Файл: Первичные учетные документы (Система документооборота первичных учётных документов).pdf
Добавлен: 04.04.2023
Просмотров: 418
Скачиваний: 3
СОДЕРЖАНИЕ
ГЛАВА 1. ОСНОВЫ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
1.2. Классификация первичных учётных документов, формы документов
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ
2.1. Система документооборота первичных учётных документов
2.2. Проверка, исправление ошибок и порядок изъятия первичных документов
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРВИЧНОГО УЧЁТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию. [6,с. 256]
Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:
1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;
2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;
3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;
4) обработка документа в бухгалтерии:
• таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.
• группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);
• котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа; [7,с. 223]
5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.
Требования главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.
Пунктом 3 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» установлено, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Согласно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).
Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.
2.2. Проверка, исправление ошибок и порядок изъятия первичных документов
Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет
соответствия документа установленным правилам.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение
реквизитов);
- арифметически (подсчет сумм);
- по содержанию (законность документальных операций).
При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение
обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр. [8, с. 17].
Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
- по причинам возникновения - небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
- по месту возникновения - в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
- по значению - локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах). [9,с. 228]
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
- зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
- надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
- на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
Типичными ошибками при работе с первичными документами являются:
- использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
- отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;
- не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;
- наличие подчисток и помарок в документах;
- нарушение правила исправления ошибок в документах;
- исправления в кассовых документах;
- записи простым карандашом;
- отсутствие прочерков в свободных строках;
- отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
- арифметические ошибки при таксировке документов. [11,с. 7]
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Изъятие документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в "Налоговом кодексе Российской Федерации (часть первая)" ст. 94 от 31.07.98 № 146-ФЗ (в ред. Фед. Закона от 31.07.1998 N 147-ФЗ (ред. 09.07.2002)). Выемка документов у предприятий производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица Государственной налоговой инспекции, которое должно быть утверждено руководителем (его заместителем) налогового органа.
Должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и
обязанности. Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях, приглашается специалист.
Представитель налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.
Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.
При изъятии документов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных ст.99 Налогового Кодекса.
В протоколе указываются:
- его наименование; место и дата производства конкретного действия;
- время начала и окончания действия; [10,с. 228]
- должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего протокол;
- фамилия, имя, отчество каждого лица, участвовавшего в действии или присутствовавшего при его проведении, а в необходимых случаях - его адрес, гражданство, сведения о том, владеет ли он русским языком;
- содержание действия, последовательность его проведения;
- выявленные при производстве действия существенные для дела факты и обстоятельства.
Изъятые документы перечисляются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества.
Протокол прочитывается всеми лицами, участвовавшими в его проведении или присутствовавшими при нем. Указанные лица вправе делать замечания, подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу.
Протокол подписывается составившим его должностным лицом налогового органа, а также всеми лицами, участвовавшими в производстве действия или присутствовавшими при его проведении.
В тех случаях, когда для проведения контрольных мероприятий недостаточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа с указанием на них основания и даты изъятия, и помещаются на место изъятого подлинного документа. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия. [12,с. 7]