящей работы состоит в проектировании и разработке автоматизированной информационной системы для торговой компании «ФаворитПартс».

Курсовая работа состоит из введения, технико-экономическая характеристики предметной области и предприятия, описания информационного обеспечения задачи и программного обеспечения задачи.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Компания «Фаворит» была основана в 2003 г. Благодаря сильной команде и динамичному развитию, сейчас «Фаворит» один из ведущих поставщиков автозапчастей.

Целью компании является полное удовлетворение спроса по запчастям для автомобиля иностранного и российского производства.

Динамикой развития фирмы заключается в постоянном изучении изменяющейся конъюнктуры рынка и потребностей клиентов, что приводит к высокому росту ассортимента по парку поддерживаемых автомобилей от ведущих мировых производителей. Совместно с уже освоенным рынком автозапчастей для автомобилей немецких производителей, ассортимент дополняется предложениями для корейских, японских, итальянских и французских автомобилей.

Благодаря профессиональным подходам к вопросу складской логистики, компания «Фаворит» на данный момент обладает наиболее полным спектром запчастей. На текущий день предлагаемая линейка автозапчастей свыше 500 000 номенклатурных единиц. С компанией работают более 160 поставщиков сборочных конвейерных производств, и их число постоянно растет.

Основными показателями качества обслуживания потребителей являются:

• степень удовлетворения спроса по объему продаж продукции за определенный период времени (год, квартал, месяц и более короткие сроки);
• степень ритмичности или регулярности продаж;
• выполнение объемов продаж;
• степень удовлетворенности покупателей.

Рассмотрим показатели качества обслуживания компании за период с 01.12.2018 г. по 01.12.2019 г.

Таблица 1

Показатели качества обслуживания

В настоящее время постоянно растет спрос на качество обслуживания. Поэтому компании вынуждены находить всё новые и новые способы максимально полного удовлетворения потребностей своих клиентов. А клиентам нужно, чтобы продавался качественный товар и заказы на товары приходили вовремя.

1.2 Организационная структура управления предприятием

Структура организации представлена на рисунке 1:

Рисунок 1 - Организационная структура

На рисунке 1 представлена организационная структура компании «Фаворит», на которой изображены все отделы компании и взаимосвязи.

Структура организации имеет иерархическую форму, начальники отделов подчиняются непосредственно генеральному директору компании. Синим цветом выделен отдел продаж, для которого будет строиться АС.

Генеральный директор осуществляет организационную деятельность компании. С помощью заместителей ведет учёт всех подразделений. Занимается изучением и утверждением всей документацией.

Коммерческий директор занимается организацией работы отделов снабжения и продаж. Следит за своевременными поставками товаров, поддерживает связи с поставщиками, ведет переговоры о сотрудничестве.

Отдел охраны обеспечивает охрану объектов компании, следит за внутренним порядком.

Бухгалтерия ведет весь спектр финансовой расчётной деятельности. Отвечает за финансовые вопросы работы с партнерами и клиентами, ведет весь финансовый учёт средств компании, отвечает за расчёт и выдачу заработной платы работникам компании.

Отдел кадров ведет весь спектр документации по данным о сотрудниках.

Отдел ИТ занимается установкой, настройкой и сопровождением всего компьютерного оборудования компании. Также отдел обеспечивает работы информационных систем компании. Специалисты отдела отвечают за бесперебойную работу всех компьютеров в организации, занимаются обслуживанием локальной вычислительной сети. Также сотрудники отдела занимаются настройкой и установкой всего программного обеспечения.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Объектом рассмотрения курсовой работы является систематизация работы менеджера отдела продаж. Создание АРМ менеджера, обеспечит уменьшение времени для поиска и хранения информации. Автоматизированная система предназначена для работы менеджера, для этого необходимо разработать понятную и грамотную информационную систему. Информационная система создается для учета продаж.

Менеджеру для работы с учетом продаж необходимо хранить и обрабатывать следующие сведения:

• заполнение данных по продажам;
• учет клиентов компании;
• учёт и хранение этих данных на бумажных носителях;
• предоставление данных для руководства и в бухгалтерию;
• анализ продаж;
• поиск необходимой информации;
• оформление печатных форм необходимой документации.

Для наглядного представления работ по учету продаж представляется модель бизнес-процессов по методологии SADT, которую реализуем в среде BPwin.

Контекстная диаграмма процесса учёта продаж представлена на рисунке 2:

Рисунок 2 - Диаграмма «AI-IS» для отдела продаж компании «Фаворит»

Входная информация состоит из накладных по поставкам запчастей, данных клиентов компании и накладных по заказам клиентов.

Выходные данные - прайс-листы по категориям запчастей, текущая отчетность по продажам и накладные на заказанные запчасти. Управляющими этой деятельностью являются менеджер и финансовый директор, который контролирует работу отдела.

В данной модели полноценно отражены основные потоки данных и объекты управления. Для более внимательного рассмотрения работы менеджеров построим декомпозиционную модель (см. рис. 3):

Рисунок 3 - Декомпозиция модели «AI-IS» для отдела продаж компании «Фаворит»

Модель разбивается на три блока, каждый из которых содержит свои сведения. Блок «Учет запчастей» содержит сведения по запчастям, имеющимся в продаже и под заказ. Блок «Учет клиентов заказов» содержит информацию по клиентам компании и заказам, которые они оставляют. Блок «Учёт продаж» содержит сведения по продажам запчастей.

В результате построения модели видно, что учёт и анализ продаж трудоемкий процесс. На выходе должно быть представлено большое количество документации по всем параметрам работы. Поэтому необходима информационная система, решающая эти проблемы.

Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

Информационное обеспечение предполагает формирование его информационной базы, регламентирует информационную связь и определяет состав и содержание всей системы информационный отображений.

В составе информационного обеспечения включается два комплекса: компоненты вне машинных информационных обеспечений (классификаторы технико-экономической информации и документы) и внутри машинных обеспечений [14, стр. 122].

При создании рабочего места важными являются также обеспечения соответствий информационных потребностей пользователей. Состав функциональной задачи рабочего места должен полностью обеспечить пользователя данными, необходимыми для выполнений ими своих функций. И при этом очень часто надо ограничивать доступ с рабочих мест к информации, не являющейся необходимой.

Информационная модель представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 - Информационная модель

2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Классифика́тор, или (от лат. classis — разряд и facere — делать) — это систематизированный список именованных объектов, которым дан уникальный код. Классификация объектов производится по правилам распределения заданного множества объектов на подмножества (классификационные группировки) и соответствует действующим признакам их различия или сходства. Применяется в автоматизированных системах управления и обработки информации. Классификатор – это стандартный кодовый язык документов, финансовых отчётов и автоматизированных систем (см. табл. 2).

Таблица 2

Перечень обозначений систем кодирования

Под кодированием понимается присвоение кода классификационной группировке или объекту классификации.

Кодирование создано для формализованного описания наименований различных видов данных. Кодирование представляет процесс обозначения исходного множества объектов или сообщений набором символов заданного алфавита и основывается на наборе определенных правил[9, стр. 111-124].

Таблица 3

Перечень обозначений видов классификаторов