Файл: Анализ регламента выполнения процесса «Учет предоставляемых услуг салона красоты».pdf

Актуальность выполнения данной работы обусловлена тем, что современная экономика немыслима без организации эффективного управления. Достичь максимального успеха в управлении можно за счет внедрения инновационных интегрированных решений автоматизации, которые будут учитывать самые разнообразные факторы и передовые тенденции динамики их развития.

Важной категорией инновационных интегрированных решений является система по автоматизированной обработке управленческой информации определенной организации. Одной из основных целей автоматизированных информационных систем по обработке управленческих данных является повышение общей эффективности работы компании, учреждения или небольшой организации.

Современная информационная система по обработке управленческой информации данных должна обеспечивать получение оперативной информации по итогам текущей работы организации. По средствам использования специализированных средств информационно-коммуникационных технологий является легкими операции определения тенденций изменения важнейших показателей организации, обеспечивать получение необходимой консолидированной информации, критической по времени, без значительной временной задержки, выполнять точный и полный консолидированный анализ управленческих данных.

Подходы по эффективной обработке управленческой и оперативной информации, как к производственным процессам широко признаются различными специалистами в области автоматизации систем организационного управления предприятием. Рационализация существующих информационных процессов с распространением на него элементов производственной деятельности должна существенно повысить эффективность выполняемого управленческого труда.

В настоящее время проблема выбора информационных систем из специфической задачи перерастает в стандартную конкурентную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным фирмам конкурентам. Зарубежные предприятия, зачастую, имеют опыт модернизации и внедрения множества поколений информационных систем.

Оптимальная работа салона красоты гарантируется непосредственным использованием современных информационных технологий. Подбор необходимого комплексаинформационных технологий необходимо выполнять после тщательного анализа деятельности и бизнес-процессов в организации. Использование методологий IDEF0 позволяет выявить процессы, подлежащие автоматизации.

Целью данной работы является разработка регламента выполнения процесса «Учет предоставляемых услуг салона красоты».

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– разработать общие положения регламента;

– описать термины, определения, сокращения, ответственность и контроль регламента;

– описать процессы;

– описать обеспечивающие информационные технологии.

Глава 1. Описание бизнес-процессов «AS-IS»

1.1. Описание предметной области

Салоны «Hair» - представляет собой сеть салонов красоты бизнес-класса с более чем пятнадцатилетней историей. Салон красоты «Hair» дает клиентам больше чем услугу, клиенты салона получают высококачественное отношение к себе.

Салон предлагает полную линейку косметологических услуг, новейшие технологии и стили в парикмахерских услугах, макияже, уходе за кожей лица, рук и тела. Индивидуальный подход, отличный сервис и высокое качество услуг, при полной гарантии качества и уникального сочетания заботливого обслуживания, королевского ощущения роскоши и палитры модных новинок от мастеров парикмахерского искусства.

Салоны красоты «Hair» это то место, в котором клиент получает полный комплекс всех необходимых услуг для поддержания красоты и здоровья. Стилисты салона учитывают индивидуальные особенности каждого клиента и предлагают новейшие технологии стрижек, яркие и свежие цветовые тенденции сезона. Подбирают наиболее выигрышные и модные вечерние укладки и прически.

Мастера по уходу за руками и ногами используют только высококачественную европейскую продукцию, заботятся о здоровье ногтей, помогают сохранить молодость и нежность кожи на руках и на ногах. Профессиональные косметологи подбирают индивидуальную программу по уходу за лицом и телом, учитывая все нюансы современной косметологии и персональные пожелания клиентов. Мастера и специалисты салонов «Hair» постоянно повышают свою квалификацию, принимают участие в международных выставках и конкурсах.

Организационная структура салона красоты «Hair» представлена на рис. 1.

Рис. 1. Организационная структура салона красоты «Hair»

Для обеспечения максимальной эффективности работы персонала салона красоты требуется активное использование средств современных информационно-коммуникационных технологий. Для определения наиболее важных бизнес-процессов, которые необходимо автоматизировать проанализируем функциональные обязанности руководителя отдела по работе с клиентами, руководствуясь его должностными обязанностями.

Регламент бизнес-процесса «Учет предоставляемых услуг салона красоты» определяет устанавливаемый порядок выполнения контроля исполнения заданий по управленческим документам в салоне красоты.

Требования и правила данного Регламента распространяются на все структурные подразделения салона красоты.

Утверждение Регламента, внесение в него необходимых дополнительных изменений и отмена производятся приказом директора салона красоты.

Работники салона красоты обязаны знать и выполнять все установленные требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники салона красоты должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в салоне красоты.

В Регламенте используются следующие термины и определения:

– автор задачи – работник, направивший исполнителю электронное сообщение, которое содержит задание;

– документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

– задание – поручение руководителя;

– исполнитель – работник салона красоты, которому поручено исполнение задачи;

– контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа;

– ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым;

– руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию на выполнение определенной задачи.

Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии салона красоты и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:

– с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если управленческий документ поступил в салон красоты не позже чем за три дня до истечения указанного срока;

– без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение тридцати дней;

– без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней;

– без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение десяти дней.

Работники салона красоты, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

Контроль исполнения Регламента осуществляет директор салона красоты.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

AllFusion ERwin Data Modeler (ранее ERwin) – CASE-средство, разработанное специально для проектирования и документирования БД, позволяющее документировать, сопровождать, а также создавать базы, витрины и хранилища данных. Модeли данных помогают нам изобразить структуру данных, гарантируя эффективный процесс организации, управлению и администрированию данных аспектов деятельности предприятия, к которым относится уровень сложности используемых данных, определённой среды развертывания и используемой технологии баз данных [11].

Перечислим основные возможности данного программного продукта:

– в данном продукте используется развитая методология функционального моделирования на основе IDEF0;

– используется мощный редактор для описания бизнес-процессов, связей и вычисления затрат на выполнение работ;

– используется средства для построения иерархической структуры диаграмм, которые облегчают последовательное уточнение элементов модели;

– используются контекстные диаграммы позволяющие описывать границы системы, области действия, назначения объектов;

– используются диаграммы для описания бизнес-процессов;

– используется поддержка методологии IDEF3;

– наличие возможностей экспорта моделей в средства имитационного моделирования;

– интеграция и связь со средством проектирования баз данных ERwin;

– поддержка свойств, которые определяются пользователем;

– интеграция с ModelMart, поддерживающим набор инструментальных программных средств, которые обеспечивают совместное проектирование и разработку программных систем;

– автоматическая поддержка изменения размеров. Программный продукт BPwin поддерживает автоматическую настройку размеров разрабатываемых диаграмм и возможность изменения масштабов изображения моделей [9].

Для создания моделей бизнес-процессов в CA ERWin Process Modeler можно использовать IDEF стандарты, состоящие из трех частных методологий:

– IDEF0 – применяется для создания функциональных моделей предметной области, отображающих структуру и функции системы, материальные объекты а также потоки информации, которые преобразуются этими функциями;

– IDEF1 – используется для построения информационной модели, которая будет отображать структуру и содержание информационных потоков, которые в свою очередь необходимы для поддержки функций системы;

– IDEF 2 – позволяет с лёгкостью построить динамическую модель которая будет меняться во времени [12].

На сегодняшний день методологии IDEF0 и IDEF1 являются самыми распространенными

Основной концептуальный принцип IDEF0 методологии – представление любой изучаемой системы в виде набора блоков, которые взаимосвязаны между собой.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

На основании проведенного анализ деятельности организации можно выделить следующие бизнес-процессы салона красоты. Модель бизнес-процесса «Учет предоставляемых услуг салона красоты» представлена на рис. 2.

Рис. 2. Модель бизнес-процесса «Учет предоставляемых услуг салона красоты»

Входы: информация о клиенте; информация о салоне красоты; информация о предоставляемых услугах. Управление: персонал. Механизмы: устав организации; законодательная база. Выходы: чек; отчетная информация; экономические показатели организации.

Декомпозированная модель «Учет предоставляемых услуг салона красоты» представлена на рис. 3.

Данная модель включает следующие процессы: регистрация клиента; оформление заказа; обслуживание клиента; расчет стоимости выполненных услуг.

Представленные бизнес-процессы без использования современных информационно-коммуникационных технологий сложно управляемы и неэффективны. Одним из средств автоматизации бизнес-процессов организации является внедрение современной информационной системы.

Рис. 3. Декомпозированная модель «Учет предоставляемых услуг салона красоты»

В результате внедрения информационной системы можно улучшить значения следующих показателей:

– время сбора и обработки первичной информации;

– количества информационных систем, которые используются для выполнения подготовки отчетности;

– время, необходимое на выполнение информационно-аналитической деятельности.

Операционная система функционирования: Microsoft Windows 7.